他社サービスを使用していたCheer社がfreeeサインを導入した理由とは

事業内容について

弊社ではベンチャー企業様の新卒採用を対象とした採用媒体「CheerCareer」を運営しています。企業情報の掲載やスカウト、イベントなどで新卒の方々との接点を生み出し、お客様の新卒採用活動をサポートしています。

電子契約サービス導入のきっかけ

導入のきっかけはコロナウイルスが要因です。
緊急事態宣言の発令によって、弊社・お客様の両方がリモートワークとなったため、郵送やファックスで行っていた申込書や契約書の回収が難しくなりました。新卒採用は年単位でのスケジュールを立て実行するので、スピード感をもって取り組むことが重要であるのですが、お互いオフィスへの出社がなくなったため、押印や郵送業務を行うことができず契約の締結に2、3週間の時間を要するようになりました。

コロナの終息は長引くだろうという予想でもあったので、契約業務を紙から電子に切り替える決断を行いました。

freeeサインを選んだ3つのポイント

実は、グループ会社であるアイ・パッションでは他社の電子契約サービスを使用していたので、導入・運用コストの観点から考えると、同じ電子契約サービスを導入するほうがコスト的にメリットがありました。

しかし、他社サービス利用時には契約書修正業務、従業課金・契約書のステータス管理が課題に感じており、それらを解決できるサービスはないかと調べていた際に出会ったのがfreeeサインでした。魅力に感じた点は3点です。

1点目はfreeeサイン上で契約書の修正が行えることです。
弊社のサービスの特性上、お客様ごとに契約書の内容が異なることが多かったため、契約書の修正業務が簡単に行えることは重要なポイントの一つでした。以前使用していた電子契約サービスでは、契約書の修正を行うためには、Wordファイルの原本を変更し、アップロードするという手間が発生しており、業務の効率化を図るはずが、かえって効率が悪くなっていました。
freeeサインではWordファイルのひな形の作成ができるので、契約書の修正が簡単に操作可能ですし、入力項目の設定も行えるので、ミスや契約締結業務が属人化しないため、作業効率が大幅にアップしました。表記の揺れ、入力項目を設定できるから個人によってぶれない、ちょっとした修正が簡単にできるのが大きいです。

2点目はfreeeサインでは契約送信毎の従量課金が発生しないという点です。
先ほども申しあげた通り、弊社ではお客様ごとに契約書の内容が変わるため、契約書送信後に訂正を打診されることも少なくありません。freeeサインでは一度送った契約書を修正して再送する場合にはお金がかからないので、コストが削減できました。

3点目は契約書の管理がしやすくなった点です。
契約の管理業務は私と取締役の2名がメインで行っておりますが、他社電子契約サービスだとアカウントごとに契約情報が紐づいていたので、他のメンバーが締結した契約書を閲覧することができませんでしたが、freeeサインではフォルダでの管理機能が備わっているため、他のメンバーのアカウントにログインせずとも契約書の情報を共有することができるので契約情報の確認業務の手間が大幅に削減されました。
また、契約書のステータス管理も一目で確認することができるので、従来は個々人が申込書回収リストを作成し、管理を行っていましたが、freeeサイン上で個々のステータス管理が一覧で確認可能なので、全社で各契約書のステータスが把握できることで、作業時間が削減されるのみならず、収益予測が立てやすくなりました。

契約締結までの時間が7分の1に

契約書に関わる業務時間の削減と、契約締結までのリードタイムが格段に短縮されました。

コロナ禍におけるリモートワークでの業務は勿論のこと、従来契約締結にはだいたい一週間ほどかかっていましたが、契約書を送信した当日に契約の締結が完了することもあり、スムーズにお客様の支援を行うことができています。また、契約書の作成や締結業務は勿論のこと、管理業務までも簡単に行うことができるので、業務時間の削減にも貢献していただいています。

フルリモートでの契約管理

現在弊社では代理店の契約書、経理の契約書の発行、申込書をメインで電子契約を行っています。今後、契約業務は全て電子化したいと考えており、次は雇用契約書を電子化したいと考えています。
弊社では月一回の出社日以外は全社員がフルリモートでの勤務を行っておりますし、オフィスもすべて解約をしました。なので、従来の紙の契約書の場合、管理を行うことができないので可能な限り電子化を行いたいと考えております。

法改正でスタートラインに立った電子契約

2020年7月の法改正で電子契約サービスが浸透するスタートラインにたったと感じています。ここからうまく走り出していくには、法的効力に不安を抱えている方々などの不安を払拭していくことが重要で、この懸念点を一社だけでなく、業界全体でどう変革を起こすのかという部分が今後の課題となるのではないかと感じています。
電子契約サービスを実際に使っているユーザーとしては非常に便利なサービスなので、電子契約がスタンダードな契約方式になることを願っています。