広島県福山市を拠点に、地域や家庭と「共に助け合い、協力する」ことを大切に介護サービスを展開する社会福祉法人幸樹会。利用者が“我が家”と変わらない暮らしを送れることを目指し、地域密着型特別養護老人ホームとショートステイを併設した「オリーブハウス幸千」を運営しています。

freee人事労務の導入前は「月の半分ほど人事労務作業に追われていた」といいますが、現在はその作業時間を1/4〜1/5に短縮できています。今回は、施設長の白山 吉宏様と事務全般を担う甲斐 利奈様に、freee人事労務導入の背景から業務改善の成果、現場への浸透までお話を伺いました。

煩雑なシフト作成と給与計算は「時間との戦い」

freee人事労務の導入前、バックオフィスにどのような課題がありましたか。

甲斐利奈さん（以下、甲斐）： 人事労務における情報の管理方法がバラバラでした。たとえば、給与計算は専用のソフト、シフト管理はExcel、打刻はタイムカード。有休や時間外勤務の申請、履歴書、年末調整はすべて紙の書類で、給与明細は封筒で手渡しでしたね。

特に手間だったのが、シフト作成と給与計算です。シフトは、毎月中旬に翌月分の作成を開始し、給与計算は、月初に前月の実績を集計します。

給与計算では、タイムカード、実動のシフト表、有休や時間外勤務の申請書などをすべて照合し、最終的に施設長がチェックした実績表が私のもとに来る流れでした。それを基に、給与計算ソフトに一人ずつデータを入力する作業があり、最も負担でした。

白山吉宏さん（以下、白山）： 当施設のシフトは、計6グループの体制です。各グループのリーダーから月末にシフト表と実績を提出してもらうのですが、残業や変則勤務が多いとチェックに時間がかかり、提出が2〜3日遅れることもありました。また、月末にリーダーが不在で書類自体が受け取れないこともありました。

しかし、給与は必ず10日に支払わなければなりません。通常業務と並行して甲斐と最終チェックの時間を確保していましたが、時間との戦いでしたね。

そうした課題による弊害はありましたか。

白山： 細かなミスが発生していました。特に給与明細はヒューマンエラーが起こりやすくなっており、一度だけですが別の職員の給与明細を間違えて渡してしまったことがあります。封筒を開ける前に気づいたため大事には至りませんでしたが、ヒヤッとしました。

「こんな画期的なシステムがあるんだ」freeeの自動反映に衝撃

freee人事労務を導入したきっかけを教えてください。

甲斐： freee主催のオンラインセミナーを受講して、存在を知りました。当時はシフトの実績を給与に反映するまでが大変でしたので、「こんな画期的なシステムがあるんだ」と、衝撃的でしたね。

白山： 作業効率の向上と費用対効果を考え、「絶対に良い」と確信し、理事長や事務長に導入メリットを説明しました。

具体的には、勤怠管理と人事労務にかかっている時間や、属人化している作業をシステム化して誰でも対応できるようになること。時代に応じたペーパーレスの必要性や、スマホですべて完結できる点などを伝えました。大きな負担となっていた給与明細の印刷・封入・手渡しも、freee人事労務を導入すれば不要になり、その分の時間を他の業務に割くこともできます。これが大きな決め手になりました。

長い目で見て、「変化への抵抗」も丁寧な説明で乗り越えた

導入時に懸念や不安はありましたか。

甲斐： 職員が40名近くおり、年齢層が幅広いため、スマホ操作に全員が対応できるかという懸念はありましたね。「簡単で効率的だな」と私たちは感じていましたが、今までのやり方を変えることに抵抗を感じる方もいますので、アプローチは慎重に考えました。

白山： 人は基本的に変化を嫌うものです。私は普段、現場で意見を吸い上げてフィードバックするボトムアップのやり方をしていますが、時にはトップダウンでないと進まないこともあります。freeeの導入はまさにそのケースで、その分、説明は丁寧に行いました。

具体的には、まずリーダーに説明し、そこから各職員に周知してもらいました。それでも運用が安定するまでには半年ほどかかりましたが、「長い目で見れば、この苦労は必ず回収できる」というイメージは、当初から持っていました。

