大きな工数削減につながったfreee勤怠管理Plusの導入経緯について、エース住宅株式会社の管理部・総務経理部 課長 重松 潤さんにお話を伺いました。

本事例のポイント

• - 紙・エクセルの勤怠管理からの脱却
• - プロダクトの拡張性と設定サポート
• - 今後は給与明細のウェブ化にもチャレンジ

1984年に愛媛県西条市で創業しました。マイホーム需要に応えるべく戸建ての建設などから始まり、現在は賃貸にも拡大し総合的な不動産業を営んでいます。38年経った今では従業員数30名、3拠点で活動を行なっています。

私自身は管理部の責任者であると同時に、総務経理も兼任しています。

勤怠管理Plusの導入前は一般的な打刻機とタイムカードを用いて勤怠管理をしていました。
月が締まると、タイムカードを回収します。タイムカードに記載されている出退勤、休憩開始・終了の時間から日別の勤務時間を計算、その後、日別の数字を合算し月の合計を出します。これを人数分行うため大変でした。元々は電卓を叩いて都度計算していましたが、エクセルで数式を組んで少し業務を改善したこともありました。

そうして、まとまった勤怠データは社労士に引き渡し給与計算をしてもらっています。
前任者は勤怠管理、経理などバックオフィスを全て1人で担当していた一方、現在は他の業務を持っているメンバー、私含め3名で分担して業務を回しているため、なんとかして負荷を下げたいと思っていました。

また、私の前職でクラウドの勤怠管理ソフトを利用していたこと、月中でも残業時間をリアルタイムに把握し管理する必要からタイムカードをやめ、システム化することにしました。

有給休暇に関しては別途エクセル管理しており、取得時にはタイムカードに記載する運用をしていて、集計の手間にもなっていたこともあり、有給休暇を併せて管理できるソフトを探していました。

ネットで検索し、いくつかの無料で使えるクラウドの勤怠管理サービスを見つけ、試しに2社利用してみました。取り組んでみて感じたことは設定が大変だということです。

私自身は労務の専門ではないことに加え、システム入れ替えなどに関わった経験もなく、ヘルプページを見ながらの設定は難しかったです。すぐに聞きたい時に、チャットやメールは私にとっては良い方法ではなく、2社の検討は断念しました。

そんな中、ネットで複数のシステムの資料請求を行いました。freeeから電話をもらい、設定をサポートしてくれること、システムが会計や給与にも横展開できることから、改めて勤怠管理システムの導入にチャレンジしてみようと考えました。

システム化に当たっては紙で柔軟に運用カバーしていた部分を、どうシステムで実現するか考えなければならない場面が多々ありました。そんな時、freeeの担当者が親身になって、相談に乗ってくれたのは非常に助かりました。業務刷新に関するコンサルティングという感じかと思います。

freeeはシステム会社である一方、アナログな対応をしてくれる部分は安心できました。人柄、ノリが合う人だったので良かったです笑

12月、1月は並行稼働し、都度出てくる課題に対応しながら検証し行けると判断できたので、2月から本格稼働することができました。

従来の紙・エクセル運用では、今日誰が勤務しているかをパッと把握することができませんでした。また、タイムカードは集計してみないと残業時間が分からないという課題がありました。

今回、勤怠管理Plusを導入したことで、これらの課題は解消されました。システムを開けば、3拠点ある事務所で誰が出勤しているか、それぞれ何時間残業しているかが分かります。そのため、残業が多いメンバーには声かけして負荷が高まりすぎないよう業務を調整するなどアクションをとることができるようになりました。

システムを横展開できる拡張性が良いと思って導入をしたのですが、勤怠の次は給与をウェブ明細で管理できるようにしたいです。

今は、社長とご家族、管理部の一部のメンバーで、社労士から送られてきたミシン目の給与明細をちぎって封筒に封入し、従業員に手渡ししています。これ自体手間ですし、一部のメンバーが対応できなくなった時に負荷が上がるリスクがあります。

手渡しする際に直接業務に関わらないメンバーとコミュニケーションを取れるというアナログならではのメリットはありますが、効率化やリスク回避のためには推進していかないといけないと考えています。コミュニケーションの部分は別な方法で担保していけたらと思います。