freeeサインfor kintoneで、より効率的な営業スタイルを確立

事業内容とfreeeサインの利用状況

私たちは法人や団体のお客様に向けた旅行の企画・提案サービスを行っている旅行コンサルタント会社です。「思い出づくりのコンシェルジュ」をコンセプトに旅行やイベント、スポーツ大会といった、お客様の思い出づくりを支援するサービスを国内、海外旅行問わず展開しています。

freeeサインを導入したのは2022年頃からです。以前から活用していたkintoneと連携しながら、現在は主に旅行の契約書である申込書の作成にfreeeサインの電子契約システムを活用しています。

コロナ禍で営業スタイルの方針転換が必要に

コロナ禍以前、電子契約システムの導入は正直あまり考えていませんでした。しかし、新型コロナウイルスの流行によってオンラインミーティングが世間に広まったことをきっかけに、電子契約システムの導入を検討するようになりました。

これまで弊社では申込書の作成を紙ベースで行っていました。多いと担当者単位で年間に2〜300枚、繁忙期には月3〜40枚ほど発生する申込書の作成業務は、営業マンにとってはかなりの負担になります。また、これまで弊社でのお客様対応は、基本的に対面形式のみで行っていました。そのため、打ち合わせのたびにお客様の元まで足を運ぶのは当たり前でした。

しかし、新型コロナウイルスの流行によって対面での接客が困難となり、従来の営業スタイルの方針転換を余儀なくされます。旅行会社では契約を締結する際、申込書による合意の他に旅行条件書の読み合わせをお客様と共に行う義務があるため、コロナ禍では契約締結がボトルネックとなりました。

コロナ禍で仮に電話で読み合わせをしたとしても、内容確認後の書類送付となるため、従来より余分に時間がかかってしまいます。電子契約を使えば、オンラインで説明後その場で確認・合意作業が可能なため、業務効率化や顧客満足度向上に一役買っています。

サイボウズデイズへの参加がfreeeサインfor kintone導入のきっかけに

案件情報の共有のため、弊社では2018年ごろからkintoneを社内システムとして導入しています。

案件・顧客情報を管理していく中で、社内情報をkintone一つで管理したいと考えるようになりました。また、それと同時期に社内で電子契約システムの導入が決定されたことで、kintoneと連携のできる電子契約システムを探すことになりました。

freeeサインの導入を検討し始めたのは、kintoneの運営企業であるサイボウズが毎年開催している「サイボウズデイズ」に参加したことがきっかけです。イベントに参加し、さまざまな方のお話を聞く中で、kintoneとの連携が可能な「freeeサインfor kintone」の存在を知りました。kintoneとの連携を前提として電子契約システムを検討していた弊社にとって、シームレスに連携できるfreeeサインは非常に魅力的でした。

kintone連携を含めた使い勝手とコストが導入の決め手

freeeサイン導入の決め手は、kintoneとの連携を含めた「使い勝手の良さ」と「コスト」です。電子契約システムの導入にあたり、freeeサイン以外のサービスも比較検討していました。しかし、高品質なサービスになるほどコストが高額になること、そして何よりkintoneとの連携が難しいことがネックとなっていたのです。

だからこそ、kintoneとの連携ができ、かつコストも比較的安価なfreeeサインは、弊社の条件にぴったりなサービスだと感じました。またサービス導入のトライアル段階から、ITにあまり強くない弊社社員を含めて皆が滞りなく活用できていたのも、導入の後押しになりました。

freeeサイン for kintoneで関連業務の時間的コストを2時間分削減

freeeサイン for kintone導入前までは、社内で情報共有がなされておらず、営業職が申込書作成から管理までを一気通貫で行う必要がありました。加えて、弊社では基本的に対面で申込書や旅行条件書の読み合わせを行います。営業職は案件ごとに現地まで移動しなければならず、人的・時間的コストの負担が案件数の増加とともに膨らんでいました。

freeeサイン for kintoneを導入したことにより、申込書の締結における業務時間が一案件につき2時間ほど削減され、業務効率が向上したことを肌で実感しています。これまで手書きだった申込書の旅程や人数などの詳細事項も、kintone上で旅行情報を入力するだけで完結します。入力された情報は既存テンプレートに反映されるため、出力されたデータをfreeeサインに送信すれば先方に送ることも可能です。

また、作成した申込書の情報はkintoneの案件管理に自動で保存されるため、案件情報の社内共有が容易になっています。案件情報の共有によって、今後、営業職と管理職との間での業務スキームも改善していく方向で進んでおります。

現場からも喜びの声が上がっています

導入前は社内に浸透するかという点において少し不安がありましたが、こちらから使用を促すこともなく、今ではほとんどの営業マンがfreeeサインを活用しています。トライアル期間に社内で模擬的に電子契約システムを活用したところ、契約締結業務が楽になったことに大盛り上がりでした。

また、ここは盲点だったのですが、お客様からも契約データをシステムで管理していることで、信頼感が上がるとのお声もいただきました。電子データで申込書を保存できるため、紙媒体と比べて紛失のリスクもかなり低くなり、お客様目線でも大きなメリットが生じています。

最近ではようやくコロナ禍が落ち着き、落ち込んでいた案件数も回復傾向にあります。申込書を締結する機会も増えるので、「freeeサイン for kintone」は今後ますます欠かせない存在になっていきそうです。

掲載日：2023年06月02日