「自分の人生を使ってもいいと思えるほど、人のことを大切にできる組織を作りたい」。そんな純粋な渇望から、2017年に設立された株式会社ビビッドソウル。Webシステムやスマホアプリの企画・開発を主軸に、ナショナルクライアントのDX支援から自社プロダクトまで、技術力と「思いやり」を武器に、デジタル領域で独自の存在感を築いてきました。

同社は創業期からfreeeを導入しています。スタートアップ特有の「正解のない更地」にゼロから運用を築きながら、日々の実務を並走させるという困難な課題に対し、freeeを活用してルーティンワークを徹底して自動化してきました。

限られたリソースの中で思考の時間をいかに確保し、チャットサポートも味方につけながら、自社の文化を映し出す新しい制度設計にどう向き合っているのか。今回は代表の貝沼様と、実務を担う浅田様、前任者の木原様に、理想の組織を追求し続けるその軌跡を詳しく伺いました。

法令遵守と自分たちでバックオフィスを完結できると確信し、freee導入を決断

IT業界への転身、そして起業に至った背景にはどのような想いがあったのでしょうか。

貝沼様（以下、貝沼）： エンジニアとしてキャリアをスタートし、ウェブディレクターやアプリ制作会社の執行役員を経て、「自分の人生を使ってもいいと思えるほど、人のことを大切にできる組織を作りたい」という想いが芽生えました。その理念を純粋に追求するために、株式会社ビビッドソウルを立ち上げたのが最初です。

創業後、freeeを導入されたきっかけは何だったのでしょうか。

貝沼： 社員を雇うタイミングで、社労士さんに相談したことがきっかけです。「正しく、誠実な運用を担保する就業規則」を整えることが急務でしたし、勤怠や給与管理についても話が及んだ中で、freeeを勧めていただきました。以前からfreeeの存在は知っていましたし、限られたリソースの中で自分たちでバックオフィスを完結できる体制を最短で構築する必要もあった。社労士さんの説明を聞いて、法令を遵守しながら自分たちでバックオフィスを完結できると確信し、導入を決めました。

多忙を極める中で、システム選定の軸となったのはどのあたりですか。

貝沼： スタートアップですから、潤沢に使えるお金があるわけでもないため、まずは「必要機能」と「コスト」が見合うか。具体的には、勤怠管理から給与計算までが一気通貫で、自社で完結できることです。法令をしっかり守りながら、自分たちで正しく回せる体制を最短で作る必要がありました。

一人で兼務で忙しくても「勤怠モニター」の活用で、月末の催促を自動化

浅田様は2,000人規模の前職で利用されていたシステムとfreeeの違いをどう感じましたか。

浅田様（以下、浅田）： 前職ではオンプレミスのシステムを利用しており、勤怠データはほとんど手作業で整備していました。イレギュラーが発生した場合も紙で申請し、承認を回す必要があったため、どうしても属人的な運用になりがちでした。

それに対してfreeeは、画面構造が分かりやすく、労務の専門知識がなくても直感的に操作できる点が印象的でした。給与計算まで一気通貫で連携できるため、「ここまで自動化できるのか」と感じました。

具体的に、freeeのどのような機能で感じられたのでしょうか。

浅田： 毎月活用している「勤怠モニター」は本当に助かっています。これまで個別に確認していた内容も、自動で通知が届くことで自然と対応が進む仕組みになっています。私が細かく確認しなくても一定の精度で運用が回る点は、大きなメリットだと感じています。

私は経理と労務の両方を担当しており、特に経理業務の比重が大きいため、人事労務に十分な時間を割くことが難しい状況です。その中で、手作業の工程を最小限に抑えられることは、日々の運用において非常に重要だと感じています。

経理と労務、両方を一人で担当されているからこそ感じられた利点はありますか？

浅田： freee会計との連動が非常にスムーズです。給与計算を完了すればボタン一つで全部連携できて、給与計算後の仕訳まで一貫して処理されます。内容も把握しやすく、仕訳を一つひとつ手入力する手間が発生しない。経理と労務の領域をまたいで、すべてが一つの流れとしてつながっている感覚があります。

スタートアップの経理や労務担当ならではの大変さはどこにありますか？

浅田： スタートアップにおいては、何もない状態から運用を構築しながら、日々の実務も並行して進めていく必要があります。単純なルーティンをこなすだけなら、一人でも対応可能な場合もあります。しかし、どうしても思考の多くを制度設計や検討に充てる必要があります。だからこそ、定型業務はできるだけ簡略化しておきたいと考えています。

制度設計と日々の実務を両立する中で、freeeはどのような役割を果たしているのでしょうか。

浅田： freeeなら、一度設定さえ済ませてしまえば、あとはシステムが自動的に処理が進む状態になります。私たちは、システムが検知した結果を確認し、「この課題にどう対応するか」を考えるだけで済む。作業に追われるのではなく、判断や検討に時間を使えることが、実務担当者として非常に大きな価値だと感じています。

