freeeサイン for kintoneで個人情報の万全な管理体制を可能に

事業内容とfreeeサインの利用状況

私たちは、大学・専門学校の広報支援やキャリア教育サービスを行っている広告代理店です。中高生を対象にちょっとだけ先輩の大学生・専門学生が進路に関するリアルな話を届ける、中高生のためのキャリア教育プログラム「学生図鑑のオープンキャンパス」を展開しています。

freeeサイン for kintoneを導入したのは2020年ごろです。「学生図鑑のオープンキャンパス」開催にあたって必要な参加大学生・専門学生との個人情報の取り扱いに関する同意書や業務委託契約書など多岐にわたるビジネスシーンで、freeeサインの電子契約システムを活用しています。

イベントごとに発生する膨大な情報

freeeサイン for kintoneは、膨大な個人情報データを安全に管理することを目的に、導入を決めました。弊社が開催する中高生向けイベントは、学年単位の進路行事で一度に約300名の中高生が参加します。大学生・専門学生が話す約30の講座から希望講座を3つ選んで話を聞き、受講後はアンケート調査に答えます。弊社ではこれらの個人情報を管理する必要があります。

また、話をする大学生・専門学生とは、個人情報の取り扱いに関する同意書を結ぶことがあります。

イベントの開催は年間50回ほどで、開催回数に伴って同意書の締結業務量やイベント情報のデータも膨大になります。弊社では各情報を個々のツールで管理していたため、必要なデータを探す手間がかかることやシステム間連携の難しさなど、社内システムには不便さがありました。

Pマーク取得が電子契約システム検討のきっかけ

弊社では、会社として情報の管理体制に万全を期すため、電子契約システムの導入は必須だと考えていました。個人情報を取り扱う機会が多いことから、プライバシーの保護体制が整備されていることを示す「Pマーク」の取得を進めていたこともきっかけになりました。

また、電子契約システムの導入を検討する前からkintoneの導入を決めていたことも大きかったといえます。イベントでの大学生・専門学生の講座内容や謝礼など、個人情報とあわせて各種情報の一元管理を予定していたため、kintoneとデータ連携して活用できる電子契約システムを探すことにしました。

「kintone連携」と「低コスト」が導入の決め手

freeeサインを知ったのは、freeeサインCEOの鬼頭さんが執筆している「ゼロからわかる電子契約の実務」という本がきっかけです。社内情報の管理システムであるkintoneと連携可能な電子契約システムを探していた弊社にとって、freeeサインはさまざまな条件においてピッタリなサービスでした。

また、弊社ではfreeeサイン導入以前からfreee会計やfreee人事労務を社内システムとして活用しており、既存のシステムと連携できるfreeeサイン for kintoneは、弊社にとって非常に魅力的でした。価格がリーズナブルだったこともfreeeサインを導入した決め手の一つです。

フルリモート勤務に合った契約締結業務の実現

従来は個人情報の取り扱い同意書や契約書を締結する際、PDFデータの印刷や押印手続きといった手順を踏まなければなりませんでした。

しかし、freeeサインfor kintoneを導入してからは契約締結まで手順が省略され、業務がスムーズに進むようになりました。契約締結後の書類もkintoneとデータを紐付けして簡単に一元管理できるので大変助かっています。

freeeサインの活用機会は月に5〜6件とそれほど多くはないですが、フルリモート勤務を採用している弊社にとって、印鑑不要で契約締結ができるシステムの存在は非常にありがたいです。

▼freeeサイン for kintoneの実際の画面

今後の活用について

freeeサインfor kintoneを活用すれば、kintone上のテンプレートに顧客情報を打ち込むだけで契約書を作成し、freeeサインから相手先に送信することが可能です。印刷の必要がないため、万が一契約内容が変更になったとしても時間をかけずに修正することができます。

今後は社内の業務効率をより一層向上させるべく、freeeサインfor kintoneの活用機会を増やしていくつもりです。freeeサインのカスタマーサポート担当の方と協力しながら、自社仕様にシステムのカスタマイズを進めていきたいですね。

掲載日：2023年7月14日