あいわ税理士法人が、
電子契約導入により新たに発見できた課題とは

事業内容について

私たちは税理士法人として、上場を控えている企業のご支援をさせていただいております

業務の中で高頻度で発生する契約書には、顧問契約に関する契約書や、秘密保持契約書(NDA)といったものがあります。社員は60名ほど在籍しているのですが、プロジェクトごとに新たなチームが組まれ、各人の役割も、その時々で異なります。

そのため、契約の承認フローは固定されておらず、プロジェクトごとに柔軟に変化する体制を採用しております。

契約業務がデジタル対応できないままに

弊社は、コロナよりも前から全社的に、デジタル化や業務効率化に注力していました。しかし、契約業務は、デジタル化が不十分なままになっていたのです。 在宅勤務が推進される中で、確かに社員はハンコ出社は行っていませんでした。お客様が許す限り、印影画像で対応していたためです。

契約書の承認者情報の管理が行き届いておらず、役員・パートナーの誰が承認をしたのか、後から確認するのに大変な労力を要することがありました。 また、契約書が紙の場合、外出時に文言を修正したり、修正後の最新内容を確認することができません。

そのほかにも、どうしても承認者の押印が必要な場合はオフィスへ出社する日を待つ必要があり、契約の締結が遅くなってしまうこともありました。

デジタルへの切り替えを機に、新たな業務課題が判明

そのような状況下で、契約管理についてもデジタル化を推進しなければ、と思い、電子契約サービスの検討を開始しました

6社比較した中で、コストメリットと、使う上でのわかりやすさという2点からfreeeサインの導入を決めました。導入することで、当初認識していた2つの問題はすぐに解決しました。 まず、承認者情報がワークフローに記録されるので、後から確認可能になりました。そして外出先でも契約書の確認や承認ができるようになり、スピード感を持って契約締結まで行えるようになりました。

しかし、本格運用にたどり着くにあたり新たな課題が見つかりました。
社員数が少ない頃の名残で、社内のワークフローが明確に整備されていないという課題です。これに対しルートテンプレートを徹底し、契約書送付前に必ず代表社員の承認を得る形に定めました。

これにより、代表社員を含め、二次承認者である役員とパートナー全体に全ての契約内容が共有されるようになりました。また、契約に関して注意が必要な内容もコメントで残せるようになりました。

サポートスタッフの協力の下、ワークフローの集約化へ

現在、紙の契約書や、顧客側の電子サイン利用の要望がない限りは、原則freeeサインを用いた契約を行なっております。

また、ワークフローの集約化も達成できました。既存のワークフロー全てをそのまま、freeeサインで実現できるわけではありません。

そのため、オンボーディング時には市川さん、導入後は加茂さんと、freeeサインの方々にサポート頂きながら、集約を進めました。 困った時に質問をした際、回答がすぐ返ってくることに驚きました。速度感が高く、非常に助かっています。

紙文化・ハンコ文化に対して思うこと

「自社から発信するものは全て電子でいこう」という啓蒙の下、社内の契約は電子化率100%に持っていきたいです。今後は、人事関係の契約書もfreeeサインの利用を検討しています。

いまだに、「朱肉でお願いします」と先方から依頼されたこともあるため、デジタルでも契約できる・承認ができるということが、社会にもっと浸透してほしいですね。