※企画部部長 中西将史様(右) 企画部 白井聖太様(左)
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全国エリアカバー率89.4%、全国332事業所の数値は2024年12月1日時点
放課後等デイサービスをはじめ、障害児（者）の経済的自立を目指す支援をソーシャルフランチャイズで、全国332事業所展開するデコボコベース株式会社。全国エリアカバー率89.4%と急速な事業の拡大にともない、経理体制の属人化や、フランチャイズ加盟店との請求・入金管理の煩雑さが課題となっていました。
こうした背景のもと、同社は2023年にfreee会計アドバンスプランを導入。会計業務の効率化にとどまらず、キャッシュフローの可視化によって、経営判断のスピードと質も向上したといいます。
今回は、企画部の部長である中西将史様と企画部の白井聖太様に、freee会計導入の背景や効果、今後の展望について伺いました。
導入前の課題
・各事業所で処理方法や書類の形式が統一されておらず、精度のばらつきが発生
・組織拡大にともない、属人性の高い会計処理体制では限界を迎えていた
導入の決め手
・現場スタッフがすぐに使いこなせる、わかりやすい操作画面
導入後の効果
・入金消込業務の標準化とフォーマット統一により確認作業の手間削減
・クラウド化による属人化解消で、関係者の業務停滞を防止
・リアルタイムな収支把握が可能となり、経営判断のスピードと精度が向上
130社のフランチャイズ加盟店の入金消込対応を手動で管理していた
――freee会計を導入する前、バックオフィスはどのような体制で運 営されていたのでしょうか？
中西将史さん（以下、中西）： 経理は専任1名を中心に、人事や労務など、各業務のスタッフが補助的に関わる体制でした。当時の帳簿作成や請求処理はすべて紙やExcelを用いた手作業で行っており、データの集約や確認作業にかなり時間がかかっていましたね。
従業員数が100名未満の事業規模が小さいうちはこの方法でも運営できましたが、直営・フランチャイズを含む事業所が急増するなかで、徐々に限界が見えてきました。
――具体的に、どのような業務に時間がかかっていましたか？
白井聖太さん（以下、白井）： 特に負荷が大きかったのが、130社を超えるフランチャイズ加盟店への入金消込対応です。
もともと各事業部が独自のスタイルで請求対応を進めていたため、処理フローやフォーマットが統一されておらず、作業の精度にもばらつきがありました。全体の売上状況を把握・管理するためには、毎月各事業部から提出される資料を一つひとつ確認する必要があります。各事業所の入金状況を確認し、未入金の事業所に催促していくという一連の業務で、毎月40〜50時間もの工数がかかっていました。
――経理作業については、福祉業界ならではの複雑な事情もあったと伺いました。
中西： 福祉サービスでは、利用者からの一部負担金を除き、大部分の報酬が自治体などから後日支払われる仕組みになっており、請求から実際の入金までに数ヶ月の時差が発生します。サービス提供から売上発生までにラグがあるため、キャッシュフロ ーが見えづらく、経営判断が滞る原因にもなっていました。
当時、会社設立から6年目で、すでに従業員数は100名以上。直営・フランチャイズ問わず事業所を増やしていく方針もあるなかで、バックオフィス業務を安定的に機能させるため、自動化の必要性を感じていました。
導入決定からわずか2ヶ月でスムーズな運用へ。freee会計が“はじめやすい”理由
――数ある会計システムのなかで、freee会計を選ばれた理由を教えてください。
中西： 一番の理由は、会社の拡大に合わせて使い方を変えていける柔軟性です。freeeは、会計だけでなく労務管理などさまざまな業務システムを提供しており、ソフト同士がスムーズに連携できる仕様になっています。一過性の効率化にとどまらず、事業規模の変化に合わせて使い方をアップデートできる点に魅力を感じました。
――導入の際は、どのような手順で社内へ展開されたのでしょうか？
