子どもたちの笑顔と健やかな成長を何よりも大切にする——。福生市で50年以上、地域の子育てを支えてきた社会福祉法人志芳福祉会。現在は3つの保育園と地域の子育て支援拠点を運営し、子どもと保護者、地域全体が一体となる“みんなの保育園”を目指しています。
そんな温かな保育現場の一方で、バックオフィスには見えづらい課題が山積していました。常勤・非常勤の異なる雇用形態ごとに分かれた給与計算、保育所ごとに分散していた職員情報、手作業が中心だった勤怠・労務管理…。効率化が急務となる中、freee人事労務の導入を決断しました。
今回は法人統括の大澤様に、導入の背景や決め手、そして実際の運用効果についてお話を伺いました。
導入事業社
・事業内容：第二種社会福祉事業 保育園（福生杉ノ子保育園、第二・第三杉ノ子保育園）運営、地域子育て支援
・従業員数：約160名
・事業社URL： https://www.shihou-h.jp/
課題
・職員の情報が電子データでまとまっておらず、手当や通勤情報の把握に時間がかかる
・マイナンバーなどの機密情報も紙やローカルでの保存が主のため、セキュリティの懸念がある
導入の決め手
・UIがシンプルで、保育事業者にも扱いやすい設計
・クラウド型で情報の一元管理ができ、セキュリティ面の安心感が高かった
導入後の効果
・各保育所に都度確認していた手当などに関わる職員情報をマスタ管理で可視化
・クラウド化により、セキュリティリスクや管理負荷が大幅に軽減
働きやすい職場を目指し、システムでの労務改善へ
――freee人事労務を導入する以前、どのような業務体制や課題を抱えていたのでしょうか？
大澤さん（以下、大澤 ）： 保育所は職員の雇用形態がバラバラで、常勤、非常勤、短時間勤務の職員がいます。さらに、3つの保育所にいる約160名の職員全員分の勤怠や給与を本部で一括管理しなければならず、労務業務が非常に煩雑になっていたんです。
元々、常勤職員の給与計算は外部に委託、非常勤職員の給与は本部の事務スタッフが別の給与ソフトで処理していました。なぜか別々の管理体制になっていたので、効率が悪かったんです。
毎月タイムカードを手作業でチェックし、勤怠データをまとめる作業も発生していましたね。チェックも二重三重にしていたので、確認に時間がかかる上にヒューマンエラーのリスクも高い。実際、給与の計算ミスがあった際のリカバリーも大変でした。
チェックが終われば、紙の給与明細を印刷し、職員一人ひとりに手渡しをしていて。すべてにおいて非効率な労務管理の状況にありました。
―― 職員情報の管理についても課題があったと伺っています。
大澤：はい。結婚や子どもの有無、居住地や通勤手段など、手当や通勤費の計算に直結する情報もすべて保育所ごとに管理されていて、データの一元管理がされていませんでした。本部が必要な情報を得るには、各保育所に毎回聞きに行く必要があったんです。
職員が転居したり育休から復帰したりすると職員情報のマスタデータの更新が追いつかず、給与に反映できていなかったことも…。労務に関するミスが起こると、職員からの信頼を失いかねません。そんな労務管理の状況に非常に課題を感じていました。
――そんな状況が続いていた中、労務管理の改善に踏み切ったきっかけを教えてください。
大澤：職員の働きやすい環境を整えるためです。
ある時、職員から「保育士たちの残業が多く、自分の子どもの行事よりも保育所の行事を優先してしまうケースがある」と聞きました。もっと園児のために力を尽くしたい、という意欲の高い職員が多かったのですが、その結果、自分を犠牲にしてしまう働き方になっていたんです。「好きでやっているから」と言われることもありましたが、私はこの状況に納得がいきませんでした。
そこでまず残業をするなら、きちんと残業代を計算できる仕組みから着手しました。同時に業務の見える化や分担の見直しも進め、限られた業務時間内で効率的に働ける体制を整えようと考えたんです。
freee人事労務の導入も、そうした改革の一環です。労務業務を改善し、全体の効率化を図りたかった。また、職員の業務時間もすぐに把握できるようにしたかったんです。「働きやすい職場環境」を、制度とツールの両面から整備していこうと考えました。
半日かかっていた作業が5分に！使いやすく、セキュリティも万全で、導入して本当によかった！
―― freee人事労務を導入した決め手はありますか？
