freeeサイン for kintoneで契約書業務にかかる時間を3分の1に削減

事業内容とfreeeサインの利用状況

私たちは、住宅の建設に伴う水道工事や宅地の造成、外構工事を行う会社です。ライフラインの整備や土地の基礎作りを通して、人々の暮らしを支えています。

freeeサイン for kintoneを導入したのは2023年の年明けからです。現在は主に、工事を行って頂ける外注業者様と発注書や請書を交わす際に、freeeサインの電子契約システムを活用しています。

書類送付方法の多さが業務の負担に

これまで、発注書のデータはエクセルで管理していました。そして書類送付時には、PDFを印刷して郵送したり、FAXやメールで送付したりと相手先によって送付方法を変える必要がありました。

また、相手先から返送される請書の媒体や形式もまちまちです。データで管理するにしても、相手先によって手順が異なるため、業務フローが複雑化してしまっていました。

kintoneと連携が可能な電子契約システムを検討

弊社では、2022年から社内システムとしてkintoneとfreee会計を導入しています。kintone上で発注書や請書、見積書などを管理するとともに、freee会計とデータを紐付けして外注費や請求書といった工事にまつわる台帳ツールとして活用していました。

社内システムとしてkintoneとfreee会計を選んだのは、両ツールで連携ができるメリットの大きさを感じたからです。更なる業務の効率化に向けて、新たに導入する電子契約システムもkintoneと連携できるものを探していました。

▼実際の画面

決め手は「kintone連携」

freeeサイン導入の決め手になったのは「kintone連携」ができることです。freeeサイン導入時、工事関連のデータ管理システムとして社内ではkintoneが浸透していました。

サービス利用開始からすぐにkintoneと連携ができるfreeeサインは、業務も滞ることなく非常にありがたかったです。

導入に際して自分達にとってどのサービスプランが最適なのか悩みましたが、スタッフさんに懇切丁寧に説明していただいたことで、弊社にぴったりなサービスプランを選択することができました。

業務時間が導入前の3分の1に

これまでは発注書を送付する際、エクセルからデータをPDFにし、紙やメール、FAXなど相手先に合わせて送付方法を変えなければなりませんでした。

freeeサインfor kintoneを導入してからは、送付手段がfreeeサインに統一され、郵送業務も削減することができています。

月に30件ほど発生する発注業務も、1件あたり15分ほどかかっていた作業時間が5分になるなど、業務量が3分の1にまで短縮され、業務効率化に向けて確かな手応えを感じています。

さらに相手先が印紙を貼って郵送する作業がなくなったことで手間・コスト削減になり、freeeサインの導入は双方のメリットになっています。

今後のさらなる活用に期待しています

現在はシステム導入から間もないこともあり、kintone上のデータを出力してfreeeサインで文書を作成する、といった活用方法に留まっています。kintoneとアプリを連携させれば、kintone上の顧客情報を契約書テンプレートに転記できる、といった機能も伺っているので早く使ってみたいですね。

今後はfreeeサインfor kintoneの機能をフル活用しながら、業務の効率化を目指していきたいです。

掲載日：2023年7月14日