大田区蒲田で地域医療支援病院、二次救急として地域の医療を支えてきた牧田総合病院は2021年2月、蒲田駅至近へ新築移転し、基幹病院としての機能と利便性をさらに強化しました。ハード面の充実に留まらず、近年は法人全体でDXを加速させ、積極的なシステム導入による業務改善に取り組んでいます。人事部の鈴木健太郎さんに、DX化とfreee導入の経緯についてお話を伺いました。

「人が直接やらなくてよい作業はデジタルへ」全社で取り組むDXとその原点

法人としてのDX関連の取り組みについて教えてください。

鈴木 健太郎さん（以下、鈴木）： 経営陣の「DXをしっかり進めたい」という強い意向のもと、2024年4月にRPA^*プロジェクトを発足し、翌2025年4月にはChatGPT Proを導入するなど、法人をあげて積極的に推進しています。病院は人材が集まりにくい時代だからこそ、「人が直接やらなくてよい作業はデジタルに任せ、効率的に業務を回す」という方針を2025年の目標にも掲げています。

例えば人事領域では、以前は各部署のシフトや勤怠データを手作業でシステムに入力していましたが、現在は指定の場所にデータを置くだけで、夜間のうちにRPAが自動処理してくれます。有給取得率や残業時間の集計なども、すべてRPAの担当です。

また、AI活用も日常的になってきました。給与決定の際、ChatGPTに履歴書や職経歴書を読み込ませてテキスト化させることで、手入力の手間とミスを大幅に削減しています。会議資料の作成や議事録の要約といった業務でも、部署を問わず幅広い職員がAIを活用しています。

RPA（Robotic Process Automation）：PC上の定型作業をソフトで自動化する技術

かなり積極的にDXを進めているのですね。

鈴木： そうですね。経営陣がDXを強力に推進しているため、新システムの導入を「予算がないから」と頭ごなしに却下されることはありません。費用対効果さえしっかり示せれば、導入しやすい風土です。加えて、システムに明るい職員たちがうまく社内で情報発信してくれており、結果的に幅広い世代がDXの取り組みに参加しています。

また、ツールは導入するだけでなく、現場への定着を重視しています。メリットや機能の説明だけでは「結局何ができるのか」がピンとこないことも多いため、段階的に共有会を開いたり、必要な人にはDXチームが直接教えに行ったりしています。
ChatGPT Proも、具体的な活用事例を継続的に発信することで、ただ導入しただけで終わらせない工夫をしています。

そもそもRPAの取り組みが本格化したきっかけはあったのでしょうか？

鈴木： 実は一昨年、あるクリニックが閉院した際、我々が統合するような形になったのですが、そのクリニックが紙カルテや違うシステムを使っていたので、データを移行して引き継ぐのが難しかったのですが、それをRPAで自動化して、データを落として統合しました。事務局長とシステム管理部が夜遅くまで試行錯誤を重ね、データ移行の自動化・統合を成功させました。それがRPAへの取り組みのスタートであり、最大の実績だと思います。

「freeeサイン」の決め手は「今やりたいこと」のピンポイント導入

バックオフィス、特に採用の体制について教えてください。

鈴木： 人事部としてはトータル15名ほどで、役職者が4名です。業務担当1人換算で、職員300人から400人程度を担当しています。採用も、総合病院とリハビリテーション病院、クリニック、健診施設などあわせて6施設ほどあるのですが、その6施設を実質2.5人ほどのリソースで対応しており、業務負荷がかかっています。

そこで今回、人事部特有の取り組みとして「freeeサイン」を導入しました。将来的に使う部署が広がる可能性はありますが、まずは僕たちメンバーの作業負担を下げて効率化することが一番の主旨です。

「freee」はどのような経緯で導入に至ったのでしょうか？

鈴木： 既存の人事システムや、連携できる他社サービスを5社ほど比較検討する中で、インターネットでたまたま見かけました。もちろんfreeeさんの名前や様々なサービスを展開されていることは知っていましたが、「freeeサイン」はこのとき知りました。

「freeeサイン」を選んだ最大の理由は、「入職書類の電子化」という今やりたいことだけをピンポイントで導入できたからです。他の人事システムは機能の切り出しができないものが多く、全従業員分のアカウント契約も必要になるため、やりたいことはミニマムなのに費用が跳ね上がってしまいます。その点、freeeさんならサイン機能単体で私たちの希望を満たしつつ、コストも抑えられるため導入を決定しました。

