freeeサイン for kintoneが大量の契約業務にもたらした変化とは

事業内容とkintoneの利用状況

私たちは航空機や船舶、コンテナを対象に、「日本型オペレーティングリース」と呼ばれる金融商品の組成・販売を行っています。事業で高い利益を上げている企業様や投資家の方々には資産を保有していただくことで税の繰り延べ効果の提供を、航空会社や海運会社にはリース料の低減という形で還元を行っています。

kintoneは2020年頃から導入しており、社内システムの一元化に向けて順次機能追加をしてきました。freeeサイン導入時には並行して稟議のアプリ追加も行っていたので、現在進行形でどんどん機能が追加されてきたようなイメージです。

特殊な業務形態ゆえの悩み

弊社が新規案件を受注した際には、出資者と事業者の橋渡しを担う「匿名組合」を案件ごとに設立するため、その都度契約の締結が必要になります。そして、それに伴って契約書の作成業務が発生していました。従来は紙の文書を用いて契約を結んでいましたが、年々増えている昨今、情報管理に関連する業務負担は多大なものになっていました。

kintoneへの連携を前提としたサービス選定

このような状況下で、業務負担の軽減や契約書締結にかかわるコスト削減を行うため、kintoneへ一元化することを前提とした電子契約の導入を目指しました。

サービス選定時の条件は、「電子契約ができるもの」と「kintoneと連携できるもの」の2軸。弊社では、営業管理やコンプライアンスチェック、請求書の台帳管理までkintoneに一元化しています。kintoneに新たな機能を増やすような形であれば、現場の担当者に抵抗なく受け入れてもらえるのではないかと考えました。kintoneに連携して使えるサービスを導入するのは必然的な流れだったのです。

決め手となったのは「価格・導入期間」

kintoneに連携ができる他社サービスとも比較したのですが、最終的には価格と導入期間が決め手になって「freeeサイン for kintone」を導入することに決定しました。kintoneとの連携費用がかからない上に、月額料金もリーズナブルで、短納期だったので、導入のハードルは低かったです。

導入検討時の説明やサポートが丁寧だったのもありがたかったです。1人ではつまずいてしまうような部分についても、何度も丁寧に説明していただきました。

業務がスピーディーに

従来の方法では、契約書を印刷製本して署名や捺印を行って契約先に発送し、必要な部分を埋めて返送してもらっていました。ここまでにかかる期間は、約1週間です。

freeeサインの導入後は、製本や発送、返送待ちの必要がなくなったことに伴い、契約が大変スムーズに進むようになったのを実感しています。契約日のバックデイトをする必要もないので、コンプライアンス面でも安心です。

現場からも喜びの声が上がっています

freeeサインがkintone内で使えるようになってから、「何十枚もの紙を印刷しなくてよくなった」と現場の担当社員から喜びの声が上がりました。

はじめはfreeeサインに慣れるのに時間がかかるのではないかと少し心配でしたが、使い慣れたkintoneへの機能追加という形で導入ができたので、さほど問題ありませんでした。今後操作に慣れると、業務がより効率的に回るようになるのではないかという期待もあります。

いずれは弊社宛に送付された契約書も「freeeサイン for kintone」で一元管理できるようになれば、より円滑に業務を進められるようになると考えています。今後に期待ですね。

※2022年12月時点のインタビュー内容です。

掲載日：2023年05月01日