業務負担が三分の一に！freeeサイン for kintoneの導入で変わる契約締結業務

事業内容とfreeeサインの利用状況

私たちは、ヘルスケア業界における人材支援サービスを提供している情報商社です。医療介護福祉領域におけるすべての事業者様に向けて、弊社が運営している求人サイトにて集客を支援するサービスを行なっています。また、人材紹介業におけるシードステージ・アーリーステージにある企業様に向けた企業支援サービスも展開しています。

freeeサイン for kintoneを導入したのは2022年頃です。kintone自体はサービスリリース当初の5年ほど前からクライアント情報の管理ツールとして活用していました。freeeサイン for kintoneは、主に求人サイト内の情報を使って広告運用のご提案をされる会社にサイトシステム内のデータ開示をする際と、人材紹介会社様と契約を締結する際に利用しています。

メールでのやり取りが相手先にも負担に

電子契約の導入は、人材会社様との契約締結フローをよりスムーズに進行するために行いました。従来の契約締結は、申込書をPDF化したものをメール上でやりとりしていました。相手先ではPDFを印刷して手書きでサインをした後、さらに書類のスキャンをしなければならず、かなりの手間がかかっていました。

弊社としても業務委託等で契約書を結ぶ場合、実物を手元に残すためにメールと郵送の両方で送付する形を取っていました。契約書保存のためとはいえ、年におよそ10件ある契約書の郵送作業は業務の負担となっていたため、業務の効率化のために電子契約システムの導入を検討するようになりました。

電子契約システムの最大のネックは「コスト」

電子契約システム自体は、お客様からの要望やコロナウイルスの影響で活用しはじめた企業が増えてきているように感じていました。しかし、電子契約システムの多くは導入や継続に多大なコストがかかることから、導入をためらっていたのもまた事実です。

申込書を含めて月に10件ほどの活用機会の中で、果たして求めている費用対効果は得られるのかがわかりませんでした。結局、電子契約システムの導入を検討してから2年ほどは、踏ん切りがつかず、いずれのシステムも導入には至りませんでした。

決め手は「kintoneとの連携」と「コストパフォーマンス」

freeeサインを導入する決め手になったのは「kintoneとの連携」と「コストパフォーマンス」の2点です。freeeサインの導入以前から、すでに弊社ではkintoneシステムの活用が進んでおり、顧客管理のツールとして社内に浸透していました。そのため、システム導入から余計な手間をかけず顧客情報と紐付けることができるのはありがたかったです。

また、システム自体がリーズナブルだったことも非常に魅力的でした。電子契約システムの導入に向けて1番ネックになっていたのがコスト面です。他社のシステムと比較してもfreeeサインはリーズナブルだったため、存在を知ってから導入に至るまで、そう長くはかかりませんでした。

契約締結に要する時間が三分の一に

従来は契約書を締結するにあたり、契約書作成に加えて相手方へ書類を郵送する手順を踏む必要がありました。締結までに時間がかかることはもちろんですが、PDFデータのスキャンをはじめとした面倒な作業が相手側でも発生してしまっており、契約書の返送までにご負担を強いてしまっていました。

freeeサインfor kintoneを導入してからは、30分程度かかっていた契約書の作成業務が10分ほどに短縮され、契約締結までにかかる期間も約三分の一にまで削減することができています。また従来まで必要だった契約書返送の確認連絡も不要になり、大変満足しています。

▼実際の利用画面

現場・取引先からも喜びの声が上がっています

現状はテスト段階のため社内でも5人ほどの活用に留まっていますが、契約の締結が楽になったと現場から良い反応をもらっています。

freeeサインfor kintoneであれば、kintoneとアプリ連携しているためkintone上の顧客データをfreeeサインに転記して送信するだけで済みます。返送されてきた契約書も元データに紐づけられており、一元管理することができます。

電子契約システムの使用について、お客様から特に質問をされることなくスムーズに契約が進むのも嬉しいですね。使用感が良くUIがわかりやすいことが、円滑な対応につながっているのかもしれません。今後はNDAや業務委託契約など、活用シーンをもっと増やしていきたいです。

掲載日：2023年7月14日