freeeサイン for kintoneの電子契約が会社を守るトラブル防止策に

事業内容とfreeeサインの利用状況

私たちは、愛知県を活動の中心とした土木工事会社です。土木工事事業では公共工事と民間工事を通して人々の暮らしを支えるインフラ整備を、ガーデン事業ではお客様の暮らしを豊かにする設計施工を中心に各種サービスを展開しています。

freeeサイン for kintoneを導入したのは2019年です。現在は主にお客様との契約締結の際に、freeeサイン for kintoneの電子契約システムを活用しています。

高額取引だからこそのリスクヘッジ方法を模索

電子契約システムの導入は、会社としてのリスクを軽減する狙いがありました。建設業ではひとつの案件で発生する金額が非常に高額です。また、支払い漏れや契約内容の認識齟齬といったトラブルを未然に防ぐため、契約書の締結が法律で義務付けられており、今後も契約締結の機会が多いと考えられるのも導入の要因になりました。

万が一契約締結日に書類を忘れてしまったり、契約書を紛失してしまったりすれば、会社の社会的信用の低下や金銭的な損失は免れません。会社のリスクヘッジやコンプライアンス遵守の観点から、電子契約システムの導入は必須だったのです。

kintone連携を前提に電子契約システムを探す

電子契約システムの選定は、kintoneとの連携ができることを前提に探していました。弊社では5年ほど前から、業務の効率化を図るためにkintoneを社内システムとして活用しています。会社の売上数値や各案件の進捗などを社内全体に共有するとともに、freee会計と連携させて情報の一元管理をしていました。

kintone導入もfreee会計との連携を前提としていたため、社内の基幹システムであるkintoneと連携できる電子契約システムを探すことは、自然の流れだったともいえます。

「kintone連携」と「管理アカウント数」が決め手

freeeサインを初めて知ったのは、普段からお世話になっている税理士さんからの紹介がきっかけでした。社内システムであるkintoneとの連携を前提に電子契約システムを探していた弊社にとって、システムを紐付けて案件の管理ができるfreeeサインは非常に魅力的でした。

そして、弊社ではkintoneを案件管理ツールとしても活用しており、営業マンがそれぞれkintoneアカウントを保有して案件情報を随時更新しています。そのため、管理アカウントの数が多かったこともfreeeサイン導入の決め手になりました。freeeサインとkintoneを連携させるプランがリーズナブルなのも、弊社にとってありがたかったですね。

業務の効率化とトラブル発生リスクの軽減に成功

これまでは契約締結の際、データを印刷して毎回現地に持参しなければなりませんでした。書類作成の手間や紛失の可能性を考慮すると、人的コストの負担やリスクが大きかったように感じています。

freeeサインfor kintoneを導入してからは、会社としてのコンプライアンス意識が向上しただけでなく、書類作成の手間が省けて業務の効率化にもつながっています。freeeサイン内に保存しているテンプレートにkintoneの案件情報を入力するだけで契約書を作成することができるため、書類作成のハードルは大いに下がったといえるでしょう。

今は月に4件ほどと、契約締結による電子契約システムの活用機会はそれほど多くはありませんが、契約書に関する心配事がなくなったことは、会社として非常に助かっています。営業を行う際、お客さんの契約合意意志が固まったタイミングですぐに契約を締結できるのもありがたいですね。

今後は活用シーンの増加で収入印紙代の節約を目指す

freeeサインfor kintone導入後は、お客さんも抵抗感なくすぐに電子契約に応じてくれるようになったと、現場から良い評判を聞いています。

現在はお客様との契約書のみですが、今後は弊社が依頼している下請け業者と契約を結ぶ場面でも活用していきたいです。特に多額のお金が動く契約では、使用する収入印紙代の負担が大きくなります。契約の機会こそ月に4〜5件ほどですが、収入印紙が郵便局でしか購入できないという点を考えても、freeeサインの活用は下請け発注時の費用や時間的コスト削減につながると考えています。

建設業界における電子契約システムの浸透は、他業種に比べると遅いことは否めません。ただその反面、システム導入によって得られる恩恵も大きいと感じています。弊社がfreeeサインを活用することで、業界内に電子契約サービスが広まるきっかけになればと考えています。

掲載日：2023年7月14日