橋梁や高速道路、大型プラントなど、人々の暮らしと安全を足元から支える建造物のメンテナンス。株式会社Roope'sは、ロープ高所作業や非破壊検査といった特殊技術を武器に、中四国エリアのインフラ点検を牽引する技術者集団だ。

しかし、現場ごとに勤務時間が異なる不規則な働き方や、十万単位の現金を抱えて出張に赴く現場の精神的負担、手作業による勤怠集計が、事業の拡大とともに大きな課題として顕在化してきた。

「自分たちの現場に合った、働き方を自らの手でつくり上げたい」——。

同社は、freee人事労務とfreee会計、そしてfreeeカードを用いたバックオフィスの内製化に踏み切った。勤怠管理の手作業と現金管理の負担を軽減し、経営数値の「オープン化」を見据えて歩み始めた同社の丹羽社長、松本所長代理に、今まで、そしてこれからの展望を伺った。

高所で特殊点検を担う技術者集団。中四国で際立つ技術力の陰に潜む「バックオフィスのアナログな限界」

まずは御社の事業内容と、業界における立ち位置について教えてください。

丹羽 健介様（以下、丹羽）：弊社は建設業の許可を持ちつつも、物を新しく作るというよりは、ロープ高所作業などの特殊技術を用いて社会インフラ構造物などのメンテナンス、点検・調査を行う企業です。非破壊検査の領域にも足を置いており、中四国エリアではローカルニッチトップ企業として存在感を高めていきたいという思いで事業を展開しています。

2014年の設立に至った背景には、どのようなきっかけがあったのでしょうか。

丹羽：前職で福岡営業所に勤めていた頃、高速道路を管理する会社様からの案件が独立の契機となりました。折しもインフラ点検の重要性が社会的に見直されていた時期であり、当時勤めていた会社からも業界団体の設立を視野に入れた後押しをいただきました。加えて、中四国エリアのお客様との繋がりが深まっていたことや、妻の出身地が広島であったことなど、様々なご縁が重なったタイミングでもありました。自ら会社設立を決意したというよりも、皆様との温かいご縁に導かれて、この道を歩み始めたのだと感じております。

設立から現在に至るまで、組織の拡大はスムーズだったのでしょうか。

丹羽：いえ、決して順調な一本道ではなく、人員が増えては減ったりと紆余曲折の連続です。それでも四国中央や高知、山口と拠点を少しずつ広げていき、現在の体制へとなんとか落ち着いていったという形です。

事業や拠点が広がる中で、当時のバックオフィスはどのように運用されていたのですか。

松本 瑞貴様（以下、松本）：以前は勤怠管理をスプレッドシートやExcelで行っていました。各スタッフが入力した打刻時間や勤務実績を月末に手作業で集計し、翌月の給与支給に繋げるという運用をしていました。給与明細については、紙媒体で印刷したものを社内の各自のデスクに置いて配布していました。

集計や管理を自社で行う中で、どのようなご苦労が生じていたのでしょうか。

丹羽：従業員が5名を超えたあたりで、自分たちだけでExcelを集計して給与計算を行うのは限界を感じました。そこで税理士先生のご紹介で社労士先生に給与計算の外注をお願いすることにしたのですが、元となる勤怠データの取りまとめや入力作業自体は自社に残っていました。

手入力での勤怠データ作成や確認作業には、具体的にどのような負担がありましたか。

松本：どうしても打刻の漏れや誤入力といった手作業ならではのミスが発生してしまいます。その内容が正しいかどうかを一人ひとりの状況と照らし合わせて確認・修正する作業は、確認する側にとっても精神的な負担が小さくありませんでした。

さらに拠点が増え、組織が拡大していく中で限界を迎えたのですね。

丹羽：本社に加え、四国中央営業所に続いて3拠点目となる高知営業所ができたあたりで、全体で20名を超えてきました。その規模になると、さすがにこれまでのアナログな管理方法では対応しきれなくなり、「バックオフィスの仕組みを抜本的に見直さなければならない」と強く感じるようになりました。

作業時間が不規則な現場、試行錯誤の末に行き着いたフレックス。「freee」で叶えた労務内製化と自社に最適な働き方

昼夜を問わない現場や出張など、御社ならではの働き方の特徴について教えてください。

丹羽：弊社の業務は現場ごとに開始時間が異なり、片道1時間で着く場所もあれば2時間以上かかる場所もあります。さらに鉄道関係の点検作業などでは、電車が止まっている夜間にしか作業ができないため、夜間作業のルーティンも発生します。現場ごとに勤務パターンが多岐にわたるのが特徴です。

そうした現場の状況に対し、従来の「1日8時間勤務」という管理ではどのような支障が出ていたのでしょうか。

丹羽：定型的な1日8時間勤務で当てはめようとすると、実態に合わない無駄な時間外労働が発生したり、作業が終わっているのに会社に留まらざるを得なかったりと、非効率が生じていました。現場の動きに柔軟に合わせた勤怠管理の仕組みが必要不可欠だったのです。

自社に合う働き方を模索する中で、どのような試行錯誤があったのでしょうか。

丹羽：月単位や年単位の変形労働時間制など、いろいろな制度を試してきました。しかし、どうしても実際の現場の動きと制度がうまく噛み合いませんでした。試行錯誤を重ねた結果、「フレックスタイム制」が一番合っているという結論に至りました。

勤怠管理や給与計算の運用面では、どのような課題を感じていたのでしょうか。

丹羽：途中で勤怠管理システムを導入してみたのですが、当時の仕様では弊社の複雑なフレックス計算にうまく対応しきれませんでした。また、弊社の特殊な勤務体系に対応していただく中で、毎月の集計確認ややり取りに多くの手間がかかっており、自社側でも運用の難しさを感じていました。