作業時間を1/4〜1/5に短縮。シフト配布や年末調整も大きく効率化

導入前に感じていた課題は、解決できましたか。

白山： 勤怠の締めから給与明細の確定まですべてfreee上で完結するため、作業時間が圧倒的に短くなりました。感覚的には1/4〜1/5程度の短縮です。ミスもなくなりましたし、月末・月初の慌ただしさがなくなったのは大きいですね。作業完了までの見通しが立つので、心の余裕が全然違います。

シフトの配布も、以前は手渡しのためタイムラグが出ていましたが、今はfreee勤怠管理Plusの一斉メールにより一瞬です。確認もスマホですぐにできるので、職員からシフト表を催促されることがなくなり、ストレスも大きく減りました。

甲斐： パートや変則勤務の職員など複雑な勤務体系のためシフトのパターンが何十種類もあり、導入当初はフォーマットの整備に時間がかかりましたが、一度できてしまえば流れに沿って作るだけです。今では当たり前のように使えていて、導入前には戻れませんね。

年末調整も本当に楽になりました。従来は職員に紙の書類を3枚記入してもらい、間違いがあれば書き直してもらい、それを私が手入力するという流れで、非常に手間がかかっていました。今は職員がスマホで入力した内容を私が画面上で確認するだけです。一人ひとりの進捗状況も一目でわかります。年末調整にかかる時間も、体感で数日単位の短縮となっています。

職員の自主性が向上し、組織に良い循環が生まれ始めた

freee導入後、最初に実感した価値はどんな部分でしたか。

甲斐： 勤怠データから給与までを自動連動できるところです。それまで職員一人ひとりのデータを確認して手入力していたものがすべて自動で反映されるため、作業が格段に減りました。

有休管理も非常に楽になりました。以前は紙の書類で申請されたものをExcelで管理し、「誰にいつ付与するか」を手作業で把握していました。今はそれがシステム上で自動管理され、付与対象者もシステムが通知してくれます。有休の取得率も自動で集計されるため、非常に助かっています。

そのほか、想定していなかった良い効果や、導入して気づいた点があれば教えてください。

白山： freee導入をきっかけに、職員全体の意識が少しずつ変わってきているように感じています。

以前は、リーダーを経由して現場へ決めごとを伝えていたのですが、なかなか周知が徹底されませんでした。しかしfreee導入後は、有休申請や時間外申請などを「各自で入力してくださいね」と伝えると、浸透しやすくなりました。

それが他の部分にも良い影響を与えているように感じています。リーダーを含め職員全体として「締切を守る」「報告書をきちんと提出する」など、自主的に動いてくれるようになったんです。

甲斐： 給与の面では、以前は扶養内で働くパート職員が、「年間どれくらい働けるのか」を自身で給与明細を足して計算していました。でも今は、freee人事労務の給与明細に表示されるその年の累計給与額を確認すれば良く、勤務時間を各自で調整できるようになりました。おかげで、年末に突然「扶養を超えるので勤務できません」となることがなくなり、人員調整の心配も解消されました。

利用者のために使える時間が増え、職員が働きやすい環境づくりにもつながる

同じように医療・福祉分野でバックオフィスの課題を抱えている法人に向けて、freeeをおすすめしたいポイントやアドバイスはありますか。

甲斐： 介護施設では多様なシフトがあり、雇用形態もさまざまで、シフトパターンがどうしても複雑になります。それを紙やExcelで管理しているとミスが出やすく、大変な負担です。そこはもうfreeeに頼って、少しでも楽になっていただきたいですね。

freeeを活用しながら、どのように事業や利用者様へのサービスに貢献していきたいですか。

白山： freee導入前は、月の半分近くを人事労務作業に追われていました。効率化でその時間が短縮され、生まれた時間をどう利用者様のために使うかを考えています。例えば、「散歩に行きたい」「ドライブに行きたい」といった利用者様の希望にも、より柔軟に応えられるのではないかと思っています。

甲斐： 職員の働き方にも良い影響が出ています。以前は紙の書類を回す必要があった有休申請が、今はスマホを使ってオンラインで完結できるため、有休を取りやすくなっています。

白山： 事務所に有休申請書を取りに行かなければいけないという、心理的なハードルもなくなりました。有休取得率が大きく上がり、休みを取りやすい、働きやすい環境が整いつつあります。

今後もfreeeを活用しながら、利用者様へのサービス向上とともに、職員の働きやすい環境づくりを進めていきたいと思います。