大きな工数削減につながったfreee勤怠管理Plusの導入経緯について、株式会社ワインハーツの社長・西島 俊裕さん、労務担当・西島 久美さん、ワインノ和 店長・高月奈津未さんにお話を伺いました。(写真 右：社長・西島 俊裕さん、左：店長・高月奈津未さん)

本事例のポイント

• - 紙・エクセルの勤怠管理からの脱却
• - 選定ポイントは手厚い設定支援や運用サポート
• - 今後は給与計算のシステム化にもチャレンジ

西島 俊裕さん：:
大阪府の堺市堺区にある街の酒屋です。創業からおよそ80年、3代目になります。飲食店などへの卸売に加え、試飲バーと酒屋を融合した消費者向け店舗をはじめました。そのため、現在は配達メインの倉庫と店頭販売の2拠点を構えています。

ワインノ和は「こだわりの生産者さんと、お酒が好きな人を、おいしい笑顔で結びたい。」という想いで作りました。テイスティングバーがあるちょっと変わった堺市のワインショップです。

もともと家族経営でしたが、店舗をお任せできる店長やアルバイトが増え、今では11名ほどになっています。

西島 久美さん：:
バックオフィス全般を担当していますが、日中は勤めに行っていて、休みの日や平日の夜に社長のワイン事業を手伝っています。

今までは、タイムカードの集計×時間給という単純計算だったのですが、月給制の人が増え、勤怠集計や給与計算が複雑になってきました。

具体的には、以前は紙のタイムカードを毎日打ってもらい、月初に回収していました。タイムカードにある出勤・退勤の時間をまずはエクセルに転記。人数分なので、この作業を10人分行います。これはこれで大変でした。

しかし、どちらかというと、集計に非常に苦労しました。週40時間の労働時間というのは同じなのですが、定時が異なる月給社員がいます。残業を正しく計算するためには適切に集計する必要があり、エクセルがどんどん複雑になって...

また、業務の都合上、社長は店舗と倉庫を行き来しているのですが、1店舗のタイムカードの回収を忘れてしまうこともあり、集計業務のしかかりが遅れることもありました。

給与は末締め10日払いなので、勤怠集計から給与計算、振込みまでの期間が短い一方、絶対に計算間違いはしてはいけないので電卓でチェックするなど、常に月初は大忙しでした。

高月 奈津未さん：:
私の場合、アルバイトのメンバーと違って、試飲会や飲食店のお客様を訪問するなど店頭だけでなく、外出もしばしばありました。そのため、紙のタイムカードの場合、お店に戻ってタイムカードでの打刻作業が必要でした。

また、有給休暇は社長経由で労務担当の奥様に連絡するとともに、紙のタイムカードに記入する必要がありました。

西島 久美さん：:
インターネットで検索し、複数のシステムを検討できるサイトにたどり着いて資料請求をしました。freeeと別のもう1社からお電話をいただいたので、話を聞いてみました。

freee以外の1社は電話サポートがあると聞いたので無料お試しをしてみましたが、うまくいきませんでした。電話がなかなか繋がりにくかったのと、繋がったとしても自分の分からないことを電話口で言葉にするのがとても難しくて...

freeeでは初期設定を一緒におこなってくれるということだったので、再チャレンジのつもりで取り組んでみました。

freeeでは担当の方とオンラインでミーティングを行い、基本設定をし、デモデータを使って集計結果が手元の計算と一致するかの確認をしました。

もともと労務担当ではないので、専門用語もわからずいろいろ質問しましたが、freeeの担当者が画面を共有しながら丁寧に教えてくれたので、設定から稼働までの目処が立ちました。それで、私たちでも運用できると思い、検討期間は半月ほどで導入することにしました。

スタッフには練習と思って打刻に慣れてくださいという感じで、5月の10日過ぎから使い始めて、5月前半の部分だけ手入力して集計しました。6月はもうみんな慣れて、スムーズに使ってくれました。

西島 久美さん：:
従業員は基本的にはパソコンで打刻してもらっていて、店長と役員については移動が多いので、携帯での打刻も使ってもらっています。

打刻については、画面が大きく見やすく、クリックするだけなのでとても簡単です。
タイムカードの時は、回収するまでどれだけ働いているか分からなかったのですが、今ではチェックしたいときにチェックできるようになりました。これは導入後に気付いた良かった点だと思います。

また、エクセルとは違って、先月に何時間残業したかも簡単に確認できるので、便利です。
月初は深夜遅くまで転記や集計することもあったのですが、それは勤怠管理Plusの導入で解消できました。

具体的には、手入力したり合計したりする手間もなく、エクセルの数式が狂ってしまい電卓を叩いてチェックする心配もなくなりました。数時間以上かかっていた作業が今ではチェックのみの数分で終わります。

11名の規模のお店でもやはり勤怠や給与計算などは絶対発生することなので、私たちでも気軽に使える勤怠管理Plusはとてもありがたいなと思っています。

高月 奈津未さん：:
店舗だけでなく、出先でスマホで簡単に打刻できるので、とても便利です。打刻の修正が必要な時や有給休暇を申請する時などは店舗のPCを使って行っています。

西島 久美さん：:
今はまだエクセルで給与を手計算しているので、給与計算についてもfreee人事労務を使ってみたいと考えています。

勤怠データをそのまま連携できると聞いているので、どんな感じでできるか使い勝手を試してから導入を検討しようと思っています。

あと、請求書の支払いや領収書の仕訳登録など経理まわりも担当していますので、ゆくゆくはそういったところもfreeeで解決できるといいなと考えています。