年間500時間・紙4,000枚を削減。アナログな「既存フォーマット」を見直す契機に

まだ導入間もないですが、そのメリットとしてどのようなことを想定されていますか？

鈴木： 人事部では採用後の入職書類について、これまで紙と郵送でやり取りしてきました。印刷や郵送にかかる費用、書類持参時の対応時間などは、積み重なると大きなコストになります。また、紙の書類は手入力の手間も発生します。入職者ご自身にデータ入力していただき、CSV等で連携できるようになれば作業は大幅に短縮されます。何より、手入力によるミスを防げるのが最大のメリットだと考えています。また、これを機に、昔ながらのフォーマットの見直しも行えればと考えています。

具体的には、どれくらいの削減が見込まれるのでしょうか。

鈴木： 年間で300件以上の入職があり、年間作業時間500時間の削減、4,000枚の紙の削減が見込まれています。物理的なコストは印刷・郵送込みで15万円程度ですが、やはり対応する人事部スタッフの人件費を時間換算すると大きいですね。人件費込みだとコストが3分の1ぐらいになるのではないかと推定しています。

また、人事の仕事、特に給与や労務は流れ作業になりがちです。「freeeサイン」導入によって入職に関わる単純作業の時間が減ることで、少しでも本来の人事の役割や、業務改善に向き合う時間が取れるようになるとよいなと思っています。

昔ながらのフォーマットというのは、どのようなものですか。

鈴木： 現行の書類で、よくよく確認するとWordやExcelのデータがないものがありました。例えばマイナンバーカードの提出を当初は紙で行っており、コピーする場所も決めてありました。元々はWordで作ったのかもしれないですが、紙の状態で引き継がれ、ひたすらコピーを繰り返していました。このように当たり前のように使ってしまっていたので、今回の導入を、既存の業務を見直す機会にできればと思っています。

入退職が多く契約形態も複雑な医療業界のバックオフィス負担を軽減、明確化

現場からは、新しいシステムを入れることに対しての抵抗感はありませんでしたか？

鈴木： 「freeeサイン」に対する抵抗感はなかったようです。やはり現場のスタッフ自身も「手間がかかってるな」と感じていた部分であり、電子化されることで「印刷しなくて済む」「レターパックの宛名書きを作らなくて済む」といった実利があるためです。結局どちらが手間がかかるかはまだわからない部分もありますが、ローカルな作業が減ることに対しては、前向きに捉えていると思います。

医療業界ならではの管理の難しさもあるのでしょうか。

鈴木： やはり医療・介護業界は他業界よりも入職や出入りが多く、一人当たりの書類の枚数も多いです。また、職種が多岐にわたることに伴い、シフトや契約形態が千差万別という事情があります。しっかりフォーマットを作って対象者に送ることができればミスも減りますし、その辺りはすごく期待しているところです。

また、進捗管理ができる点も非常に大事だと思っています。紙だとどうしても「いつ送ったっけ？」となりがちです。紙やエクセルでも記録は残せますが、ダッシュボードでパッと見て進捗が分かり、追跡しやすいというところも「freeeサイン」の特長だと思っています。

すごく融通が利くというよりはシンプルな機能なので、この仕様がどう影響してくるかはこれからの部分もありますが、運用してみて評価したいと思います。運用の仕方によっても変わってくると思うので、「導入して終わり」にならないように取り組んでいきたいと思います。

省力化で生まれた「考える時間」を、組織を変えるアイデアへ

DX推進について、今後の展望を教えてください。

鈴木： DXにおいては、やはり「新しい視点を持つこと」が一番重要だと考えています。その余裕を作るためにも、「freeeサイン」などのシステムを使うことで業務を効率化し、作業時間の削減を目指します。

管理職からトップダウンばかりだと考える力が衰えたり、「AIに自分の仕事が奪われるのでは」と不安に思う人もいると思います。けれども、全部AIがやってくれるわけではないので、いかにDXやRPAなどを活用して流れ作業をデジタルにやらせるかを個々人が考えられるようになることが目標です。既存の業務やこれまでの当たり前を多面的に見て、刷新するような改善のアイデアが一般スタッフからどんどん出てくるような組織になってほしいというのが、一番の願いです。