30分が5分に！
freeeサイン for kintoneで契約業務の効率を大幅改善

事業内容とkintone、freeeサインの利用状況

弊社は、全国の中小企業に事業再生や経営改善のご支援を行っている経営コンサルティング事務所です。
ものづくり補助金関連の支援、資金調達支援、事業計画の構築、セミナーの講師など多方面からお客様のご支援をしております。

kintoneは、補助金案件の期限管理などの案件管理がメインで、その他にも経費精算、日報、問合せ管理、労務管理などを一元化しています。

freeeサインでは、お客様との補助金業務請負契約を年間で400件ほど締結しています。

契約書の作成と管理にコストがかかる

弊社では、上記の契約に関する業務をメンバーが各々お客様とやり取りをしています。

freeeサインの導入以前は書面での対応だったのですが、書類作成から郵送までの時間的コストと管理的コストが課題でした。

紙での契約業務の場合、契約書を製本して押印、返送用封筒も付けて郵送するという作業が発生します。
1つの契約書を郵送するまでに最低でも30分かかるので、月に延べ15～16時間かかっていました。
また、管理の観点からも、契約書ごとの進捗状況の把握がしづらく「あのお客様の契約どうなっていたっけ？」となってしまったり、締結後の契約書を保管するスペースが増えていくなどの課題を感じていました。

優先順位は連携のしやすさ＞サービスの利便性＞低価格

元々、電子契約自体は知っていたので、上記の背景を受けて導入を検討しはじめました。
ただ、大前提としてkintoneに管理を集約したかったことから、kintoneと連携している電子契約サービスを検討していました。 複数のサービスを比較検討する際、kintoneとの連携のしやすさ、サービスの利便性、費用の順番で優先順位を付けていました。

まず、freeeサインはマニュアルの情報量が非常に充実していました。
サンプル画像も見ることができたため、連携のイメージをもったうえで検討することができました。

また、利便性については、freeeサインを試しに利用した際に画面設計が非常にシンプルで、直感的に扱うことができました。
「これなら使えそうだ」と思えるくらい使いやすかったです。

最後の費用についても、弊社の規模に合わせて半分以下の金額で導入できました。
他のサービスは月額の料金に加えて初期費用がかかるため、導入に高いハードルがありました。
freeeサインは初期費用もかからず、月額の料金も抑えることができたため、導入ハードルが低いことが導入の決め手になりました。

30分以上かかっていた作業が5分に

freeeサインの導入後は、契約業務をkintone上でコストをかけずに実現することができました。

1通あたり約5分で作成から送信まで完了するようになりました。
以前と比較して、契約業務にかかる時間を8割以上削減することができました。

管理コストに関しても、紙が発生しないのでスペースを新たに追加する必要がありません。 長く利用していけば、その分契約書の数も増えていくのでよりメリットを感じるでしょう。

また、契約書の進捗を簡単に管理することができるようになり、わざわざ「この契約、どうなっているっけ?」と確認する必要がなくなりました。契約締結の有効期限が近づくとリマインド機能で通知されるため、契約が未締結のまま業務が進行してしまったなどの抜け漏れの防止につながっている点も大変便利です。

万が一困ったときにも、サポートのフォローが非常に丁寧で、サービス全体の信頼度が高いと感じています。

今後への想い

電子契約導入前は、お客様が電子化することに抵抗がないかと心配しておりました。
しかし、導入してみると、そのようなことは全くありませんでした。
弊社のような課題を持っている同業の企業様も多いのではないでしょうか。
弊社では今後も業務効率改善につなげていければと考えております。

掲載日：2022年12月13日