大澤： きっかけは、使っていた他社の勤怠管理ソフトと連携できることでした。そして、数ある労務ソフトの中でfreeeを選んだ理由は圧倒的な「使いやすさ」です。
職員の中には、デジタルなツールに慣れていない方や、会計や簿記の知識がそこまでない方も多くて。だからこそ、園長や保育士でも直感的に操作できるUI設計は、大きな決め手になりました。機能が豊富なだけでは意味がなく、日々の業務の中で自然に使いこなせることが重要です。freeeは、保育の現場でも無理なく使えるソフトだと感じています。
―― 実際に導入してみて、どのような変化がありましたか？
大澤： 本当に「全部よかった！」というのが率直な感想です。給与計算まわりの変化は特に大きくて、作業時間がぐんと減りました。たとえば、勤怠データを給与ソフトに打ち込む作業。私一人で半日かかっていたものが、たったの5分になったんです。
勤怠データを取り込めば自動で給与が計算されるようになったので、確認作業の手間が激減したのが一つの要因です。以前は常勤・非常勤で別々の処理をしていましたが、それもfreee上で一元管理できるようになったことで、担当者の負担が大きく減りました。
職員情報の管理についても改善されました。以前は住宅や扶養、通勤手段などの情報を都度、各保育所に確認していたのですが、今は本部でマスタを管理していれば勤怠情報を入力するだけで、給与計算まで完結できる体制になっています。職員の異動や復職にもすぐ対応できるようになり「誰がどこにいて、何をしているか」がちゃんと把握できるようになったのは非常にありがたいですね。
―― その他、freeeを使っていて便利だと感じた点があれば教えてください。
大澤： クラウドで管理できるようになったのも、セキュリティや管理の安定性という面で非常に助かっています。
以前使用していたダウンロード型のソフトでは、決められたデバイスでしか作業・確認ができませんでした。でもfreeeにしてからはいつでもどこでもアクセスできる環境に。また、社会保険などの制度改正にもタイムリーに対応できるのも嬉しいですね。
マイナンバーなどの機密情報についても、管理者側で「誰が更新したか」というログがしっかり残るため、情報管理に対する安心感が格段に高まりました。
手厚いサポートで、初めてのシステム導入で も安心。導入後は職員からの問い合わせも激減
―― 導入にあたって、大変だったことはありましたか？
大澤： 実は、とくに困ったことはなかったんです。freeeの導入支援がとても手厚くて、最初に「いつまでに何をするか」というスタートとゴールを明確に設定したうえで、定期的にfreeeの社員さんがフォローに来てくれました。おかげで、安心して導入作業を進めることができました。
事前にデモアカウントを発行してもらえたので、実際に自分たちで操作しながら「ここがわからないな」という点を質問できる環境が整っていたのも大きかったですね。一気にシステムを変えるのは初めてでしたし、大変だろうなとは思っていたのですが、想像していたよりずっとスムーズに進みました。
―― 現場の職員さんからの反応はいかがでしたか？
大澤： 現場の職員たちも、すんなり受け入れてくれました。園長や保育士さんが日々使うシステムなので、直感的にわかりやすいUIだったことが理由だと思います。勤怠入力の手間が減ったことで、本部に頻繁に寄せられていた問い合わせもかなり減りましたね。
「これなら私たちでも使いこなせる！」というポジティブな空気が現場に生まれたのは、freeeだったからだと感じています。
―― 保育サービスを提供する事業者に、freeeはおすす めできると感じますか？
大澤： ぜひおすすめしたいです。保育所は、常勤・非常勤・パートタイムなど、働き方が多様でシフトも煩雑になりがちです。一般企業よりもデジタル化が進んでいないところもあり、いまだにタイムカードやエクセルなど手作業で管理している保育所も多いのではないでしょうか。アナログな管理だとどうしてもヒューマンエラーが起きやすく、労務担当者の負担も大きくなってしまいます。
freeeなら直感的に操作できるうえに導入サポートも手厚いので、「初めてシステムを導入する」という法人さんでも安心して取り組めると思いますね。
今後は、現在別システムで管理している勤怠管理もfreeeに一本化して、さらに労務周りをスムーズにしていきたいと考えています。これからもfreeeをうまく活用して、より職員が安心して働ける職場づくりを進めていきたいですね。