東京都葛西で保育園やこども園、学童など4つの保育施設を営む株式会社なかよし。保護者も頼れる「第2の家」であることを理念に掲げ、英語や体育など、多角的なプログラムを展開しています。

充実した保育の裏側で、バックオフィスでは手作業中心の非効率なワークフローに悩まされていました。毎月の給与計算や会計処理を代表取締役の宇田川里紗さまが1人で担当し、常にルーティン業務で手一杯だったといいます。

その状況を改善するために、同社は2021年にfreee勤怠労務を導入し、職員100人の給与計算を3日で完結できるフローを確立。さらに、2024年にはfreee会計とfreeeカードを導入し、freeeによる体系的なバックオフィス構築を進めています。

今回は、宇田川さまに加え、プレスクール第2仲よし子ども園本園 事務担当 長坂香織さま、プレスクール仲よし子ども園 主任 渡部美智代さまの3人に、freee導入前の課題から導入後の成果、そして今後の展望について伺いました。

給与計算で睡眠不足に。事業所ごとの煩雑なExcel管理でミスも多発

freee導入前、バックオフィス業務でどのような課題がありましたか？

宇田川さま（以下、宇田川）： まず、給与計算がとても大変でした。もともとはExcelを使ってすべての計算を手動で行い、しかも締め日当日に給与を現金で手渡ししていたので、月末はいつも慌ただしい状況でしたね。

その後、専用のソフトを導入し、給与を翌月10日払いにしたことで少し余裕ができたものの、給与計算には毎月5日以上かかっていました。私1人で行っていたので、職員の数が80人ほどに増えたころには、夜遅くまで作業しないと間に合わず、十分に睡眠が取れない日が続くようになりました。

会計面の課題はいかがでしたか？

宇田川： 会計も私がほぼ1人で行っていました。行政のルール上、事業所ごとに通帳や予算書、決算書などの用意が必要で、事務所ごとにExcelに手入力していました。関数すら組まず手動で計算して、「この領収書はこっちの事務所のExcelで、これはこっちで……」と、管理するのはかなり煩雑な作業でしたね。

現場に呼ばれたり、電話を取ったりして作業を中断すると、どこまで作業したかがわからなくなることが多く、入力漏れや二重入力などのミスも多かったです。

2021年にfreee人事労務の利用を開始していますが、導入を決めた経緯を教えてください。

宇田川： まずは給与計算業務を効率化したいと思い、何社か問い合わせたうちの一つがfreeeでした。

導入の決め手としては、freee人事労務の操作方法がわかりやすく、使いやすそうだったことに加え、freeeの営業担当者に信頼感が持てた点も大きかったです。細かい質問をしても丁寧に回答があり、社内で連携しやすいように情報を共有してもらえるなど、「安心して活用できそう」というイメージが湧きました。

100人の給与計算が3日で完了。新制度に対応する時間ができた

freee人事労務導入後の成果を教えてください。

宇田川： まず、給与計算の時間が格段に減りました。以前は従業員80人ほどで丸5日かかっていたのが、今は従業員100人ほどの給与計算が3日あれば終わり、1人当たりの計算時間が半分以下になっています。本当に楽になりました。

空いた時間はどのように活用されていますか？

宇田川： 新しい制度設計などに力を入れています。2026年4月開始の「こども誰でも通園制度」への対応にも時間を割くことができています。ルーティン業務に追われず、新しいことにチャレンジできるようになったのは大きな成果ですね。

従業員目線で、freee人事労務についてメリットを感じている点はありますか？

長坂さま（以下、長坂）： 給与明細や年末調整書類など、書類をアプリ内で管理できる点がありがたいです。特に年末調整は、昨年の内容を振り返りながら作成できるようになり、かなり楽になりました。

人事労務・会計・カードの連携で、5施設のバックオフィスの一元化が進む

freee人事労務の導入から3年後、freee会計とカードも導入されました。どのような成果を感じていますか？

宇田川： ネットバンキングを利用するようになり、freee会計と連携することで通帳をExcelに手打ちしなくてよくなったのは大きな変化です。しかも、部門ごとの集計ができて、決算書も自動で分けて出せるのが便利ですね。

