太陽光発電所と蓄電所の建設からメンテナンスまでを一貫して手掛ける「株式会社イースト・エンジニアリング」。

全国に点在する25拠点を社員が往来する出張費等の経費は、ほとんど社員の立替で運用していたという同社。しかし昨今の物価高の進行もあり、代表取締役・東原隆行氏は、社員の金銭的負担が大きいことに頭を悩ませていました。

その解決策として導入されたのが「freeeカード Unlimited」。なんと現在は、現場の社員ほぼ全員にカードを配布するに至ったそうです。

「freeeカード Unlimitedはもはや会社の土台の一部」と話す東原氏に、導入の決め手やメリットなどをお聞きしました。

コスト・管理面からカードの配布は難しく立替で運用。社員負担の大きさに課題を感じる日々

まずは御社の事業内容をお聞かせください。

太陽光発電所と蓄電所の建設からメンテナンスまでを一貫して対応しています。開発から運用までシームレスな対応ができること、当社に在籍する電気主任技術者が専門的な技術と知識を活かしてサポートできること等を強みとしています。

もともと親会社である山佐株式会社の一事業として発足しましたが、2018年に子会社として独立しました。2023年の他会社吸収を機にさらに事業を拡大し、現在は全国約25カ所の拠点を、150名ほどの従業員で運用しています。

freeeカード Unlimitedの導入に至った背景や、抱えていた課題を教えてください。

以前から他社のクレジットカードを社用として利用していました。会社設立当初は社員が20名程度でしたのでほぼ全員に配布することができたのですが、社員数が増えるに伴い、全員にカードを配布するのはコスト面・管理面で難しくなりました。

そこでやむを得ずカードの使用を制限的にして、社員の立替という方法に移行していましたが、これでは社員の金銭的負担が大きいと感じていました。必要な備品等を購入するだけでなく、全国の拠点に出向く弊社の社員は出張が多く、その費用を立て替えると決して少額ではないからです。

そんな課題を抱える中でfreeeカード Unlimitedの存在を知りました。機能面を調べると、こんなに便利なカードがあるのかと驚いて。経営企画部に打診し、一気に導入を進めました。

発行無料、限度額設定、セキュリティなど多数のメリットに惹かれ導入を決定

具体的に、どの機能が魅力的でしたか？

まずは発行手数料が無料であること、そして限度額の増減が手軽にできる点ですね。「出張が立て込んで限度額が足りない」というシーンで手軽に増額対応できるのがありがたいと感じました。

新規カードを発行したいときも数カ月待つ必要がなく、コストゼロで発行できる点も魅力的でした。現在は200枚近くのカードを発行し、現場の社員ほぼ全員に配布しています。

多くの社員にカードを渡すことに抵抗はなかったですか？

紛失したらすぐに停止対応できますし、限度額を低く設定することでリスクヘッジも可能です。何よりも、使ったらすぐに利用明細が共有されるので、不正利用による損害が生じる可能性は非常に低いだろうと考えました。

担当者がほぼノータッチで経理処理が完了することも

freeeカード Unlimited導入後、どのような変化がありましたか？

社員の立替が大きく減りました。導入前は立替経費が毎月20～30件、金額で50～100万円でしたが、導入後は件数が毎月5～10件、金額は10～20万円程度まで削減できました。

立替手段を用いるのはどうしてもカードが使えないシーンなど限定的で、利用額も少額ですから、社員の負担を軽減できていると思います。

これは社員にとってはもちろん、会社にとっても喜ばしいことです。会社のために使ったお金は、立替ではなく会社が払うべきだという考えが私の根底にありますので。

経理のみなさんの手間はどうでしょうか？

弊社はfeee会計を利用しているのですが、freee会計で事前に行っていた購買申請とカードの利用明細を自動で紐づけたり、自動で推測して仕訳登録したりする機能の精度が非常に高いと感じています。一部の部門では100%に近い正確さで動いているので、担当者がほぼノータッチで経理処理が完成することもあります。

どの支店の誰のカードかがすぐ分かるようにカードの名前の付け方を工夫していますので、カードの名前から、どの支店がどのくらい経費を使ったかフィルターで簡単に管理できるようになったこともありがたいですね。

実際の自動仕訳登録の画面

手間が削減できたことで、業務のスピード感にも影響はありましたか？

以前はカードの利用明細が発行されてからでないと処理を進められず、しかも月末月初には数十件もの経費申請が殺到していました。作業できるタイミングが極端に偏っていたため、月次の経費精算が完了するのはだいたい翌月末になってしまっていたんです。

それが今は明細がリアルタイムで届きますので、経理担当者が随時処理できるようになりました。翌月上旬、場合によっては当月中に締められるぐらいになったのではないでしょうか。

ところで、導入にあたって貴社内ではどのような準備を行いましたか？

寄せられる質問を事前に想像してケーススタディを用意していたので、スムーズに導入できました。一部の支店から段階的に導入して、そこで上がった質問をもとに、社内ナレッジツールにFAQを掲載しました。

実際のFAQの画面 / 一問一答形式でわかりやすく社員へ案内

また、限度額については専用の申請フォームを用意し、社員はいくつか項目を記載するだけで限度額変更を手軽に申請できるように整えました。導入後はきっと今までより楽になるという確信があったので、こうした準備も苦にならず、わくわくする気持ちで取り組めていたと思います。

カードのプロが集う一部門を新設できたイメージ。今後は経営分析にも活用したい

他社に導入を進めるとしたら、どのようなアドバイスをしますか？

freeeカード Unlimitedはfreeeが提供しているプロダクトとの連携機能が充実しているので、他のfreeeプロダクトを使っている人には特にメリットが大きいと思います。freeeを使っていてfreeeカード Unlimitedを使わない手はないと思うぐらいです。

では最後に、今後の展望を聞かせてください。

freeeカード Unlimited導入後は、会社内にカード管理部門ができたようなイメージで心強いですね。もちろん会社のリソースやコストを使わず、freeeカード Unlimitedの機能が全て担ってくれるわけです。これは他カード会社では実現できなかったと思います。

近年の物価高もあり、立替は社員の負担が大きいので、それを軽減できたことは会社として素晴らしい変化でした。freeeカード Unlimitedはもはや当社の土台、あって当然の存在になっています。導入により各支店の利用経費額の管理が容易になりましたので、その分析をすることで、適切なコスト配分や利用用途を見直す経営分析にも活用していければと思っています。