freeeサイン for kintoneを利用して雇用契約にかかる時間を1件あたり30分短縮

事業内容とfreeeサインの利用状況

私たちは、システム開発やインフラの保守運用、企業様の情報システムを支援するサービスを提供しています。他にも、業務委託という形で各企業様にエンジニアを派遣したり、SaaS間連携が可能な無料登録アプリをリリースしたりしています。

freeeサイン for kintoneを導入したのは2022年です。現在は主に、雇用契約書を締結する際に活用しています。

契約書発行の手順の複雑さが業務負担に

電子契約システムの導入は、雇用契約における締結業務の負担を軽減するためでした。弊社では入社が決定してから正社員になるまでに、有期雇用の期間を設けています。そのため、正社員として雇用契約に至るまでには、雇用労働条件通知書を複数回にわたって発行する必要があるのです。

また、契約書発行の手順が複雑化していることも課題となっていました。Word上のテンプレートに従業員の情報を入力し、印刷後は印鑑を押してスキャン、PDF化させたものをメールで送付するという手順を、契約書が必要になるたびに行わなければなりませんでした。

契約書を1人の社員に対して短期間に複数枚発行することは、保管場所も含めて業務の効率を落としてしまいかねません。これは円滑な業務遂行のために早期に対処しなければならない問題だったのです。

kintoneとの連携を前提とした電子契約システム

弊社ではfreeeサインを導入する以前から、kintoneを社内の基幹システムとして活用していました。従業員情報から顧客情報、案件や売上など、freee会計と紐付けながら社内情報を一元化して管理していました。

元々弊社がkintoneを導入したのは、freee会計と連携が可能な業務システムを探し始めたことがきっかけという背景があります。基幹システムであるkintoneと連携ができるのであれば、電子契約システムはすぐにでも導入したいという状況でした。

決め手は「kintone連携」と「コスト」

freeeサイン導入の決め手は「kintone連携」と「コスト」です。freeeサインの導入当時、すでにkintoneが社内の基幹システムとして浸透していたため、kintoneと連携できるfreeeサインは簡単に活用でき、非常にありがたかったです。

また、システム利用にかかるコストもリーズナブルだったので助かりました。実はfreeeサイン以外にも電子契約システムはいくつか比較検討していました。しかし、どのサービスも高機能になるほどシステム利用料金が高額になります。その点において、freeeサインは必要な機能を備えていながら比較的安価だったので、導入のハードルは低かったです。

1件あたり約30分ほどの時間短縮に成功

従来は雇用契約書や雇用労働条件通知書を送付する際、社員情報の入力や押印手続き、PDF化など複数の手順を踏まなければなりませんでした。

freeeサインfor kintoneを導入してからは、これまで契約書類10枚あたり2時間かかっていた書類作成時間が30分弱に短縮されました。

また、契約締結後のデータ保存をはじめとした後処理作業も、kintoneとデータ連携をしているため必要ありません。平均すると契約1件あたり約30分ほど業務時間を短縮することができたことになります。この効果には、現場も満足しています。

▼freeeサイン for kintoneの実際の画面

今後のさらなる活用に期待しています

業界の商習慣上、顧客との契約書を送付する機会はまだ少ないですが、今後十分活用できる手応えを感じています。

freeeサインfor kintoneを活用すれば、kintoneとアプリを連携させるだけでkintone上の顧客データを契約書テンプレートに転記することができます。契約書もfreeeサイン上で締結でき、返送後の契約書データもkintoneと紐付けされているため情報の一元管理が容易です。

導入当初こそkintoneとの連携に少し苦戦しましたが、カスタマーサポート担当の方がオンラインで画面共有をしながら丁寧に対応してくださったので、安心して導入を進められました。今後は機会があれば、顧客との契約締結の場面でも積極的に使っていきたいですね。

掲載日：2023年7月14日