電子契約サービスを活用して柔軟な働き方の実現

事業内容について

従来の税務・会計業務のみならず、クラウド会計などを利用して、お客様が必要な数字をタイムリーにご提供、その数字を活用した財務又は経営コンサルティングを行っています。

発生する契約書としては、約6割が所外向けの顧問契約書となっており、月4～5枚程度と定期的に発生いたします。残りの約4割は所内向けの雇用契約書で、こちらは数は多くないですが、イレギュラーに発生いたします。

融通が効かない出社状況を改善したい

電子契約サービス自体は、「いつかは導入したいよね」と以前から所内で話は挙がっていました。ただ、本格検討にまでは至っていなかったのですが、新型コロナウイルスによる緊急事態宣言が発令された際に状況が大きく変化し本格検討が始まりました。

これまでは契約業務は紙で行っていたため、押印作業をするにあたり代表印を押印するために、総務が所長の出勤予定に合わせて出社をしておりました。
出社の頻度自体はそこまで多くはないものの、突発的に対応が必要となる場合もあるので、そうなると在宅勤務を予定していたのに、どうしても出社をしなければなりませんでした。

押印のためだけに出社するという点をどうにかして改善したいと考えたことや、併せて印紙代を削減したいと考えたことから電子契約の導入検討を開始しました。

導入のハードルの低さが安心感に

サービスの比較・検討段階では、正直自分のリサーチ力に自信が持てておらず、導入して自所に本当にプラスになるのかと不安な点がありました。

その中でも重視した観点は「作業効率が改善されて楽になるか」「低価格での導入が可能か」という2つです。
前者に関しては、Wordテンプレート機能がある点とフォルダ管理ができる点に魅力を感じました。
弊所ではGoogle Documentを利用しているため、将来的な活用を考慮した際に非常に便利だと思いました。また、管理の手間を考えた際もフォルダで管理できることが必須だと感じました。

後者に関しましては、freeeサインの課金体系や月額料金の低さが決め手となりました。
比較していた他サービスは、月額料金に加え従量課金制を取っており、上記のような不安がある中では、導入に対するハードルが高いと感じてしまいました。
一方でfreeeサインは現在利用しているLightプランが月額4,980円（税抜）とリーズナブルで、定額課金制のため月々のコストが安定しており、スモールスタートをさせることができます。そのため安心して利用をすることができると考えました。

最終的な決裁権は弊所の代表にあるのですが、上記のようなメリットを説明することで納得感を持って導入するに至りました。

柔軟なリモートワーク環境の実現

freeeサイン導入後は、場所を問わずにどこからでも契約業務をすることが可能なため、リモートワークをできる頻度も増えました。その結果、課題を感じていた「押印のための出社」も無くなりましたので柔軟に働くことが出来ています。

また、不明点があり質問をさせていただいたときも、カスタマーサポートの方からスピーディーに返信をもらうことができ、大変助かりました。印紙を買うことも無くなりましたので、費用削減にも繋がっています。

まだまだ改善をしてほしい点はありますがfreee会計との今後の連携機能や利便性向上にも期待しております。

電子化の状況と電子化への想い

提携先は電子契約を導入している企業もありますが、士業という業界で見るとまだまだ電子化は進んでいない印象があります。

恐らく漠然とした電子化への不安があるのでしょう。ただ、この不安も具体的な導入イメージを想像したり、サービスのサポート体制が手厚ければ解消されていくのではないかと思います。

弊所もまだ全体の文書の一部は電子化が出来ておりません。場合によっては紙で対応していることもありますが、工夫をすれば大半は電子化をすることが可能だと思います。
今後はそういった部分も効率化を図っていきたいですね。