他社と徹底比較したから分かるコストに見合った充実の機能

事業内容について

アルバイト求人サイトのマッハバイトを筆頭に、人材領域と不動産領域においてインターネットメディアを展開しています。また、現在は事業モデルの多様化を図るため、既存事業とは異なるモデルを志向しており、自社開発もしくはM&Aを積極的に行っています。2年以内に複数の新規事業立ち上げを目指し、体制を拡充し、開発スピードを加速させています。

電子契約サービス導入のきっかけ

2020年1月～6月の間に全社で電子契約サービスを導入する話が進んでいました。そのような状況の中、2020年3月頃から新型コロナウィルスが流行し、従業員の健康リスクを考え、在宅勤務へとシフトチェンジすることになりました。

しかし、契約書締結業務は押捺が必要であり、リモートで行うことができないという課題がありました。当該課題を解決するため弊社内で電子契約サービスの導入を迅速に進めることになりました。

freeeサイン導入の決め手は、「承認権限設定」

freeeサインを導入した決め手は、承認権限設定です。弊社では契約書の締結をする際に社内で承認を得る必要があります。他社の電子契約サービスも検討しましたが、契約書締結前に社内の承認を必須とする機能を利用するためには、基本契約にオプションを追加しなければならず、かつオプションにかかる費用が想定していたよりも高額であることが分かりました。
そのため、freeeサインの導入を検討し始めました。

多数の電子契約と比較して分かったこと

freeeサインを含む電子契約サービスを何社かトライアルで実際に使用し、freeeサインを利用することに決めました。freeeサインの良かった点は、承認権限や閲覧権限設定の柔軟さ、弊社に適したアカウント数の提案、検索項目設定を自由に追加できること、サポート体制でした。
特に承認権限設定では、外部に送信する前に弊社内の承認者による確認を必須化できるため、一般職メンバーを巻き込んだアカウント運用がスムーズに行えました。また、承認者の多い複雑なワークフローも、freeeサインでは申請者がワンクリックで設定することができるため、その操作性にも魅力を感じました。

導入の後押しになったのは手厚いカスタマーサポート

また、継続的に使用できるサービスを導入することを前提としていたので、サポート体制がしっかりしていたのも良かったです。freeeサインの使い方だけでなく、導入を進めるためのサポートなど、弊社に合わせたサポートがあり安心できました。
サポート体制は本当に素晴らしく、何か問題や困ったことがあって連絡するとすぐに対応してくださり、大変助かっていると共に、感謝しております。

金額面においても様々な機能をfreeeサインのProプランでは、月額で使用することができ、良かったです。契約書締結だけに的を絞るのではなく、契約書締結業務の全ての工程で弊社にマッチした機能が使用でき、納得のいく価格であったのはfreeeサインでした。

導入にあたって苦労したこと

導入にあたって、社内の理解を得ることに苦労しましたが、freeeサイン導入の利点を根気よく説明し導入にいたりました。当初、法務グループ内ではfreeeサインの魅力は把握していましたが、他部署を巻き込んで全社でサービス切り替えを進めていく必要があったため、始めは苦心したことを覚えています。

社内導入を推し進めることができたポイント

契約書の締結者と管理者では電子契約サービスに対しての観点が違うので、契約書締結だけの利便性だけでなく、契約書を管理するまでの契約書締結業務の全ての工程で弊社にあったものを導入する必要性を一つ一つ説明していきました。

議題を、freeeサインの営業担当と共有し、弊社の場合はどのように解決すべきか、また説明の仕方やポイントまで検証しました。その際には、電話だけでなくメールでやり取りをし、記録を残しておくことで、後に社内で説明する際に役立ちました。

運用を軌道にのせるための工夫

運用を軌道にのせるためには、トライアルで感じた疑問や、実際に使用する事業部の方にアンケートを実施し、課題を洗い出しました。また、freeeサインの使い方や機能、Q&Aを一から社内ドキュメントに画像付きで作成しました。

導入当初は、毎週質問がありましたが、今では月に1回あるかないかまで減りました。社内ドキュメントの作成は時間がかかりましたが、結果的に運用までのリードタイムを大幅に削減することができました。

また、zoomを使って社内勉強会なども開いたことにより、社内の使用者も使いやすさを実感できております。現在は、30人ほどが契約書作成業務でfreeeサインを使用しており、社内承認を含めるともっと多くの社員が使用しています。

freeeサインで解決したこと

大きく改善できた点は次の2点です。1、契約書締結までのリードタイムが大幅に短縮。2、契約書の管理業務の負担が軽減。

以前は契約書締結までに一週間ほどかかっていたものが、早いとその日のうちに社内承認がおり、お相手によっては同日に締結できるので、最短1日で完了することもあります。また、契約書の管理をfreeeサイン上でできることも大きな魅力の一つです。前は総務グループで全ての契約書を管理しており、各事業部から依頼を受けるたびに契約書のデータを送付していました。

しかし、freeeサインに切り替えたことで、フォルダ作成・閲覧権限の設定ができるようになったため、各事業部の担当者がfreeeサイン導入後に、freeeサインで締結した契約書に直接アクセスすることができるようになりました。

ハンコ文化と新しいサービス

日本はいい意味でいうと伝統を重んじますが、悪い意味でいうと現状に縛られがちなところがあり、新しい概念を受け入れにくい文化があると思っています。

しかし、新しい概念であったとしても合理的に判断し、良いものなら、受け入れていくべきではないかと個人的には思います。
先日、電子契約サービスがメジャーになるにつれハンコ業界はどうなる？といった趣旨のニュースを見ました。当事者にとっては死活問題であり、全くの他人である私が偉そうに語れることではないのは、重々承知しております。

しかし、最近の世の中の移り変わりは激しく、変化する環境に対応していかなければなりません。ピンチこそ、新たなビジネスモデルが生まれるチャンスだと個人的には考えております。電子契約サービスはこれから益々市場拡大すると感じているので、市場の活性と共に、今後のさらなるサービス向上に期待しています。