業務フローをシンプルに！freeeサイン for kintoneで変わる契約締結業務

事業内容とfreeeサインの利用状況

私たちは、VR・ARやインフルエンサー、メタバースなど、時代のトレンドをBtoB、BtoC向けにソリューションを提供するクリエイティブカンパニーです。インフルエンサーとタッグを組んで行う企業のPR活動や、SNS・Youtubeを活用したVR・ARビジネスソリューション、SaaSの運営や受託システム開発などの事業を展開しています。

また、弊社では料理・食べる・旅のコンテンツを通して「食」の楽しさを世の中に広めるインフルエンサーマーケティングにも取り組んでいます。自社直営のYoutubeチャンネルやインフルエンサーと各自治体がコラボレーションすることで、地域活性化の促進に努めています。

freeeサイン for kintoneを導入したのは2023年の3月です。現在は主に、SaaS開発での企業間の契約書締結やシステム開発・web制作をする際の業務委託契約、外部インフルエンサーの支払い関係や社員の雇用契約書など、社内における事務業務の多くのシーンでfreeeサインの電子契約システムを活用しています。

業務フローの煩雑化がアプリ化を進めるきっかけに

電子契約システムの導入は、バックオフィスフローを改善する狙いがありました。契約書をはじめとした書類作成業務は、従来Googleなどの他ツールを使って行っていました。しかし、社員数が増えるにつれて本人申請や承認許可などの業務フローが複雑化し、業務に滞りが出る場面が多くありました。

また、社内情報を複数のツールで管理していたことにより、情報の一元化ができていないことも問題でした。社内の業務効率化を実現するため、煩雑な業務の体系化を進めると同時に電子契約システムの導入を検討するようになったのです。

kintone連携を前提とした電子契約システムの検討

弊社では、電子契約システムよりも先にkintoneの導入を決めていました。契約書や雇用契約書といった事務手続き関係の情報を一元化し、煩雑な業務フローを改善できるシステムの導入は、業務効率向上に欠かせない要素だったのです。

そしてkintoneを事務業務の基幹システムとする以上、kintoneとの連携機能は導入する電子契約システムにおいて必要不可欠な条件でした。

決め手は「kintone連携」と「コスト」

freeeサインを導入する決め手になったのは「kintone連携」と「コスト」です。kintoneを社内システムとして活用することが決定していた弊社にとって、アプリ同士を連携させることで手間をかけずにデータの紐付けができるのはありがたかったです。

また、サービス利用コストがリーズナブルだったことも導入を決めた一つの理由です。電子契約システムを導入するにあたっては、5〜6社ほど社内で検討しました。弊社の最優先事項であるkintoneとの連携をプラグインの利用料金だけで実現できるfreeeサインは、非常に魅力的な電子契約システムでした。

送付パターンの統一化で業務フローもシンプルに

これまで、契約書を締結する際の送付パターンは、紙やメール、PDFなど先方によって多種多様でした。同じ契約締結であっても業務フローが異なることで、余計な手間がかかってしまっていたのも事実です。また、返送後の元本も紙で保管しなければならず、場所の確保も必要でした。

freeeサインfor kintoneを導入してからは、相手先にかかわらず送付パターンを電子契約に統一できるようになりました。kintoneで管理している取引先情報を契約書テンプレートに転記するだけで書類を作成できるので、煩雑になっていた業務フローもシンプルにすることができました。

導入から半年しか経っていませんが、使用しているテンプレートの数は10種類ほど、活用機会は月に少なくとも数十件はあります。それだけ社内システムとして浸透して、業務を効率化できているので大変満足しています。

▼freeeサイン for kintoneの実際の画面

今後の更なる活用機会の増加に期待しています

現在は、freeeサインの電子契約システムを約10人、kintoneの情報管理機能を全社員が使うなど、freeeサインfor kintoneは社内システムとして必要不可欠な存在です。

また、契約書の保管に関してもfreeeサインとkintoneを紐づけることで、返送されたデータの保存が簡単にできるようになったことも業務の効率化につながっています。

システムの導入にあたっては、トライアル期間で連携も確認することができていたので、良い意味でギャップもなく安心して導入を決めることができました。トライアルの期間も社内事情に合わせて柔軟に対応いただき非常に感謝しています。今後は活用機会をさらに増やして、社内の業務を見直していきたいですね。

掲載日：2023年7月14日