契約書締結にかかる期間を大幅削減!freeeサイン導入をスムーズに進めるポイントとは

篠原アソシエイツ株式会社

代表取締役 篠原 様
森田様

事業内容
会計システム導入サポート業務
人事・労務コンサルティング業務
経営診断報告業務 等

従業員数
65名(グループ総人員)

事業内容
会計システム導入サポート業務
人事・労務コンサルティング業務
経営診断報告業務 等

freeeサインで電子化している主な文書
お客様との契約書 等

会社URL
https://shinohara-cpa.com/

課題

  • 紙の書類の処理に時間がかかっていた
  • お客様に先んじて自社でもDX推進を進めたかった

効果

  • 業務負担の軽減や契約書締結までの期間短縮
  • 書類送付にかかっていたコストの削減

事業内容とfreeeサインの利用状況

私たち篠原アソシエイツは、篠原公認会計士事務所グループの一員として経営・財務・労務に関して、企業のニーズに応じた指導や提案をコンサルティングという形で実施しています。さまざまな企業様にアドバイスをする中で、社内システムの効率化を推進する手段としてfreeeサインのサービスを活用することも提案しています。

freeeサインを導入したのは2022年10月からです。現在では主に、お客様との契約書締結の際に利用しています。サービスの利用開始から間もないながらも、コンスタントに利用しており、今後社内でも活用機会が増加していくように感じています。

DXの推進で内容にフォーカスした契約締結を

契約書締結をより効率化したいということは、以前から考えていました。社会全体としてDXが推進されている中で、従来の契約書のためだけに相手先に行くような営業の形にとらわれていては、肝心の契約内容を十分に検討することができないと感じていたのです。

その点、時間に縛られることなく契約を締結できる電子契約の導入は、DX化をお客様に薦める弊社にとっては、サービスを実際に使って効果を確かめるという意味合いもありました。

業務負担の軽減とコストの削減が可能に

freeeサイン導入の決め手となったのは、数社比較する中で、DXに精通している知人から薦められたことが大きかったです。知人曰く、他社と比較して機能が充実しているとのことでしたし、実際私も比較を行った結果同じ意見に落ち着きました。

そして実際にfreeeサインを導入してみて、業務負担の軽減や契約書締結までの期間短縮が実現できたので、非常に助かっています。従来の契約書締結フローであれば、紙の送付状を作成して、送付して帰ってくるまでに2週間ほどかかってしまうことも珍しくありませんでした。電子契約であれば、契約書を送付した日に契約を締結することも可能です。作業量だけでなく、書類送付にかかっていたコスト削減も含め、業務効率が格段に上がっていることを実感しています。

取引先との連携には事前説明が必要

freeeサインに限らずですが、電子契約を導入するにあたって取引先へ事前説明を行う必要があります。弊社においても、担当者の方には比較的スムーズに電子契約を使うことについてご理解いただいても、決裁権限を持つ代表者の方が不安を抱かれるケースは多く見られました。そのため、弊社から代表者の方へ説明を行い、不安を払拭できるようにしました。

社内フローのシミュレーションを入念に実施

freeeサイン導入にあたって事前に社内フローのシミュレーションをしていたことで、スムーズに利用を開始することができました。社員同士の認識合わせや電子契約をする際に必要な情報の洗い出しなど、業務の流れに沿って入念に準備していました。

また、取引先に送信することを想定した練習も社内で行っていました。先方にはどんな画面が表示されるのか、またどういった手順で送信するのかも、ロールプレイングで想定しておくことで、大きな不安なく利用することができています。

DX推進で更なる需要拡大へ

契約書の締結にかかるフローがクラウド上で進められるようになったので、押印や書類作成の手間が削減できました。相手先に郵送する必要がなくなったことで、契約締結までの時間もかなり短縮することができています。今後、より多くのビジネスシーンでfreeeサインを使用することになると思います。DXの浸透に伴い、世間的にもfreeeサインのような電子契約サービスを使うことが当たり前になっていくことは確実でしょう。