freeeサインで契約締結の90%を電子化することに成功

事業内容とfreeeサインの利用状況

私たちは様々な建物の空気調和・給排水衛生といった設備の設計・施工、メンテナンスや上下水道工事、工場、病院等の特殊設備などを手がける総合設備エンジニアリング会社です。

freeeサインの導入は、2022年の2月から始めました。現在は、建物建設にあたっての請負工事契約や機器発注の注文書にfreeeサインの電子契約システムを活用しています。

締結までのリードタイムが業務フロー全体の進行を鈍化させていた

電子契約システムの導入は、契約締結までのリードタイムを短縮したいと考えたことがきっかけでした。弊社は、建物を建設するにあたり、北海道や名古屋など日本各地の企業と請負工事契約を締結しています。紙媒体で契約を結ぶ際に要する郵送期間は、契約だけでなく案件全体の業務フローの遅れにつながっていたのです。

コロナウイルスが流行したタイミングで、テレワークでも承認フローを効率的にできる電子契約システムの導入を検討するようになったのです。

膨大な案件量にも対応できるサービスを

建物設備を手がけるにあたっては、注文書、注文請書、約款、見積書など、一案件で10枚ほどの書類を保管する必要があります。弊社では、月平均250件ほどの注文書を発行しており年間3万枚ほどになる注文書を紙媒体で保管した場合、保管コストが膨大になるのはもちろんですが、情報検索にも時間がかかりスムーズな業務進行の妨げになっていました。

注文請書が返送され、インデックスをつけファイリングして管理するといった業務フローには不便な点があり、契約業務フローの効率化の実現には、電子契約システム上で情報を一元管理できる環境整備が求められていたのです。

▼実際のfreeeサイン画面

決め手は「コスト」

freeeサインを導入する決め手となったのは「コスト」です。弊社には、毎月平均250件ほど契約機会があります。利用料金が月額定額制であるfreeeサインは、案件数が多い弊社にとって費用対効果に優れていたため、導入時のハードルも低かったです。

また、契約締結に関する書類を一元管理できることも非常にありがたかったです。注文書や注文請書などの契約書類を案件ごとにデータ管理するとともに、添付資料として約款をはじめとした他資料もまとめて管理することができます。電子契約システムの導入にあたって大手会社を4社ほど検討しましたが、最もコストパフォーマンスに優れていたfreeeサインを導入することに決めたのです。

導入後3ヶ月で契約書業務90％の電子化に成功

従来は郵送にかかる時間・業務量にコストがかかり、契約書の締結が業務全体への大きな負担になっていました。

freeeサインを導入してからは、最短で当日、長くても1〜2日で契約締結が可能になり業務の効率化を実現することができています。

導入後3ヶ月で注文書の約90%をfreeeサインで電子化し、担当部署の残業時間も減少するなど社員の働く環境を改善に向けた手応えを感じています。

freeeサインがきっかけで取引会社様の負担軽減

freeeサインの導入がきっかけで取引会社様の負担であった収入印紙代が削減できたり取引会社様の電子化にも寄与する事ができました。弊社だけではなく取引会社様とWin-Winな関係を築く事ができました。

freeeサインの導入は、契約書管理を担当する社員だけでなく承認フローに関わる管理職の業務負担の軽減にもなりました。電子契約による脱ハンコが一部ではなく会社全体の利益向上に寄与していることを日々実感しています。

ほかにも社員からは契約書業務で紙に触れる機会が激減したことで、手が荒れなくなったとの面白い報告ももらっています。ストレスを感じる機会を減らし、社員がそれぞれ100%のパフォーマンスを発揮できる職場づくりをこれからも目指していきたいですね。

掲載日：2023年10月18日