約一か月で電子契約の運用を軌道にのせた
オールアバウト流のfreeeサイン運用方法とは

事業内容について

インターネット上での総合情報サイト「All About」によるメディア事業を中心に、コンテンツコマース事業の「ベストワン」やNTTドコモ様との共同で運営する「イチオシ」等、メディアを主軸に様々な事業を展開しています。
弊社は新規事業への積極的な挑戦を行っているので、良案であればチャレンジの機会を与えられやすい環境ではあります。法務部門としては、リーガルリスクに限らず、ときには事業リスクを踏まえたアドバイス・サポートをする場合もあります。

freeeサインを知ったきっかけ

コロナの影響でリモートワーク中心の業務に切り替わったタイミングで電子契約サービスの導入を本格的に検討し始めました。比較サイトなどで情報収集を行い、コスト・使いやすさ・知名度を軸に複数社のお話を伺い、自社の業務フローにフィットするのか比較検討を行い、freeeサインにいたしました。

freeeサイン導入の決め手

導入に至ったポイントはシンプルなUIが魅力的だったことです。
世の中には便利なITツールが溢れていますが、事業部門でしっかりと運用できるか否かという点が重要だと考えています。freeeサインは非常にシンプルなUIで使いやすく、これならスムーズな運用が可能だと考えました。

また、freeeサインは捺印申請のワークフローがワンストップで搭載されている部分も非常に魅力的でした。承認のワークフロー機能や捺印機能のみ実装されているサービスは多くあったのですが、それらが組みあわさって一つのサービスで完結することができるのはfreeeサインだけでした。

承認フローをシンプルに

捺印申請から承認・捺印までのフローが非常にシンプルになりました。主に、捺印業務にかける時間の削減、承認フローの簡略化、事業部門の負担軽減があげられます。
freeeサイン導入以前は、一日に30分はルーティンワークとして捺印業務に時間を割いていました。導入後は、全てオンラインかつ簡単な操作での捺印処理が可能となったので、月単位で考えると大幅な時間の削減が実現できました。

また、freeeサイン導入前の承認フローは、Gmail上のスレッドで事業部門の承認を得た後に法務部門が最終承認を行うというフローだったのですが、Gmail上だとスレッドがどんどん埋もれてしまい、確認漏れや承認漏れが多く発生し、捺印承認までのリードタイムや法務からの承認催促コストが大きな課題となっていました。

捺印承認から一括でシステム化したことにより、承認者は都合のいい時間にfreeeサインにログインしてチェックすれば自身の承認タスクが一目瞭然なので、承認者側にも好評です。メールの中に承認案件が埋もれることもなくなり、承認者が案件を寝かせることが格段に減りました。

法務から承認者に対する催促コストも削減されました。捺印業務全体としては、対応時間が大体半分ほどに削減できたのではないかと思います。

freeeサイン運用のカギはマニュアルと巻き込み

弊社の電子契約運用までのリードタイムは非常に短い方ではないかと感じています。
freeeサインの利用開始から一ヶ月半ほどで、事業部門を含めた電子契約の運用が軌道にのりました。運用までのリードタイムを短縮できた要因は、事業部門の巻き込みとマニュアルの作成に力を注いだことではないかなと感じています。

コロナの影響でリモートワークを強化していく中で、出社しての紙の押印業務は月に2回しか行わないという運用に変更しました。それに合わせて、随時の捺印対応が実現できるように、積極的にfreeeサインを使ってもらえるような仕組みを作りました。

社内の巻き込みも、もともと事業部門からの要望もあったことから、すんなり受け入れてもらうことができ、紙が主の運用でなく、電子が主の運用に早期に切り替えることができました。

また、マニュアル作成に際しては、どれだけfreeeサインの活用を促しても、使い方がわからなければ事業部門への浸透は難しいので、文字はできるだけ使用せず、キャプチャ画像を中心として、視覚的にわかりやすいマニュアルをこだわって作成しました。これがリードタイムの短縮に繋がったのではないかと思います。問い合わせの数も少なかったです。
出だしで、わかりやすいマニュアルを作成・周知するのが非常に大事だと思いました。

その他にも、freeeサインの営業担当の方やカスタマーサポートの方のサポートが非常に手厚く、不明点や疑問点があった場合も素早いレスポンスを頂けたので、とても安心して活用することができました。

今後の契約のあり方

会社により、未だ紙・ハンコ（実印）の文化が残っているところもあるとは思いますが、時代は着実に電子契約に切り替わりつつあると感じています。

やはり実印での押印は、認印や電子契約に比べて、本人性の観点で証拠力が非常に高く、また真正な意思表示の確認が簡単にできる一方で、日々の契約業務の利便性は蔑ろにできるものではないと思います。案件の質的・量的な重要性に応じ、実印と、認印・電子契約を使い分けていけばよいと思っています。

例えば、非常に高額な取引の契約や社運をかけた提携案件の契約などでは相手の要請次第で実印を使った契約を行い、日常的な取引契約には認印や電子契約を使い利便性・効率性のバランス図る、という棲み分けを行えばよいのではないかと思います。

法務領域業務も様々な工程において電子化の波が来ている中で、紙やハンコ（実印）にこだわる、という時代ではなくってきているのではないかと思います。