「freeeサイン for kintone」が実現する契約業務の効率化と安心感

事業内容とkintoneの利用状況

私たちは「いま、明日を伴につくる」というスローガンのもと、中小企業向けの事業支援やコンサルティングを行っております。最近は、地方銀行様とパートナーシップを締結して、地域企業の活性化や地方創生にも注力しています。

kintoneについては、業務契約書などの書類作成に伴う社内フローの効率化を行う狙いで2016年頃から導入しております。また会社の規模拡大に伴い、バックオフィスやガバナンスの強化も並行して強化する必要があると感じ、利用に至りました。

紙であるがゆえのフロー鈍化

「freeeサイン for kintone」導入前の最も大きな課題は、限られた人員の中で紙の契約書に関する処理を進めていたことでした。新規案件を受注した際は、営業担当から契約書の作成依頼の申請を受け、紙で印刷し上司への押印依頼を経て、お客様に郵送するといった手順を踏む必要があり、受注から締結までには1～2週間ほど日数を要していました。また契約の締結に際しては業務上、取引先とのやりとりも担うため、営業職との板挟みになってしまいがちに。

システム導入以前にも契約の管理にはアプリを利用していたため、社内フローこそ電子化していたものの、一方で取引先に契約書を送付する際には紙を使用していたため、契約書の保管場所にも気を配る必要がありました。

重視したのは「コスト」と「サービスへの安心感」

コロナ禍で対面して契約締結を行うことが困難な状況下で、少しづつ取引先の企業様にも電子契約が浸透していきました。加えてお客様から電子契約に関するお問い合わせが増加したことで、契約締結をスムーズに行うためにkintoneとの連携ができるシステムを探し始めました。

サービスの選定条件としては、コストを抑えつつ安心してサービスを利用できることを最重要視しました。ただ、社内には導入事例はもちろん、電子契約に関するノウハウも全くない状況。いきなりシステムを導入したのは良いものの、使い方がわからないといった事態を回避するため、初めてでも使いやすく、手厚いサポートが受けられることが大切でした。

サービスの充実と手厚いサポートが決め手

サービス導入時にはfreeeサインを含めていくつかのサービスを比較・検討し、最終的にはコストとサービスに対する安心感が決め手で「freeeサイン for kintone」を導入することにしました。電子サインや電子署名などについて、送信回数に応じてコストがかかるサービスが多い中、比較的安価かつトライアル期間中に安心して利用することができたので、導入に対する不安は少なかったです。

導入後も担当者の方にサービスの使用方法を丁寧にご説明していただきました。
おかげさまで、事前知識が乏しい中でも大きなトラブルなく運用を続けることができています。

業務効率化の実現

「freeeサイン for kintone」導入後は、従来の形式で発生していた印刷時間や郵送の手間などが削減され、業務が効率化していることを日々実感しています。電子契約を導入していない取引先の企業様からも使いやすいと評判で、導入からトラブルなく契約業務を進行することができています。

また、作業をマニュアル化することで、誰でも操作を行うことができるのも大変助かっています。現在は4名体制で契約書を作成していますが、教育にあまり時間をかけることなく業務をチームで回すことができるようになりました。

今後の展望

「freeeサイン for kintone」の導入決定は、社内では大歓迎といった雰囲気でした。営業担当としては受注してから契約までの時間を削減できること、契約書を管理する側としても、契約書の手続きが簡単になることをトライアル期間で実感していました。また、操作方法についても以前から使用しているkintoneへの機能追加なので、スムーズに社内に浸透することができています。

現在は主に受注契約書の作成を行っていますが、今後は雇用に関する契約締結にも活用していきたいと考えています。契約書類は取引先によって内容が異なります。既存の社内にある雛形をfreeeサインに移行することも視野に入れ、今後の機能追加に期待しています。

掲載日：2023年04月21日