東京都多摩市に本社を置き、清掃業務など建物の総合管理業を営む株式会社サービスエース。同社のバックオフィスにおいて、法務関連を一手に引き受けていた前任者が退職し、その業務を引き継いだのが総務部総務課 課長の栗田亜貴子さんです。

栗田さんは、バックオフィス全般をマネジメントする傍ら、複雑化する法改正の波に一人で立ち向かっていました。専門家である社労士との定期的な連携はなく、「何かを見落としているのではないか」という孤独なプレッシャーを抱えていたなかで出会ったのが、freee法対応ガイドでした。

自社に必要な法対応を抜け漏れなく把握できるようになったことで、精神的な負担が減っただけでなく、特定の人材に頼ることなく、チーム全体で着実に実行する業務へ変革させようとしています。

freee法対応ガイド導入の経緯とその後の変化、これからのバックオフィスの理想像について、取締役の金谷伸彦さんと、実務を担う栗田さんに話を伺いました。

前任者に頼っていた法対応を一人で乗り切るには限界が来ていた

はじめに、貴社の事業内容と、金谷さん、栗田さんの業務について教えてください。

金谷伸彦さん（以下、金谷）： 当社は1989年設立で、今年で37年目を迎える建物の総合管理会社です。清掃業務をメインに、建物の維持管理や法令点検、マンション管理など、建物に関するあらゆる業務を請け負っています。従業員は正社員が約50名、現場のパートスタッフが約520名です。

そのなかで、私は取締役として、営業からバックオフィスまで幅広く管理業務を行っています。

サービスエース 取締役事業企画部長 金谷信彦さん

栗田亜貴子さん（以下、栗田）： 私は総務部総務課の課長として、請求業務に加えて人事労務全般も担当しています。総務課は本社5名、支店2名の社員が在籍しており、会計に関しては社外の顧問税理士と連携しながら業務を進めています。

freee法対応ガイドを導入される前、法改正への対応において、どのような課題を感じていましたか？

栗田： 課題感が浮かび上がったきっかけは、一昨年まで法務や労務を管理していた前任者が定年退職したことです。その方は法律へのアンテナが高く、法対応を一手に引き受けてくれていました。私がその実務を引き継いだのですが、正直なところ、法対応の経験が乏しく、何から手をつけてよいのかわからない状態でした。

昨年までは、前任者が法対応の段取りを整備してくれていたおかげで何とかしのげましたが、その期間が過ぎようとした時、「今後、新しい法改正をどうキャッチアップすればいいのだろう」と強い不安に襲われたんです。

国や行政のウェブサイトに書いてある内容は、欲しい情報がどこにあるかわかりにくかったり、理解に苦労したりします。バックオフィスの業務を幅広く担当するなかで、能動的に法律の情報を探して解釈し、自社のケースに落とし込むのは、一人では限界だと感じていました。

サービスエース 総務部総務課 課長 栗田亜貴子さん

網羅的かつ信頼できる情報が“抜け漏れがない”ことへの安心感を生んだ

そのような状況で、freee法対応ガイドを知ったきっかけは何だったのでしょうか。

栗田： 支店のシステム担当者がfreeeさんのセミナーに参加し、紹介してくれたのがきっかけです。「これからどのように法対応していけばいいのだろう」と悩んでいた時期だったので、まさに渡りに船でした。

実際に使い始めてみて、最初の印象はいかがでしたか？

栗田： まず驚いたのは、人事労務だけでなく税務などの情報も一箇所にまとまっていて、全体が俯瞰できること。自社が対応する必要があるかどうかを企業規模や義務化のタイミングで判別できるようになっているのも、実務者として助かりました。

自分の業務に直結する法改正の情報は自然とキャッチアップできますが、それ以外を把握することは正直なところ難しいと思っていました。それが今では、freee法対応ガイドで、必要な情報がすべて一覧で見られます。抜け漏れなく法改正の情報を得られる安心感は、何物にも代えがたいと感じています。

具体的な活用方法や、特に気に入っている機能があれば教えてください。

栗田： 自社に必要な法対応を定期的にチェックできるように、スケジュールに組み込んでいます。特に気に入っているのは、ステータス管理機能ですね。対応中なのか、完了したのか、あるいは自社に不要なのかを区別できるので、頭の中が整理されます。

正式に法改正が決まる前の内容が載っているのもありがたいです。動向がわかると業務の見通しが立つので、法対応への心の準備ができます。

また、新規の情報が追加された際に、メールで通知が届くのも非常にうれしいです。月に1回、定期的にfreee法対応ガイドを見るようにしているのですが、通知が来た際に、すでに確認した情報なのかあらためてチェックできて、安心感につながります。

情報の信頼性という面ではいかがでしょうか。

栗田： 専門家が監修しており、信頼性が担保されているからこそ、助けられた出来事がありました。社内の別の担当者がAIを使って調べた法解釈が、適切ではなかったのです。それに気づけたのは、freee法対応ガイドのおかげでした。

AIのアウトプットはまだ不確かな部分があり、専門家の監修のもとで出している情報は信頼できます。法対応は根拠が大切ですから、信頼性の高いソースが手元にあることは、会社全体のリスクヘッジにつながっていると感じます。

freee法対応ガイドでメンバーを巻き込み、チーム全体で闘う体制にしたい

今後の展望として、自社の法対応をどのように進化させていきたいですか？：

栗田： これまでは、どうしても私一人が法対応全体をカバーする形でした。freee法対応ガイドを使うようになって、法改正の情報をスムーズにキャッチできるようになりましたが、やはり一人では作業量に限界があります。

なので、今後は、総務メンバー全員を巻き込みたいと考えています。freee法対応ガイドにある担当者の割り当て機能を活用して、「人事労務担当」「税務担当」というように、それぞれの専門分野にあわせて分担していきたいです。

さらに、金谷が上長として進捗を確認し、必要に応じて担当者へ声をかける。こうした体制を組むことで、組織として法対応を確実にできると考えています。

金谷： 法対応を「誰かがやってくれるだろう」という曖昧な状態にするのではなく、チームの仕事にしていくための共通基盤として、freee法対応ガイドの活用を定着させていきたいですね。

誰か一人に任せると、その人が他の業務で忙しくなったときに作業が滞ってしまいます。チーム内で分担することで、それぞれの専門性を生かすだけでなく、常に誰かが法対応の業務に取りかかり、滞らずに進められるようにしたいです。

法改正の情報をキャッチする習慣をつくり、各担当者が法対応について社長や上長へ提案し、自発的に動く組織になることが理想です。

最後に、法対応に関して、同じような悩みを抱えるバックオフィス担当者の方へメッセージをお願いします。

栗田： 当社のような中小企業では、総務に潤沢な人数を割けるわけではなく、一人の担当者が「何でも屋」のように動いているケースが多いと思います。そんななかで、目まぐるしいスピード感で決まる法改正の情報を完璧に追いかけるのは不可能でしょう。freee法対応ガイドは、そうした少人数のバックオフィス体制において、救世主になるツールだと感じています。

無料で最新情報がここまで網羅的、かつ分かりやすくまとまっているサイトは他にありません。まずは使ってみて、自社に必要な法対応を把握するだけで、漠然とした不安がなくなります。法対応は会社を守るために行うことなので、一人で抱え込まず、こうしたツールを積極的に活用してほしいですね。

（執筆：御代貴子 撮影：塩川雄也 編集：ノオト）