また、帳簿の数字がズレていたらエラーが表示される仕組みもありがたいです。税理士の確認前にその場でミスがわかって修正でき、助かっています。

それから、領収書の写真をfreee会計に取り込む機能も便利だと感じています。写真さえアップロードしておけば保管されるので、電子帳簿保存法への対応が楽になりましたね。

freeeカードはどのように活用していますか？

宇田川： 各拠点に1枚ずつ発行して、必要な買い物は基本的にはカードで対応するルールにしています。そのおかげで現金管理の手間が減りましたし、カードの利用データがfreee会計に自動で反映されるので、帳簿のミスも防げています。

渡部さま（以下、渡部）： 園の主任としてよく買い出しに行くのですが、以前は買い物のたびに小口現金を取り出して、おつりや領収書も間違いのないように管理しなければ、というプレッシャーがありました。今はカード1枚で身軽に買い出しに行けるので、心が軽くなりましたね。

freee人事労務・会計の連動でどのような効果を感じていますか？

宇田川： 人件費の按分が自動化され、とても助かっています。

給与は本部口座から一括で従業員に支給されるのですが、以前は振込の後に各事業所に手作業で按分する必要がありました。今は社会保険料も含めてfreee会計で自動で按分されるのですごく楽です。

自分がいなくても回る仕組みをつくるのが代表の務め

今後のバックオフィス効率化の展望を教えてください。

宇田川： freee人事労務・会計・カードの導入で効率化が進んだとはいえ、まだまだ私にしかわからない業務が多いと感じます。そういった属人化を減らしていきたいです。

自分がいなくても回る仕組みを作るのが代表の務めだと思っています。私の頭の中にしかないものをどんどんfreeeに落とし込んでいき、ほかの従業員に任せられる状態を整えていきたいです。

特に効率化を進めたい領域はありますか？

宇田川： 雇用契約書などの入退社書類を電子化するため、少し前にfreee人事労務の「雇用契約オプション」を導入しました。従業員が100人以上になり、書類管理が煩雑になってきたので、早めにペーパーレス化を進めていきたいですね。

また、保護者から受け取る書類の電子化も進めたいです。今はお迎えのときに書類を持ってきていただくことが多いのですが、お迎えや他の用事が重なると、提出確認が曖昧になることがあります。

電子化すれば紛失のリスクも減りますし、自宅からスマホで提出できるようになれば、保護者の方も楽だと思います。

保護者、従業員、事務方……全員にとって便利な仕組みを構想されているんですね。

宇田川： 採用のことも考え、若手にとって魅力的な職場を目指す必要があると思っています。給与明細も年末調整も、若い世代に「いまだに紙ですか？」と思われるような環境では、ついてきてもらえません。新しい人を採用して生き残っていくために、ペーパーレス化やDX化が欠かせないと感じています。

バックオフィスの統合において、freeeを選んでよかったと思う点を教えてください。

宇田川： まず、ツールのUI/UXが共通しているので、1つのツールの使い方を理解すればほかのツールにも応用しやすく、業務を引き継ぎやすいのが良い点だと思います。また、たとえば従業員の情報など、1つのツールに入力した内容がほかのツールにも自動転記されて、何度も同じ情報を入力しなくても良い点も便利です。

さらに、サービスのアップデートが早いのも魅力的です。私がfreeeを使い始めてから5年ほどの間にも、新しくfreeeカードがリリースされるなど、サービスの拡張がありました。それが頼もしく、これからの展開も楽しみにしています。

導入前の自社と同じような課題を抱える企業にメッセージをお願いします。

宇田川： 会計や労務の計算を電卓で行っている企業は、絶対に何かしらのシステムを導入したほうが良いです。ミスがなくなりますし、経営にも良い影響があるはずです。経営者に余裕がないと良い判断はできません。コストを踏まえても、「迷っているならぜひ導入してください」と伝えたいです。

介護や教育の事業においては、システムを導入して業務効率化を進めることで、利用者さんのことを考える時間が増えるのが、一番だと思います。システムにできることはシステムに任せることで、なかなか手を付けられなかった仕事に力を入れられるようになるはずです。