そうした運用の課題を解消するため、どのような決断をされたのですか。

丹羽：「自分たちの複雑な働き方に合った運用を、自社の手でよりスムーズに完結できるようにしよう」と考えました。外部に事務作業をお任せしきりにするのではなく、自分たちでリアルタイムに集計・計算できる体制を目指し、freee人事労務の導入に踏み切りました。

freee人事労務を導入したことで、労務管理や働き方はどのように変わりましたか。

丹羽：フレックスタイム制の複雑な時間計算も自動で走るようになり、給与計算のリアルタイム化と自社内製化が実現しました。手作業のミスの軽減はもちろん、社労士先生には高度で専門的な相談においてサポートいただく体制を築けています。現場の柔軟な働き方をしっかりと支える基盤が整いました。

多額の現金管理から解放。「freeeカード」と「お守り代わりの数万円」が現場のストレスをゼロにする

出張や現場作業が多い御社ですが、従来の経費精算や事前渡金の運用にはどのような悩みがありましたか。

丹羽：以前は出張へ行くメンバーに対し、事前にお金を渡す運用をしていました。時には数十万円単位で現金を手渡して行ってもらうこともあり、バックオフィスとしても現金の管理や金庫の保管に気を遣う部分がありました。

現場で作業するスタッフの方々にとっても、多額の現金を保持して移動するのは大変でしたね。

松本：そうですね。現場で作業するスタッフ側も「大金を無くしてしまったらどうしよう」という不安が常にありました。

精算作業のタイムラグなども課題になっていたのでしょうか。

丹羽：立て替えが発生した際も精算作業にタイムラグがあり、経営側として「いまリアルタイムでいくら経費を使っているのか」を瞬時に把握しづらいというもどかしさがありました。

そうした現金管理の負担や精算のタイムラグを解消するため、どのような対策を講じたのでしょうか。

丹羽：社員が出張へ行く際の決済をスムーズにするため「freeeカード」を導入し、出張へ行くメンバーにカードを渡す運用に切り替えました。会計のデータをもとに与信枠が決まるようで、最初から与信枠も大きかったため、現場での支払いや決済をスムーズに一本化することができました。

カード決済を中心にしたことで、現場やバックオフィスの運用はどのように変わりましたか。

丹羽：カードの利用実績がほぼリアルタイムで上がり、メール通知も届くため、経営側としても状況をすぐに把握できるようになりました。多額の現金の準備や立て替え精算の手間がなくなり、バックオフィスも現場も現金保持に対する不安や負担が軽減されました。

現在は現場での現金を完全にゼロにされているのでしょうか。

松本：いえ、地方の古いコインパーキングなど、どうしても現金決済しか利用できない場面がまだ残っています。そのため、基本はfreeeカードで決済しつつ、「お守り代わり」として数万円の現金だけを持っていってもらう運用にしています。現金の利用頻度が激減したため、突合の手間も削減され、現場作業に集中できるようになりました。

経営の数字をオープンに。freee会計で「どこまで開示するか」の苦悩を乗り越え、更なる高みへ

freee会計を導入されたことで、会社の数値管理や経営の「見え方」にはどのような変化がありましたか。

丹羽：クラウド会計になったことで、売上や利益の推移、前年同期との比較がリアルタイムで把握できるようになりました。定期点検の基準として5年周期という業界特有のサイクルがあるのですが、そうした長期的な動きも意識しながら、現況の数値をストレスなく確認できる体制が整い始めました。また、freeeカードとの連携によって明細のタイムラグがなくなった点も大きいですね。

経営数値を「オープンにする」という方針をお持ちとのことですが、これにはどのような思いがあるのでしょうか。

丹羽：創業当初からできるだけ社内の数値情報をオープンにし、透明性の高い経営をしたいと考えていました。拠点が離れていても同じ数字をリアルタイムで共有し、同じ方向を向いて課題の改善に取り組める組織にしたいという強い思いがあったからです。

「数字のオープン化」を進めるにあたり、どのような葛藤や苦悩がありましたか。

丹羽：思いはあるものの、どこまでの情報をどのような形で開示するのが適切なのか、非常に悩みました。現場への配慮や適切な手順を踏まないままオープンにしてしまうと、現場での不要な混乱や受け止めのギャップを生んでしまう懸念があったためです。

情報共有のやり方においても、これまで試行錯誤があったのですね。

丹羽：以前はスプレッドシートにデータを移して共有しようとしたこともありましたが、更新の手間がかかり、最新の数値が反映されないといった課題がありました。イメージと実際の数字のギャップを埋めるために説明の手間が増え、時間を取られてしまうもどかしさを感じていました。

そうした葛藤を抱えながら、今後はどのように数値の開示や活用を進めていかれるのでしょうか。

丹羽：閲覧権限や公開範囲を適切に工夫しながら、できるだけ手間のない形で質の高い数値共有を行っていきたいと考えています。現場のメンバーが正しい数字を理解し、同じ目線で経営や課題改善に参加できるような体制を目指していきます。

強固なバックオフィス基盤が整った今、今後の事業展開や組織の展望について教えてください。

丹羽：まずは中四国エリアで「この領域ならこの会社」と言っていただけるローカルニッチトップ企業としての地盤をより強固にしていきます。しっかりとした管理体制の上で、獲得・育成・定着といった人材の課題にも向き合い、技術力と組織の価値を高め続けていきたいと考えています。