NPO法人親心会 グループホームあじさいは、神奈川県大和市にある、障がいを持つ方を対象としたグループホームです。すべての障がいを対象として受け入れ、入居者が地域で暮らすためのサポートを行っています。入居者自身でできることは自分で、できない部分を支える、「介護」ではなく「支援」としてのサービスを提供しているのが特徴です。
施設で働く職員は、入居者の日常のお世話や相談、買い物への同行など、家族のような立場で入居者と日々向き合っています。そんな職員の業務を効率化し、仕事だけでなくプライベートの充実にもつながる、組織のインフラ的存在になっているのが、freee人事労務やfreee勤怠管理Plusです。
freee導入の結果、勤怠管理や給与計算は毎月50分で完了、勤怠の予実管理に要する時間を50%削減するなど大きな成果を挙げています。freee導入の経緯や決め手、導入後の活用状況について、現場の最前線で管理者・看護師・サービス管理責任者の「一人三役」をこなす傍ら、人事労務を一手に担っている長谷 威さまに伺いました。
全くの人事労務未経験からでも、freeeなら内製化「できるかも」と思えた
親心会様には、別法人立ち上げをきっかけに freeeの導入をご検討いただきました。ただ、最初はアウトソースを検討されていたんですよね。
長谷 威さま（以下、長谷）：はい。最初にアウトソースを検討していたのは、私がそれまで看護師として現場で働いていて、事務作業の経験がまったくなかったからです。給与計算なんてものすごく敷居が高いもので、自分には「絶対無理だ」と思い込んでいました。
ところが、いくつかのアウトソース先を検討するなかで、freeeの担当者と話をする機会があり、内製化の可能性を教えてもらったんです。freeeの担当者の提案も理解しやすく、レスポンスが早かったことも、検討のきっかけになりました。
そこから自分なりに調べるうちに、クラウドシステムを導入して内製化する方向で考えはじめました。アウトソースの場合、こちらの要望や修正を反映してもらうのに時間や手間がかかりますし、費用もそれなりにかかります。それに比べるとfreeeはリーズナブルですし、自分たちで動かせるスピード感が魅力でした。
内製化を検討されるなかで、他のクラウドシステムとの比較はされましたか？
長谷：freee以外にも主要なクラウドシステムと比較検討を行いました。もともと私は企業の背景を調べるのが好きなので、freeeのYouTubeなども拝見して、創業のエピソードや理念などに惹かれていったところがあります。
クラウドシステムの導入にあたり、「うちのような小さな事業者は相手にされないのでは……」という恐れもあったのですが、freeeさんのミッション「スモールビジネスを、世界の主役に。」という言葉のおかげで、一歩踏み出せたように思います。
最終的にfreee導入の決め手となったのは、どういった点でしたか？
長谷： 操作画面の直感的な使いやすさが、一番の決め手です。スピード感をもって自分の手で自由に進められるイメージが持てました。色合いやデザインも初心者に優しい印象でしたね。
事務作業がまったくの未経験で不安で仕方なかったのですが、「freeeなら自分でもできるかも」と思えたんです。介護業界特有の「処遇改善加算」などの計算にも問題なく対応できることも大きかったです。
「推し活休暇」など独自の手当や休暇制度に対応できるカスタマイズ性が魅力
導入に関するfreeeのサポート体制で印象に残っていることはありますか？
長谷：「大丈夫です、できますよ」と言ってくださった、担当者の安心感が印象に残っています。実績があるからこその自信が感じられ、「信じてみよう」と思えました。内製化を検討しはじめたときは本当に自分でできるのか半信半疑でしたが、最終的には消去法ではなく「freeeが一番良い」という確信を持って選ぶことができました。
導入を進めるなかで、懸念点などは出てきませんでしたか？
長谷：特にありませんでした。むしろカスタマイズ性の高さに助けられています。
当施設では、職員の優しさを評価する「優しさ手当」や、職員が趣味のために休みを取れる「推し活休暇」などを設けています。こういった独自の手当や休暇もfreee人事労務で管理できるようになって、本当にすごいと思いました。
freee導入で現場の反応はいかがでしたか？
長谷： ありがたいことに、職員も導入に前向きでした。私を信頼して任せてくれていると感じています。職員の年齢層を考えるとITに苦手意識がある人も多いはずなのですが、勤怠のスマホ打刻などを「最先端の仕組みを使っている」と、楽しんでくれています。
勤怠管理や給与計算は毎月50分で完了、勤怠の予実管理の時間は半減
人事労務の業務にはどのくらいの時間がかかっているのでしょうか。
長谷： 人事労務の業務は私が1人で担当しています。職員が10名という少人数なこともありますが、ほとんど時間がかかっていません。作業時間としては、毎月月末にデータの確認に30分程度、給与計算に20分程度ですね。末締め・10日払いというタイトな給与サイクルでもまったく負担がなく、「本当にこれだけで良いの？」と拍子抜けしてしまうほどスムーズさです。
freeeは勤怠管理から給与計算までデータが連携しているので、ミスも起きにくいですね。一度だけ手当の入力ミスをしてしまったことがあるのですが、その際も、前月データとの乖離を知らせるアラートが出たのですぐに気づくことができました。
データ連携のほかに、特に便利だと感じる機能はありますか？
長谷： 勤務表が作成しやすく、実績と簡単に連動できるので非常に便利です。これは、介護福祉業界においてかなり重要な点です。以前は本社が使っていたソフトウェアで勤務表を作っていたのですが、実績と連動できず予実管理に二重の手間がかかっていました。それがfreeeに一元化されて、体感では半日分くらいの作業時間が削減されました。
業務の効率化がかなり進んでいるんですね。それ以外の部分でも、導入して良かったと感じるところはありますか？
長谷： 人事労務としては、毎月の業務の他に、法人監査に必要な「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」の法定三帳簿が自動で作成される点もありがたいですね。経験がない状態で何を準備すればよいんだろうかと不安だったのですが、freee人事労務を開けばすべて揃っている。この安心感は大きいです。
また、労働契約書など人事労務関連の書類をすべてデジタル化して、紙の管理コストがなくなったことも良かった点です。
「未経験でも怖がる必要はない」、組織安定のインフラ的存在に
freeeを活用して業務効率化やスタッフの労働環境が整ったことで、今後どのような展望を考えられていますか？
長谷： 人事労務だけでなく、freee会計も導入してみたいです。人事労務でのfreee導入体験を通じて、「もっといけるはずだ」という自信がつきました（笑）。税理士さんにアウトソースしている業務を内製化して一元化できれば、さらに効率化が進むのではないかと考えています。
最後に、介護福祉業界の方に向けて、freee導入に対するメッセージをお願いします。
長谷： 私自身の体験から、「未経験でも、決して怖がる必要はない」ということをお伝えしたいです。freeeは、単に業務を楽にするだけでなく、組織を安定させるインフラのような存在であり、これ以上に心強い存在はないと思っています。
介護福祉の現場は、暮らしを支える責任感やハードな業務でスタッフが疲弊しやすい環境です。一方で、支援する側が満たされていないと、良いサービスは提供できません。そのためには、職場の環境はもちろん、プライベートの充実も大切です。プライベートが充実していると、仕事も充実してくる。逆もそうで、プライベートと仕事は連動していると考えています。
だからこそ、バックオフィスの業務を効率化し、休暇制度などを充実させてスタッフの心に余裕を作りたい。freeeはそのための強力な味方になってくれるはずです。
