200名規模の組織をバックオフィス2名で運用！社員数10倍成長も乗り越えたメディカルカンパニーが、freeeで実現する業務改革

「笑顔で幸せの創造に貢献する」を理念に掲げ、人材紹介・訪問看護ステーション・不動産事業など幅広い事業を運営するメディカル朋株式会社。大阪を中心に、奈良や静岡にも拠点を展開し、従業員数は約200名にまで拡大しています。

そんな同社が、組織拡大を見据えて導入・運用してきたのがfreee人事労務をはじめとしたfreee製品です。今回は、管理部・人事課 課長補佐の林暉様と人事課の室園結美様に、freeeを活用して組織の急成長をどのように乗り越えたのか、インタビューを実施しました。また、業務効率化で生まれた時間の活用方法や、医療・介護業界でfreeeをおすすめできるポイントなども伺いました。

―― freee人事労務を導入する前に抱えていた課題を教えてください。

林暉さん（以下、林）： 人事労務の業務をすべて紙対応や手作業でおこなっており、役員自ら郵送作業まで担っていました。当時は従業員数が20名ほどだったのでなんとか対応できていましたが、老人ホームの新設により数十名規模の増員の見込みがあり、人事労務の負担を考えると早急なシステム化が必要な状況でしたね。

―― 具体的にはどのような負担が発生していたのでしょうか？

林： たとえば年末調整業務では、従業員一人ひとりの書類に記入漏れがないか目視で確認し、住宅ローン控除などの複雑な計算も手作業で対応していました。従業員に書類を渡したはずなのに、「もらっていない」「なくしたから再発行してほしい」という問い合わせも多かったですね。

室園結美さん（以下、室園）： 雇用契約書の取り交わしも、すべてアナログな対応でした。具体的には、Excelで作成した書式に従業員情報を入力して、印刷した契約書を各拠点に郵送し、従業員からサインをもらって回収していました。提出の遅延もあり、なかには回収までに数ヶ月から1年近くかかることも…。「いつ届くのか」と気を揉み続ける日々は精神的にも負荷がありました。

林： 勤怠管理や給与計算の負担も大きかったです。当時利用していた給与計算サービスは柔軟性が低く、タイムカードを1枚ずつ確認して出勤時間を手作業で算出する必要がありました。今後のことも考えると、アナログでの管理は限界を迎えていましたね。

―― 数ある人事労務システムの中から、freeeを選ばれた決め手を教えてください。

林： 人事労務関連の業務を、すべて一元管理できる点です。複数のシステムを検討しましたが、なかなかすべてを管理できるものは少なくて…。

そんななかでfreeeのシステムは、勤怠管理から給与計算、入退社手続き、雇用契約といった人事労務全体をまとめて扱えます。あらゆる情報が1つの従業員マスタに自動でまとめられる点も魅力に感じました。

また、シンプルで直感的な操作性も、freeeを選んだ大きな理由です。これまで長くアナログ対応だったこともあり、現場スタッフには、デジタルデバイス慣れていない方もいます。そのため、誰でも理解しやすい操作画面であることはとても重要なんです。

freeeの画面は、次に何の作業をすれば良いかがわかりやすく、初めてシステムを利用する方でも迷いにくい印象でしたね。

―― 導入後、実際に運用するまではいかがでしたか？

林： freeeの担当者の方が、打ち合わせや電話で丁寧に連携をとってくれて！弊社の勤務体系に対応した打刻設定など、初期設定も伴走いただきました。導入後1〜2ヶ月という短期間で安定的に運用開始できたのは、freeeのサポート体制があってこそだと感じています。マニュアルもわかりやすく、現場スタッフも大きな戸惑いなく使いはじめることができました。

―― freee人事労務の導入によって、変化した業務を教えてください。

林： 年末調整や契約書回収を中心としたバックオフィス業務の負担が大幅に軽減されました。freee人事労務導入後の3年間で、従業員数が20名から200名と10倍に拡大したものの、バックオフィスは2名体制で対応できています。

特に年末調整のスムーズさに感動しましたね。書類の電子化と、住宅ローン控除などの複雑な計算の自動化で、1名あたり約40分かかっていた作業が約5分に短縮されました。それに、従業員が自身のPCやスマホで給与明細や源泉徴収票を閲覧できるようになり、紛失による再発行依頼もほぼゼロになっています。

室園： 2025年度の年末調整から使用できる予定の「AI年末調整アシスト」にも期待しています。スマホで生命保険料控除の証明書などを撮影してアップロードすると、AI OCRが内容を読み取り、自動で必要項目を入力してくれる仕組みです。

「書類を写真で撮るだけ」で完了する仕様なので、デジタルに不慣れな方でも安心して使えそうです。入力ミスや差し戻しが減り、年末調整の負担がさらに軽くなりそうで今から楽しみですね。

―― freee人事労務雇用契約オプションも導入いただきましたが、こちらの変化はいかがでしょうか？

室園： 契約業務の工数がかなり減り、気持ちが楽になりました。弊社の雇用契約は3ヶ月ごとに更新しており、毎月10〜15名の契約書を扱う必要があります。

以前は、提出遅延もあって管理に手間がかかっていましたが、現在はシステム上の通知機能によって契約更新業務の漏れや滞りがなくなっています。さらに、Web上でワンクリックで提出できる手軽さによって、契約書の回収スピードも格段に上がりました。

驚いたことに、1年以上契約書の返送がなかった方が、freee人事労務導入後は期日内に提出してくれて！直近は契約更新の提出遅延がゼロだったんです。この変化は想像以上でしたね。おかげで、200名規模の契約更新も安心して進められています。

―― 業務効率化によってできた時間で、他の業務にも取り組めそうですね。

林： 基本的なバックオフィス業務は室園のみで十分対応可能になったため、私は不動産事業の営業活動という、新たなチャレンジに取り組めるようになりました。会社の売上アップに貢献できたら、と思っています。

室園： 私は新しいシステム導入の検討や、福利厚生制度の企画に取り組めるようになりました。やりたいことに時間を割き、現状維持ではなく改善のために動いていける。そんな働き方ができる今、「次はどんなことに取り組もう？」と考えて働くのが楽しくて仕方ないです。

―― 今後の展望とこれからのfreee活用方法について教えてください。

林： 医療・介護事業にさらに注力して、地域に根差したブランドを確立し、より社会に貢献していける企業を目指しています。今後さらに従業員数が増加しても、freeeがあればバックオフィス業務は問題なく対応できると確信しています。

freeeを導入してから約3年。振り返るとこの間に弊社の事業も、freeeのサービスも大きく成長しました。特に、freeeのアップデート力と進化のスピードには常に驚かされています。ユーザーの声に寄り添った形で次々と追加される新機能は、日々の業務改善に欠かせない存在です。

私たちにとって、freeeは事業の成長を共に支えてきたパートナーです。バックオフィス業務の効率化はもちろん、組織としての働き方の質も向上しました。これからもfreeeと二人三脚でさらに進化していきたいです。

―― 医療・介護福祉事業を運営する他の企業様にむけて、freeeのどのような点をおすすめできますか。

室園： 複数拠点を運営する医療・介護福祉企業では、各拠点とのやりとりがアナログなままで、デジタル化を進めたくても現場スタッフの苦手意識が課題ということが多いと思います。しかし、freeeはそういったデジタルが苦手な人でも、安心して使えるサービスです。業務効率化についてお悩みを持つ企業様には、ぜひ一度検討していただきたいですね。