freeeサイン導入で業務効率化とコストの削減を実現！

事業内容とfreeeサインの利用状況

私たちは経営課題や新規事業の立ち上げなど、企業の事業戦略を総合的にサポートし、経営課題を解決に導くコンサルティングを行っています。プロジェクト単位での事業戦略サポートだけでなく、情報化戦略におけるシステム課題の解決やプロジェクト進行を安定化させる役割も担います。

freeeサインを導入したのは2022年頃です。新型コロナウイルスの影響でテレワークが急速に浸透する中で新しい働き方に対応すべく、社内の既存システムとうまく連携をとりつつ、契約の電子化による業務の効率化を目指しました。

現在は主に、取引先への注文書、注文請書から人事関連の書類などを作成する際にfreeeサインの電子契約機能を活用しています。

取引先企業からのニーズも後押しに

freeeサインの導入には、取引先からのニーズに応えるという意味合いもありました。私たちがfreeeサインを導入した当時は、すでに多くの企業で契約業務の電子化が進んでいました。

そのような状況下で、取引先の企業様から「電子契約に切り替えて欲しい」という声を聞くことも多くなったため、適切なシステムや方法を模索するようになったのです。

既存システムとの連携を前提としたサービス選定

新たなシステムの導入時には、契約書作成の担当者に業務負担がかかることが予想されていました。そこで、システム導入時の業務負担を軽減させ、スムーズに浸透させるため、「既存システムとの連携」が可能であることを条件に電子契約システムを選定することにしました。

また、システムを原因とするデータの漏洩やトラブルが生じては会社の信用問題にも関わるため、セキュリティ対策も重視していました。また、契約書の信頼性確保や持続性なども判断材料にしています。

決め手は「汎用性」と「使いやすさ」

freeeサインを導入する決め手となったのは、電子化ができる文書の豊富さとシステムの使いやすさです。freeeサイン導入前から、すでに私たちの業務ではfreee会計やfreee人事を導入していました。そのため、freeeサインの操作方法に迷うことはありませんでした。将来的には、より多くの場面でこれらのシステムを活用できると思っています。

感覚的にシステムを操作できる点もありがたかったです。万が一使い方がわからなかったとしても、ヘルプデスクサービスを活用することができるので、とても心強いです。

また、比較検討の際、freeeサインを導入することで削減できる作業コストや金銭面でのコストを算出していただいていたことで、スムーズに社内決裁をとることができました。

業務の効率化とコストの削減を実現

従来の業務フローでは、社内におけるアナログな手続きに加えて、相手方へ書類を送付する時間的・人的コストも発生していました。スムーズに契約作業が進められず、一つのやりとりに多大な時間と労力がかかっていました。

freeeサインを導入してからは、リードタイムの短縮だけでなく、過去に作成した書類の保管・管理の効率化も実現できています。書類を電子化することによる印紙代や郵送費用などのコストも大幅に削減できたので、大満足です。

現場・取引先からも喜びの声が上がっています

契約書の押印作業がクラウド上で完結するようになったことで、契約業務のためだけに出社する必要がなくなりました。契約締結までの時間も大幅に短縮されたことで、業務も効率的に進められるので、現場からは喜びの声が上がっています。

疑問点があった場合は、チャットサポートに相談することですぐに回答をいただくことができるのも好評です。

取引先の担当者様からも「契約業務が簡単になり、非常に助かっている」というお言葉をいただきました。印紙代や押印・郵送作業などの人的コストを大幅に削減できたことは、会社としても価値があったといえます。

また、機能面については常に改善がなされているので、今後にも大きく期待しています。