契約締結業務だけではない、契約管理という使い道

事業内容について

私は海外事業部国際ライツグループに所属しており、日本の出版社と海外出版社をつなぐ版権仲介エージェントとして、日本の出版物を海外で出版する著作権契約の取りまとめをしております。

年間で1,000件を超える契約を結ぶため、大量の紙の契約書がオフィスに保管されており煩雑でした。契約台帳データが地域別に複数存在し、一元管理できていなかったことで管理の負担がかかっていました。

「紙をなくしたい」という想い

電子契約を導入するにあたり、本社移転が一つのきっかけでした。累計数万にも及ぶ紙の契約書があり、保管スペースはどんどん増え管理コストが膨らんでいました。
そのため、「紙をなくしたい、何とかしないといけない」という強い危機感を感じていました。このままではコストがさらに増加していくことから、導入しない理由がありませんでした。

使用して気付いたfreeeサインの魅力

操作のしやすさだと考えます。契約書内の入力項目が多い弊社にとって、項目の記入しやすさは重要ですが、操作が非常に簡単で分かりやく、迷うこと無く利用することができます。

また、手裏剣などのUIも良いですね。システムを使うことに抵抗を感じる人が少なくない中、親しみやすさは意外と大事だと思います。
その点は他社と比較しても親しみやすいデザインで、使うのが楽しくなります。

契約管理という使い道

弊社の場合、契約の締結業務での活用ではなく、契約管理業務としてfreeeサインを活用しております。

契約データを一覧でcsv抽出することが可能なのですが、その際、契約書内の入力項目がそのままデータベースの項目として抽出されるため、項目内容毎の管理がしやすくデータベースとして活用をしております。この機能を利用して、分析や販売報告書のフォーマットに活用しています。

手間やコストの大幅な減少

総合的な手間やコストが半分弱にまで減ったのではないでしょうか。2つの点で特に効果を感じています。

1つは契約台帳のデータ作成の時間です。これまで契約を締結した際の契約管理タイトルのリスト作成の時間が、大幅に短縮する事が出来ました。

もう1つが契約締結までの管理工数です。紙の契約書の場合、「契約書を送った、送っていない」という契約相手とのやりとりがたびたび発生します。電子契約ではこの問題が起こらないため、リードタイムが格段に変わりました。

電子契約に感じること

国内外を問わず、段々と電子契約が広がっているように感じます。

あくまで私の推測ですが、導入に踏み切れない企業の中には、紙が電子に置き換わることによる形のないものに対する漠然とした不安感から「契約という重たいものが、電子化で軽くなってしまう？」というイメージがあるのかもしれません。
しかし弊社としては、電子契約で契約を締結することに抵抗は全くなく、特にネガティブを感じておりません。むしろその点は「抵抗を感じていても仕方がない、当然のものとして電子契約導入を進めていくべき」と考えております。

弊社もまだスタートしてから間もないということもあり、全体の1割程度しか電子化できておりません。今後は全ての契約業務で電子契約サービスを活用していきたいですね。