人材派遣ビジネスにおける入社管理の手間の削減

事業内容について

建設業界に特化した人材派遣業です。今年で41期目となりました。
一般的に建設業界は「人が足りない」といわれているのですが、弊社からは必ず誰かしらを派遣できる状態です。

特徴としては、弊社でまず正社員として雇ってからそれぞれの現場へ派遣する点です。未経験で雇うので、本来であれば建設業に行かなかったはずの人が行く、というパターンも多いです。また弊社が抱える人材は若くてフレッシュな20,30代の人も多く、社会から必要とされていることを日々実感できています。

グループ会社としてはITエンジニアが中心の会社「夢テクノロジー」や、外国人を日本語学校などへ派遣する「夢グローバル」などもあります。

内勤の入社契約やエージェントとの契約の電子化

freeeサインを活用している領域は2つあります。

1つ目は、人材派遣のエージェントを結ぶ会社との契約の際です。契約書の内容を確認していただき、締結をfreeeサインで行います。

2つ目は、内勤の方の入社契約の際です。入社契約の場合、これまではfreeeサインのようなツールは使わず、PDF化した契約書を印刷し、サインをもらっていました。その前にさかのぼると、契約書を郵送し締結まで進めていた時期もあったので、freeeサインを使うようになり、オンラインで一気に締結まで出来てしまう便利さに日々感動しています。

シンプルな契約フローとデザインに満足

freeeサイン導入の決め手となったポイントは2つあります。

1つ目は、契約相手に登録が不要な点です。相手の抵抗が少なく契約まで進めるため、締結の際のハードルが低いのではと感じました。

2つ目は、入社いただく方の契約手続きにおいて、入社前に契約書にサインをいただけるという点です。契約書の手続きが済んだ後の保険証の手配等、契約書ありきの入社準備を会社として余裕をもって行うことができます。そのため、仮に保険証発行までに2か月ほどかかる場合でも、入社日に間に合わせるよう手続きできるようになると思いました。

freeeサインは説明書がなくても締結まで進むことができ、大変シンプルで分かりやすいです。オンライン上での契約は難しいイメージがあったのですが、freeeサインは管理画面の項目が少ないため助かりました。何をしたらいいかが一目で分かるつくりになっていると思います。

入社契約書の取得・管理の手間の省略に

入社者の契約書をすぐに探し出せるようになったので、だいぶ手間の削減になりました。

以前は、契約書を締結した部署ごとに契約書の保管をしていたので、探したい契約書を探すのに時間がかかっていました。freeeサイン内で契約書をまとめていると情報管理もしっかりとできるのでありがたいです。

また、印刷の手間も勿論なのですが、契約書の入力についても、導入前は紙面に手書きでご記入いただいた契約書を見ながら、管理の者があとからデータに手入力していました。ずっとそのやり方でやってしまっていたのですが、freeeサインであれば締結の際に入力の手間も一度で済んでしまうので、以前より効率があがりました。

拡充してほしい機能

しいて言うならば、並べ替えやドラッグがスムーズにできると良いなと思いました。その方が臨機応変に対応できる気がしたからです。あとはメールを先方へ送る際に、設置されているコメントの入力だけではなく、弊社が一からメールの作成ができると更に良いと思いました。

既存システムとの自動連係やPDF画像認識などに期待

今後も幅広く、freeeサインを使っていきたいと思っています。期待していることとしては、既にあるシステムとの自動連携が進むと嬉しいです。別のシステム内に保管していたデータを自動で転記できたり、紙のものをPDFスキャンしたらfreeeサインに自動入力されているという状況が実現すると、更に効率があがると思っています。