歴史的建造物を活用した地域再生事業「NIPPONIA」の事業主体として、その理念や活動の核を担う株式会社NOTE。年間数10件の問い合わせや照会。約20件のプロジェクト進行、さらに毎年2〜3エリアでの新規施設オープン、そして今年からグループ会社による施設運営も開始し、全国を舞台に着実に事業展開を続けています。

事業が大きく広がる一方で、それまで経理を一手に担っていた担当者の退職をきっかけに、社内でのバックオフィス体制の見直しが必要となりました。専門知識を持つスタッフが不在となり、従来のシステムでは運用が難しく、適切な会計処理やお金の流れの把握に不安が生まれていたのです。

この変化を乗り越えるべく、同社は顧問税理士の先生やfreeeのサポートチームと力を合わせ、「freee会計」および「freee人事労務」の導入を進めました。直感的に使える画面設計と手厚いサポートによりスムーズな移行を達成し、税理士先生との月次打ち合わせ時間は従来の2時間から30分ほどへと短縮。

さらに自社に合わせた勘定科目セグメントの設定により、複雑な案件ごとの収支管理やOTA（オンライン旅行会社）売り上げの精算を含む「利益の可視化とコスト管理」を実現。アプリを活用した出張精算や打刻による勤務管理により、「安定した資金繰りと人材の定着」を支える仕組みも整いました。

NIPPONIAの全国展開を足元から支える、スマートで安心できるバックオフィス体制の確立について、コーポレート部 副部長の北村さんにお話を伺いました。

バックオフィス体制の見直し。事業拡大のなかで迎えた「変化のタイミング」

まず御社の事業展開について教えてください。

株式会社NOTE 北村 達郎様（以下、北村）： 弊社は古民家等の歴史文化資産の活用・再生を起点に、持続可能な地域づくりを推進する活動「NIPPONIA」の事業主体として、新規開拓からプロジェクト管理までを行っています。毎年約10件ほどの問い合わせや照会があり、20件ほどの開発案件を抱え、毎年2〜3エリアで新施設をオープンさせるなど、地域を問わず事業拡大に向け取り組んでいます。

事業が拡大する一方で、freee導入前の社内の管理体制はどのような状況でしたか。

北村：当時は他社の会計システムを使用していたのですが、社内に経理業務に精通した担当者が一人おり、その方を中心に業務を回していました。システム自体を組織全体で使いこなすというよりは、担当者のスキルや知識に支えられている部分が大きかったと振り返ります。

その体制の中で、どのような変化があったのでしょうか。

北村：その経理担当者が退職することになったんです。社内には他に経理業務を専門的に扱えるメンバーがおらず、これまでの運用をそのまま引き継ぐのは難しい状態になりました。

担当の方がいなくなったことで、どのような影響がありましたか。

北村：案件数が増えていく中で、毎月の会計処理や数字の管理をこれまで通りスムーズに進められるだろうかという不安がありました。専門知識に頼りすぎず、自分たちでも正確に数値を把握し、チーム全体で安定して経理を回せる仕組みづくりが必要だと実感した瞬間でした。

NIPPONIAが目指す関係性

より使いやすい環境へ。freee会計への移行と税理士との連携

経理体制の見直しを図るにあたり、どのようなきっかけがあったのでしょうか。

北村：前任の経理担当者から、使いやすい会計ソフトとしてfreee会計というものがあると伺ったことがきっかけで、選定しました。

従来の会計システムからfreee会計へ切り替える際の決め手は何でしたか。

北村：社内に専門の経理担当がいなかった状況でしたので、直感的に扱えるUI（操作画面）であることがとても魅力でした。専門知識に頼りすぎず、画面を見ながらスムーズに入力や確認が進められる点が、当時の私たちのニーズにぴったり合っていました。

導入時の初期設定や移行作業はスムーズに進んだのでしょうか。

北村：税理士の先生をはじめ、freeeのスタッフの方々も事前のオンボーディングや初期設定を丁寧にサポートしてくださいました。そのおかげで、新しいシステムに対する社内の心理的なハードルも低く、最初から安心して実業務に取り入れることができました。

同じ画面を共有する安心感。打ち合わせも「2時間」から「30分」へ

freee会計を導入後、月次の確認作業や打ち合わせにはどのような変化がありましたか。

北村：税理士の先生に毎月お越しいただき、対面で確認作業を行っていますが、以前は2時間ほどかかっていました。それが今では、リアルタイムにデータを共有しながら確認、修正できるため、対面でお話はしますが、毎月1回・30分ほどに短縮しました。

税理士の先生との連携面ではどのようなメリットを感じていますか。

北村：離れた場所にいても、先生が同じデータや画面をチェックしてくださるようになったことです。こちらからデータをその都度送ったり説明したりする手間が軽減され、お互いにタイムロスなくスムーズに連携できています。

社内での会計データの管理や科目の活用についてはいかがでしょうか。

北村：案件ごとに収支をどう把握するかが課題でしたが、セグメントタグを活用して把握できるようになり、自社の事業形態に合わせた勘定科目の設定や運用を行っています。たとえば、大手宿泊予約サイト（OTA）経由の売上は預り金で管理していましたが、所得税や法定福利費が混じってしまい、複雑でした。別科目をマスタに設定することが帳票への影響をあまり考えなくても容易にできたので、科目を追加することで正しく精算できたか把握しやすくなりました。また、freee経営管理の導入によって部門別・案件別に収支管理をしやすくなったこともとても大きい変化でした。データのEXCEL入力や転記が減少し、業務の時間短縮につながっています。

NIPPONIA 福住 宿場町

全国を巡る現場をスムーズに。freee人事労務・経費精算が支える事業展開

新規拠点の開拓を担う事業開発メンバーの働き方にはどのような特徴がありますか。

北村：事業開発メンバーはフレックス制度を活用しながら、全国各地の新規開拓エリアへ積極的に出張しています。開業までの間、プロジェクトの進捗に合わせて現地を巡るため、移動や出張に伴う経費精算が日常的に発生します。

出張が多い現場での経費精算や労務管理はどのように変化しましたか。

北村：freee人事労務と経費精算アプリの活用で、とてもスムーズになりました。スマートフォンアプリから出張先でもその場で申請・精算ができるため、現場のメンバーに無理な負担をかけず、すばやく精算処理が行えるようになっています。

案件管理や事業推進のスピードにはどのような影響がありましたか。

北村：問い合わせに対する調査やプロジェクトをテンポよく進めるうえでも、現場のバックオフィス作業が止まらなくなったのはうれしい変化です。出張先からでも手軽に申請が完了するため、事業開発のスピード感を損なうことなく業務に集中できています。

一連の導入を経て、今後の組織や事業展開に向けた手応えを教えてください。

北村：担当者の交代という変化から始まりましたが、freeeを活用することで専門知識に頼りすぎず、チームで正確かつスムーズに数値を管理できる基盤が整いました。これからも全国で広がるNIPPONIAの事業展開を、バックオフィスからしっかり支えていけると実感しています。

株式会社NOTEの外観