freeeサインの導入が業務の効率化と海外進出を可能に!

株式会社シュガーテイスト

代表取締役 佐藤 奈緒子 様

事業内容
デザイン事業
EC事業
福祉支援事業 等

従業員数
14名(アルバイト含む)

freeeサインで電子化している主な文書
業務委託契約書
機密保持契約書
基本取引契約書 等

会社URL
https://sugartaste.co.jp/home

課題

  • 取引先とのトラブル予防のために事前に契約を結ぶ機会が多かった
  • 遠方の取引先との契約締結に時間がかかっていた

効果

  • 契約業務の負荷軽減、輸送コスト削減
  • 過去に締結した契約書類の管理が簡単に

事業内容とfreeeサインの利用状況

私たちはWEBサイトや動画制作、グラフィックや3Dデザインといったデザイン事業をメインに、セールスプロモーションを軸としたサービスを展開しています。ECサイトの制作・運営やSNS立ち上げなどの集客につなげるデジタル媒体とともに、福祉・介護用品の販売をはじめとした福祉支援事業にも取り組んでいます。

freeeサインを導入したのは2020年7月頃です。現在は主に、業務委託契約書や機密保持契約書、基本取引契約書などの契約書作成を行う際にfreeeサインの電子契約機能を活用しています。

電子契約の世間への浸透度が後押しに

電子契約サービスの導入は、数年前から考えていました。しかし、当時はまだ裁判所における電子契約書の信用度が低く、世間での認知が広がったタイミングで電子契約サービスを導入することにしました。

業務委託でお仕事をいただくことが多い弊社にとって、何よりも大切なのは「いざという時に効力を発揮するかどうか」です。長期間にわたって相手取引先とお仕事をする中で、契約に関するトラブルを防ぐための手段として有効なことが、契約書作成業務の最優先事項でした。

また、弊社では将来的に海外進出も検討しています。契約書などの紙媒体の輸送には時間的・費用的にもかなりのコストがかかるため、遠方でもスムーズに契約書が締結できる電子契約の導入は必須でした。

決め手は「使いやすさ」

freeeサイン導入の決め手となったのは、初心者でも問題ないシステムの「使いやすさ」です。取引先でも契約書締結の際に、freeeサイン以外の電子契約書が送られてくることはありましたが、初めて電子契約に触れる人にとっては機能が多いゆえに生じる使いにくさがあったんです。

一方で、freeeサインは無料プラン段階ですでに、初心者でも迷いなく使えることを実感しました。取引先の方がおすすめしてくれたことがきっかけで使い始めましたが、UIデザインもわかりやすく、システムや機能面でも問題点がなかったため、導入を決めました。

業務効率化とともに書類保管も簡単に

従来の契約書作成では、各契約ごとのデータをもとに行なっていましたが、契約件数が年々増えてきたことによって、業務量的にも負担が大きくなってきていました。また、締結する契約書が増加するにしたがって、契約書の保管場所の確保にも悩まされていました。

freeeサインを導入してからは、契約書作成に関する業務の効率化が実現できただけでなく、過去に締結した契約書類の管理も簡単になりました。輸送にかかるコストも削減できているため、非常に満足しています。

無料プランを利用して使用感を事前確認

freeeサインを導入するにあたっては、本格的に導入する前段階で無料プランを利用することで、使用感を確かめることができました。使用方法は動画を視聴して学ぶことができるので、電子契約システムの利用が初めてでも契約書作成をスムーズに進められました。

社内で共有するシステムになるため、書類の取り扱いについて入念に確認しました。

取引先からも喜びの声が上がっています 

これまでは契約書のみの活用でしたが、最近では発注書の作成でもfreeeサインを利用しています。海外との取引を今後増やしていきたい弊社にとって、システムから英語で取引先へ契約書のお知らせを送る事ができるのもとても魅力的です。

使用方法に関しての疑問があった場合、直接チャットサポートに相談できる点も好評で、使い方に困っているという声は社内では聞いていません。

取引先である多くの個人オーナー様からも「契約の締結が楽になった」との評価をいただきました。お仕事のご依頼を頂いたタイミングで、取引先にお待ち頂く事なく、短時間で契約業務を行える事でチャンスをしっかりとつかめています。

コンスタントにシステムのアップデートもされているので、今後より一層弊社にとって欠かせないものになりそうです。