freeeサインの導入で業務効率化と情報の一元化を実現、契約管理がスムーズに。

事業内容とfreeeサインの利用状況

私たちは「社会課題の解決で世の中に恩返しをする」を経営理念とし「家族が心の介護に向き合い、高齢者が笑顔で居る社会」の実現を目指し、シニアホームの紹介サービスやシニアホーム運営コンサルティングを行っています。

freeeサインの導入は2023年10月の株式上場を前にした2021年頃でした。導入の目的は、それ以前から使っていたSalesforceとの連携によって、シニアホーム運営事業者様等からの申込みや契約にかかる業務を電子化によって効率化することです。上場にあたって内部統制を強化する狙いもありました。

メインとなるfreeeサインの利用シーンは、Salesforce上に登録した案件に関する申込書の受諾および契約締結です。

押印のための出社と迷子ファイルが課題

電子契約サービスを導入した背景には、コロナ禍がありました。在宅ワーク中に押印するために出社したり、出社したものの書類が届いていなかったりなど、非効率なことが多く生じて「すべて電子で進めたい」という声が強くなりました。

効率化のためだけでなく、契約書をすべて電子化してクラウドで保存したいという意向もありました。従来は紙面で締結した契約書をPDF化してパソコンのフォルダに入れていましたが、担当者ごとにフォルダができてしまって、管理者が契約書の所在を見つけられない、いわゆる「迷子ファイル」になってしまうケースがあったためです。

すべての担当者の契約書を一元管理するシステムが必要

どの電子契約サービスを選ぶかの基準は、「担当者が自由にアカウントを作って自分のフォルダに契約書を入れてしまう」ことができないシステムであることでした。ひとつのサービスですべての書類を一元管理できるシステムが条件になりました。

運用の費用も、もちろん選定基準の1つでした。使用するメンバー分のアカウント維持にかかる費用が弊社にとってリーズナブルでなければ採用できません。

上場を目指すフェーズで内部統制の強化に役立つfreeeサインを選択

freeeサイン導入の決め手になったのは、機能とコストのバランスが「ちょうど良い」プランがあったことです。

以前使っていたクラウドサインサービスからfreeeサインに切り替えるにあたっては、上層部からコストについての懸念がありましたが、「多少コストは上がるものの、上場に向けて内部統制を強化するために必要な費用」と説明し、承認を得られました。

人的コストの削減とヒューマンエラーの解消

freeeサインを導入したことで、Salesforceに登録された情報が申込書に自動で載るようになり、手入力にかかる人的コスト削減やヒューマンエラーの解消ができたのが一番の効果でした。管理データ内には会社名が同じだったり紛らわしかったりというものもあるため、情報が間違いなく入ってくれるのはとても助かりました。

申込書や契約書の数は月間100通を超えるので、ひとつひとつ圧縮フォルダにして、パスワードをかけて、メールに添付して…という手間がなくなり、Salesforceから直接送信できたのもありがたかったです。

契約先から「パスワードがわからない」という問い合わせがなくなり、急ぎの案件は即日契約を結ぶことも可能になりました。

内部統制の面では、freeeサインでデータ化することで重要契約を正確に管理できて、担当者がいつでもすぐに確認できるようになったのが大きかったといえます。

今後はfreee会計との連携を強めていきたい

現在、私たちはfreee会計も利用しているため、今後はfreee会計とfreeeサインを連携することで、より効率的に契約業務を行いたいと考えています。具体的には、freee会計で契約書の申請をして、その画面でfreeeサインの押印申請ができるようにしたいと思っています。人事担当との相談が必須になりますが、将来的にはfreee人事労務との連携もするかもしれません。

掲載日：2023年12月19日