「こんなことを聞いてもいいのかな」と思うことまで、チャットサポートに「お友達」のような感覚で気軽に相談

経理と労務をすべて一人で担当される中で日々の悩みはどのように解決されていますか？

浅田： 人は言語化することで思考が整理されますが、一人だとそれができない。前職は2,000人規模の会社で、労務担当だけでも10名ほどいたので相談相手がいましたが、今は社内に同じ実務を共有できる相手がいません。だからこそ、freeeのチャットサポートの担当の方に大いに頼らせていただいています。

freeeのサポートは、浅田様にとってどのような存在なのでしょうか。

浅田： 「こんなことを聞いてもいいのかな」と思うような内容でも丁寧に対応していただけるため、「お友達」のような感覚で気軽に活用させていただいています。疑問点もその場で解消できるので、一人で抱え込まずに進められる点がとても心強いです。

例えば、労災の時の会社負担分の手計算になるのかなどは、サポートに聞くとその場で迅速に解決できるため、気軽に質問できています。

他にも、有人サポートがなければ解決できなかったような具体的な案件はありますか。

浅田： 休日出勤後の代休を、1日単位ではなく「半日単位」で運用したいときの設定などは、有人チャットでなければ難しかったと思います。弊社には独自の運用パターンが多く存在するため、こうした複雑な事態も設定方法を一緒に検討し、解決に導いていただけます。おかげで一人で抱え込まず、自力で解決できる状態まで持っていくことができています。

また御社には専任担当の江口がついていますが、そちらの存在はいかがでしょうか。

浅田： プロダクトを横断するような複雑な仕様や、契約周りの相談など、チャットサポートでは説明が難しい背景があるときは、担当の江口さんに直接お聞きしています。私たちの会社の内部事情や、これまでの経緯を理解してくれているので、ゼロから説明する手間が省けるのが本当に助かります。

貝沼： 経営側の視点で見ても、何か課題に直面したときにパッと顔を思い出しやすいのは大きいですね。社内でも「この件は江口さんに相談してみて」と具体的に指示を出せる安心感があります。freeeさん側でも社内連携をしてくださり、弊社の前提条件を把握した上でキックオフしてくれるので、本当に心強いです。

浅田様は前職で別のシステムを利用されていましたが、freeeならではの良さは何ですか？

浅田： 一番はUIですね。バックオフィスの仕事は、人にミスを指摘したり重たい数字を扱ったりと、心が張り詰めるような場面が多い。そのような中でfreeeを開くと「つばめちゃん(freee公式キャラクター：Sweee)」がいたり、角が丸いデザインだったりする。

業務内容自体は負荷の大きいものでも、画面を見るだけで気持ちが和らぎ、精神的な負荷を軽減してくれるんです。この感覚は、freeeならではの魅力だと思います。

文化を反映させた「制度設計」こそが人間の役割
ルーティーン作業はfreeeで自動化

バックオフィスの自動化が進む中で、これからは担当の方々にどのような役割を求めていますか。

貝沼： 制度設計は、やはり自分たちでやらなければいけない。これは会社の文化を反映させ、私たちが抱えている課題に合わせていく必要があるからです。例えば現在、子育てや介護など個々の事情に合わせ、分単位で調整できるフレックスタイム制度を準備しています。こうした仕組みを考えることこそが、人間の役割だと思っています。

元経理担当、現ビジネス推進ご担当の木原様

木原様は、元経理担当で今は営業推進を担当されていますが、バックオフィスの変化をどう見ていますか。

木原様： 以前は制度が整っていない中で走り続けていましたが、今は各部署の責任者が集まる課題解決の場を設け、バックオフィスとも連携しながら、自分たちがどこまで決めるべきかといった判断軸が明確になってきました。数字を扱うだけでなく、組織の基盤を共に作っているという実感が、会社全体の安心感につながっていると感じます。

最後に、これからの展望を教えてください。

貝沼： 事業を成長させることはもちろん大切です。ただ、その前に大事にしたいのが、一人ひとりが安心して挑戦できる環境や文化を育てること。私自身、各事業部にできるだけ指示を出さないようにしています。

失敗しながらもチームで考えて、前進してほしいから。コアバリューのひとつに「最初から完璧を目指さない」という言葉があるのですが、考えすぎて踏み出せないよりも、失敗しながら改善を重ねる方が、結果的に大きな成長につながると思っています。そしてそれは、中長期で見たときに、会社に再現性のある成長をもたらす。その積み重ねが、お客様や社会へのより大きな貢献にもなると思っています。

そういった文化を育てるためにも、今後もfreeeのようなシステムに任せられることは任せて、その分の時間とエネルギーを人や組織づくりに向けていきたい。その先に、同じ想いを持つ仲間やお客様が自然と集まってくる。そんな会社を作り続けていきたいと思っています。