2019年の創業以来、神奈川県相模原市を拠点に、オーダーメイド型リハビリ施設「UP Life」を3店舗運営する株式会社ARCE。「10年後の健康を今から守る」という理念を掲げ、健康予防、教育、研究の3軸で事業を展開しています。

同社では創業当初から「バックオフィスの効率化」を経営の最優先事項の一つに据えてきました。その結果、スタッフ約35名を抱える規模でありながら事務専任者を置くことなく、労務管理にかける時間は月わずか1時間程度に抑えられています。事務作業を徹底的に削減し、スタッフが利用者様と向き合う時間を最大化したことで、創業から約7年間で「正社員の離職率ほぼ0」という驚異的な定着率を実現しています。

理学療法士としての経験を活かしながら、経営者として社会課題の解決に心血を注ぐ代表取締役の松本裕輝さんに、事業への想いや「freee人事労務」の活用法についてお伺いしました。

「介護は人がすべて」だからこそ、事務作業は持たないと決めた

まずは起業の背景についてお聞かせください。

松本さん（以下、松本）： 理学療法士養成校にて国家資格の免許を取得後、3年間現場で働いていました。そこでは脳卒中や糖尿病の患者さんと向き合ってきましたが、多くは病気やケガをした「後」の状態です。リハビリで元の生活を取り戻すために心身ともに大変な思いをされる姿を見る中で、「自分たちがもう少し早く関わっていれば、生活習慣病を予防できたのではないか」と考えるようになったのが創業のきっかけです。

創業当初から、バックオフィス業務のデジタル化は念頭にあったのでしょうか。

松本： はい。前職では勤怠管理がすべて紙で、タイムカードの記入や押印作業による時間のロスを痛感していました。医療福祉は人を相手にするサービスです。だからこそ、「いかに人と向き合う時間を作るか」を第一に考えていました。

施設の管理者が月末にパソコンとばかり向き合っていると、従業員の小さな変化やモチベーションの低下に気づけなくなります。その積み重ねが、結果として離職につながるのです。

「バックオフィスの崩壊は組織の崩壊」という哲学を持っていたので、会社を立ち上げるなら最初からデジタルで、と決めていました。

事務作業を削り対人サービスへ。DXは「人のため」という信念

人材を大切にするためにも、デジタル化が必要だったのですね。

松本： 私は25歳で起業しましたし、若い従業員も多いため、デジタル化は「やって当たり前」という感覚もありました。浮いた時間をサービスの質向上や人材育成、つまり「教育」の部分に割いてほしいという思いが強かったんです。

弊社ではスタッフが1日4〜5時間はリハビリを通して利用者様とじっくり向き合います。また、従業員が毎年学会発表や論文執筆を行うなど、より社会課題の解決につながる活動ができる環境が理想だと考えています。

現場スタッフが「満場一致でfreee」スマホで完結する操作性

数ある人事労務ソフトの中で、freee人事労務を選んだ決め手は何でしたか？

松本： 導入にあたっては、他社サービスも含めて1ヶ月間の比較検討期間を設けました。私よりも従業員が使う時間のほうが長くなるため、実際に現場のスタッフに使ってもらって意見を聞いたんです。すると、私を含めて満場一致で「freee人事労務」に決定しました。

ポイントは、勤怠管理の見やすさと使いやすさです。若い世代にとって「PCを開く」という手間すらハードルになり得ます。スマホを使って直感的に操作できる点は非常に重視しました。

事務員1名分の人件費削減！月1時間のチェックで完結する労務管理

freee人事労務を導入して、具体的にどのような効果を感じていますか。

松本： 勤怠管理はスタッフ各自で行い、私は管理者から送られてきたデータを最終チェックするだけです。給与計算も自動で連動するため、私の実作業は月に1時間あるかないか、といったところでしょう。

もしこれをアナログで運用していたら、事務専任者を1名は雇う必要があります。それだけで年間400〜500万円の人件費が浮いている計算になり、経営上の大きなメリットになっています。