中西： まずは経理内で試験的に導入し、次に各事業部へと段階的に進めていきました。事業部には、請求書の発行とその申請作業からfreee会計を使ってもらいました。業務フローには一部変更がありましたが、スモールステップで展開したことで大きな混乱もなく、全社でfreeeを導入しようと決めてからおよそ2ヶ月で運用を開始することができましたね。
――導入時の現場の反応はいかがでしたか？
白井： 不安の声はほとんどありませんでした。freee会計の操作画面は非常にわかりやすいので、ITツールに慣れていないスタッフもすぐに使いこなすことができたのだと思います。私たちで簡単な操作マニュアルを用意したものの、良い意味でほとんど使われなかったですね（笑）
未入金対応の工数が8分の1に！キャッシュフローの可視化で経営判断スピードが向上
――freee会計の導入後、どのような変化があったのでしょうか？
白井： もっとも大きな変化は、フランチャイズ加盟店への請求内容と実際の入金状況の突合、いわゆる「消込作業」にかかる時間の短縮です。freee会計で入金情報の自動取得・突合ができるようになったおかげで、以前は約8時間かかっていた作業を1時間ほどで完了できるようになりました。
また、事業所ごとにバラバラだった請求書フォーマットをfreee会計上で統一できたことも大きいです。確認作業がスムーズになり、確認漏れやミスの防止にもつながっています。
――毎月の入金消込処理にかかる工数はどれくらい変化しましたか？
白井： 入金状況の確認から未入金事業所への催促を行い、すべての入金が完了するまで、以前は2週間近く要していました。一連の作業がfreee会計上で完結するようになってからは、3〜5営業日で対応できています。
月初に必ず発生していた煩雑な業務が効率化され、担当者の精神的負担も軽くなりましたね。
――契約開始した2023年にちょうどインボイス制度が施行されましたね。
中西： そうなんです、インボイス対応がうまくいったのはfreee会計のおかげですね。ソフト上でテンプレートが提供されていたので、必要な情報を入力するだけで整備できたんです。自分たちだけで対応するとなると1ヶ月はかかっていたと思いますが、freee会計だと1週間で移行できました。
また、属人化しない仕組みを整えることもできました。Excelで管理していたころは担当者しか細部を把握できていなかったのに対し、今はfreee会計の使い方さえわかれば誰でも情報を把握・更新できるようになり、組織としての安定性が大幅に向上しました。
――経理だけでなく、他の業務にも良い変化はありましたか？
中西： キャッシュフローを見やすくなったことで、経営層の意思決定がスムーズになりました。
以前は売上情報を把握するために、経理担当に集計を依頼し、データが出てくるのを待つ必要がありました。しかしfreee会計だと、必要な数値をリアルタイムで確認できるようになり、事業全体のスピード感と経営判断の質の向上につながっています。
会社の成長に合わせて柔軟に使える、心強い経営の味方
――障害福祉業界で全国エリアカバー率89.4%※を達成され、着々と事業拡大を進められていますね。ますます発展を続ける御社にとって、freee会計とはどのような存在ですか？
※2024年12月1日時点中西： 今後さらに事業所を増やしていく方針のなかで、freee会計の存在が大きな安心材料になっています。業務の煩雑化を抑えてくれるfreee会計のおかげで、バックオフィスが安定し、事業の拡大を下支えしてくれていると感じますね。
プロダクト自体が日々進化していることもあり、こちらの要望にも柔軟に応えていただけています。今後も都度相談しながら、自社にとって最適な使い方を探っていきたいです。
――freee会計導入前の自社と同じような課題を持つ企業にメッセージをお願いします。
白井： 紙やExcelなど、手動で会計を管理している企業さんには、なるべく早くfreee会計のような会計ソフトを導入することをおすすめします。
現状大きなトラブルが起きていないとしても、ヒューマンエラーのリスクや、将来的にシステムを切り替えるときのコストなどを考えると、自動化は早いに越したことはないと思います。
freee会計は操作画面がとてもわかりやすいので、IT知識に不安のある方でもスムーズに使いこなせるはずです。ぜひ使ってみてください。