札幌すすきのに位置する『一乃喜』は、有限会社萬空が運営する和の個室で、厳選された極上料理を提供し、お客様に最高のひとときをお届けしています。今回、そんな『一乃喜』のバックオフィスを支える池田芳子様にお話を伺いました。
パンク寸前だった...子育てと家事も重なり深夜まで続くハードワーク
――freeeを導入前、どのような課題がありましたか？
以前はオンプレミスの会計ソフトを使っていて、手入力でデータを会計士さんにメールで送る日々でした。売上入力から給与計算、求人業務まで私が担当していたため、お店での業務が終わった深夜0時に帰宅後、家事とバックオフィス業務を行う日々が続いていました。体は悲鳴を上げていて、まさにパンク寸前でしたね。正社員やパート、アルバイトの方々の給与計算や請求書作成などお金を扱うことには神経を使いますし、人を雇えば給与が発生するので、私が頑張らなければならないという負担を感じていました。
とにかく入力することが多い。金額が合わない時はミスを探す作業が大変
――freee導入前、どのような業務を負担に感じていましたか？
やっぱり事務作業ですね。特に売上や仕入件数の入力なんかが重荷でした。
また、売上記録や帳簿と比較して現金を合わせたり銀行に行ったりする業務があり、時にはお金がピッタリ合わないこともあって「どこが合わないの？」と探す作業が非常に大変でした。請求書の作成なんかも、Excelで作成して印刷して、それを郵送して...という流れは時間もかかるし、神経も使うような作業でした。
簿記の知識がなくても安心！使いやすさ抜群のfreee～アラート機能が便利～
――freee導入の決め手は何でしょうか？
実は最初、別のクラウドソフトを試してみましたが、簿記の知識がない私には入力項目などが難しくて断念してしまいました。そしてその時出会ったのがfreee会計でした。試しに使ってみたら、その使いやすさに驚きました。さらに、入金日を確実に設定できる点や、支払い期限が近づくとアラートが表示される機能もあって入金漏れの心配がなくなりました。一人でバックオフィス業務を担当している私には、本当に助かっています。さらに、請求書の作成が場所を問わず行えることも、楽になったポイントです。以前は請求書の作成後、封入し、郵送するという手間がかかっていましたが、現在では移動中にさくっと作成し、送付することが可能になり、スキマ時間を有効に活用できています。
今では6年間も愛用していて、毎回のアップデートにも驚かされています。
業務時間は劇的に短縮！わずか10分の1に
――freeeを導入して、どのような効果がありましたか？
以前は、週3日2時間手伝ってくれていたアシスタントと私の2名で業務を実施していました。しかし、今は私ひとりで週1〜2時間あれば十分です。感覚的には業務時間が10分の1になりました！しかも、会計士さんをfreee会計に招待することでデータを直接確認してもらえるので、データの受け渡しも楽になりました。以前は、暗号化したデータをメールで送付し、会計事務所の方で解凍してもらうという手順を取っておりましたので、会計事務所にとっても手間が減り、楽になったかと思います。
時間削減だけでなく、会計ソフトとの連携で売上が自動入力され、数字を把握しやすくなりました。給与も勤怠ソフトのデータから簡単に計算することができ、仕入れにおいても、カード支払いをすることによって入力作業が軽減されています。また、銀行の入出金も自動で同期されるため、入力の時間が短縮され、収支をリアルタイムで把握できるようになったことも非常に助かっています。
削減した時間は新たな挑戦に！自分の時間が増えました
――削減できた時間は何に活用されていますか？
個人的に勉強したかった身体のことを学んでいます。道外にも出て新しい知識を吸収中です。freeeのおかげで自分の時間が増え、本当に嬉しい限りです。
飲食業の皆さんに伝えたい！「freeeは使いやすさ抜群」
――飲食業をされている方々へのメッセージはありますか？
飲食店では店舗業務とバックオフィスの両立が大変です。忙しくて事務作業に時間を割けない飲食店の方も多いと思います。しかし、「利益がちゃんと出ているか？」といった数字管理は非常に重要です。手が回らないことも多いため、入力のしやすさは重視していました。お店を長く続けるためには、作業時間の短縮と作業内容の簡易化によって、休息の時間を確保することが大切だと強く感じます。
freeeは入力のしやすさが魅力で、どこにいても売上のチェックができ、管理が便利になりました。年齢的に視力が低下してミスが多くなりがちですが、打ち間違いの防止にも役立っています。また、導入して時間が経過し、便利さが普通になっていますが、事務作業の軽減という当初の目標を実現しています。そのため、皆さんにもぜひおすすめしたいです。