コスト面以外に、運用面で助かっている機能はありますか。

松本： 法改正に伴う最低賃金の引き上げや社会保険料の変更に、自動で対応してくれる点は非常に心強いです。算定基礎届などの定期タスクも管理者画面に表示されるため、忙しさによる失念リスクがありません。

創業半年のコロナ禍で利用休止が相次いだ苦しい時期も、事務負担に追われず「利用者様にどう向き合うか」という本質的な課題に没頭できました。難局を乗り越えられたのも、バックオフィスをfreeeが支えてくれていたからこそだと感じています。

入職も年末調整もスマホ。年30時間の作業と外注費を丸ごと削減

事業の拡大に伴いスタッフも増えていますが、freee人事労務の使い勝手はいかがでしょうか。

松本： 新入社員の手続きも、各自のスマホで個人情報を入力してもらうだけで完了します。年末調整もスマホ上で完結し、完了通知や未対応者へのリマインドも自動。アナログだと書類が山積みになる作業ですが、一切の手間がかからないのは管理者として非常に助かりますね。

こうした事務作業の削減だけで年間約30時間の創出になります。外部へ依頼すれば10万円ほどかかるコストも不要になるため、非常に効率的です。

特に「助かっている」と感じる具体的な手続きはありますか。

松本： 当社は年齢層が若く、育児休暇を取得するスタッフが多いのですが、育休の手続きはとても書類が多いんです。しかし、freee人事労務であれば印刷の手間がなく、PDFのやり取りだけで完結できます。

こうした「完全ペーパーレス」な環境は、提出するスタッフ・管理する側の双方にとって大きなメリットだと感じています。

採用費0を実現する「信頼」の積み重ね

バックオフィスの効率化は、スタッフの信頼感や離職率にどう影響していますか。

松本： 労務管理は「できていて当たり前」のもので、一つでも欠ければ会社への信頼は一気に崩れます。特に創業当初は、現場業務に加え資金繰りや集客など、経営者は多忙を極めます。しかし、忙しさを理由に勤怠管理が疎かになったり、給与計算のミスや支給の遅れが発生したりすれば、従業員は大きな不信感を抱くでしょう。

ミスや無駄による不満を生ませない「引き算のない環境」を整えること。それが結果として、従業員のモチベーション維持につながっていると感じます。

その「信頼の土台」が、驚異的な定着率という結果に表れているのですね。

松本： そうですね。介護業界の平均離職率は12.4%（※）ですから、「離職率ほぼ0」は非常に嬉しい結果です。

また、採用についてもこれまで一度も求人広告を出したことがなく、すべて従業員の紹介だけで充足しています。本来かかるはずだった求人広告費や紹介料を考えれば、トータルで数千万円規模のコストカットを実現できているのではないでしょうか。

※令和６年度「介護労働実態調査」（公益財団法人介護労働安定センター）

夕方30分のフリータイムが質を高める。繁忙期を作らない組織づくり

残業時間の現状についても教えてください。

松本： 残業はほとんどなく、あっても毎月15分程度です。余分な事務作業がないため、就業時間を本来の業務にフル活用できています。

また、夕方の30分をフリータイムとし、使い方は各店舗に任せています。勉強会をしたり、月末の書類作成に充てたり。この「30分の余裕」があることで繁忙期を防ぐことができ、結果として残業ほぼゼロの職場環境が維持されています。

4店舗目、その先へ。経営者が「本来の役割」に没頭できるインフラ

今後の展望と、導入を検討されている方へのメッセージをお願いします。

松本： 2年に1度のペースで新店舗を出しており、今年は4店舗目のオープンを予定しています。また、蓄積された利用者様のデータを活用し、データヘルスケア分野の新規事業も推進していく方針です。

事業が拡大するほど、人と向き合う時間の価値は高まります。だからこそ、バックオフィスという基盤をfreeeで効率化することは、経営者が本来の役割に没頭するための不可欠な投資になるはずです。店舗展開や多角化を目指すビジョンがある方にこそ、ぜひ活用をおすすめしたいですね。