株式会社笑美面（えみめん）は、シニアホームの紹介サービスやシニアホーム運営コンサルティングを行う会社。「社会課題の解決で世の中に恩返しをする」を経営理念に掲げ、「家族が心の介護に向き合い、高齢者が笑顔でいる社会」の実現を目指しています。

2023年10月に株式上場を果たし、成長を続ける同社。大阪本社を拠点に、北海道、首都圏、愛知、兵庫、広島、福岡へと事業エリアを拡大し、従業員数は177名となっています。

freee会計の導入を検討し始めたのは、株式上場を見据えて準備を進めていた2021年。基幹システムとの連携による業務効率化や属人化の解消を図り、IPOに向けた体制構築を目指して、freee経費精算とともに導入を進めました。

今回は、上場準備期にコーポレート全般を統括し、現在は特別顧問として同社を支える西田明美様に、freee会計導入の背景や導入後の業務改善の成果を伺いました。

IPOを控えて経理体制の整備が急務に

はじめに、株式会社笑美面様の事業概要について教えてください。

西田さん（以下、西田）： 私たちは介護家族にとって、シニアホーム介護の利用がポジティブ/当たり前になることを目指して、シニアホーム紹介サービスを提供しています。

私自身、仕事をしながら親の介護に直面し、仕事を続けるか辞めるかという選択を迫られた経験があります。たとえば、独居で身寄りがなかったり、生活保護で自宅生活が難しかったり。あるいは寝たきりの状態や老老介護で負担が重くなるケースも少なくありません。そうした状況でも「家で見続けなければならない」という現実があります。

私もこの会社に入る前は、親をシニアホームに預けることにどこか後ろめたさを感じていました。でも、適切な情報に触れ、正しいプロセスで選択すれば、介護家族も本人も納得できる暮らしを実現できることに気づいたんです。だからこそ、私たちはシニアホームや病院などと連携しながら、一人ひとりの事情や希望に寄り添い、シニアホーム選びから入居までをサポートしています。

また、蓄積された入居検討の要望やニーズに関する情報をシニアホーム運営会社に提供することで、より良いシニアホームづくりを支援するコンサルティング事業も行っています。

freee会計導入前にバックオフィスではどのような課題があったのでしょうか。

西田： 2021年当時、新規株式公開（IPO）を見据えて経理の体制を整える必要がありました。特に大きな課題となっていたのが、当時使っていた会計ソフトと基幹システムの連携が難しかったことです。そのために手作業が増え、業務が属人化しやすく、担当者の負担も大きくなっていました。

freee会計の導入を検討しはじめたきっかけを教えてください。

西田： 「会計知識がなくても一気通貫で会計処理できるシステムがある」と知ったことが始まりでした。当時、総務管理担当者が稟議書や経費精算を取りまとめていたので、「そのデータを取り込めればもっと効率化できるのでは」と考えました。コロナ禍でワークフローのシステム化は進んだものの、会計処理との連携が難しく、担当者の知識頼みになっていたんです。

さらに弊社は営業社員が多く、経費精算が膨大です。しかし当時使っていた会計ソフトには、レシート情報を写真から読み取る機能がなかったため、50名ほどの営業社員が一人ひとり手入力していたんです。

そういった状況を改善するため、経費精算も含めて自動化できる仕組みを探すなかで、freee会計とfreee経費精算が候補に挙がりました。

他社と比較検討された結果、freeeを選ばれた決め手は何だったのでしょうか。

西田： まず、私が関与しなくても担当者が主体的に導入を進められるシステムであることが重要でした。私が中心となって導入を進めると、結局は私に依存する体制になってしまいます。freeeとの商談時に「システム導入の経験がなくても、サポートを受けながら進められる」と聞き、それならいけると感じました。

また、新しいシステムを導入するなら基幹システムと連携させて、経理業務を安定的に回せるようにしたいという思いもありました。これらの2点で、freeeは他社よりも優れていると判断し、導入を決めました。

freee導入の成功体験が、人材育成のきっかけに

導入にあたって、費用対効果や導入の意義を社内でどのように説明されましたか。

西田： IPOを控え、当時の状況には不安しかありませんでした。それを解消するには、人に依存しない仕組みが必要で、そのためにfreee会計は最適だと考えたんです。特に、経理の知識がなくても使える点は非常に魅力的でしたね。

また、当時は他の会計ソフトを利用していたのですが、freee会計に切り替えることで、経理1人分の人件費に相当する効率化が見込めました。こうした考えや費用対効果を示すことで社内の合意をスムーズに得ることができました。

導入の際、工夫された点や苦労されたことはありますか。

西田： freeeの導入は、私が直接関与せずとも、総務管理担当者が主体的に進めることができました。また、入社間もない経理担当者が経理の設定を自ら行いました。社内の状況をまだ十分に把握していない時期で大変だったと思いますが、設定から使いこなせるようになるまでのスピードは非常に早かったですね。それは、freeeがとても使いやすかったからだと思います。

freeeの導入を通じて、担当者が「自分たちでシステムを導入した」という経験を積めたことは、その後の人材育成にもつながったと感じています。もし私が張り付いて指導しながら設定していたら、今後につながらなかったでしょう。

手作業中心の経理業務が自動化で効率アップ、負担が半減

導入後、最初に「これは便利だ」と実感したのはどのような場面でしたか。

西田： まず、私が深夜まで経理作業に追われることがなくなったという点です。freeeを導入したことで、総務管理担当者が全体を取りまとめ、経理担当者と連携しながら経理業務を進めるという体制がスムーズに整いました。

freee会計導入以前の経理業務は、伝票を立てて帳票をチェックして、月次や決算を手作業で締める必要がありました。freee会計では、設定した項目を入力するだけで、自動的に月次処理や帳票作成が完了します。内訳明細まで自動で出せるので、本当に助かっています。

結果として、「経理に依存しない」「属人的にならない」という理想的な仕組みを実現できたのが、一番のメリットですね。

freee会計導入によって課題はどの程度解消されましたか。

西田： システム連携により、顧客管理システムからCSVデータをfreee会計に自動で取り込めるようになったことで、売上処理を一括で行えるようになりました。

以前は販売管理ソフトを使っていましたが、顧客管理システムとの連携ができず、入居者や売上などのデータをすべて手入力で販売管理ソフトに転記していたんです。この手入力がなくなったおかげで、経理の負担は半分ほどに減りました。

笑美面様には、freee会計およびfreee経費精算の他、freeeサインもご利用いただいています。こちらはどのように活用されていますか。

西田： 取引先との契約や費用関係のやり取りの電子化が徐々に進む中、管理が煩雑になるのを避けるため、「社内で統一したサービスを使った方がいいよね」という話になり、freeeサインの導入を決めました。

実は、主な取引先であるシニアホーム運営会社との契約は、いまだに紙ベースのものが多い状況です。それでもfreeeサインの導⼊により、電子化されたやり取りについては、顧客管理システムに登録された情報が申込書に⾃動で反映されるようになり、効率化が図れました。

お金の流れを一気通貫で処理、不正を防ぐ仕組みが経営の味方に

バックオフィスの課題を抱えている企業に対して、freee会計をおすすめできるポイントやアドバイスはありますか。

西田： 何かに依存せず、いつでも最新の状態で使える点が、freee会計のようなクラウド型ソフトの大きなメリットだと感じています。

以前はインストール型の会計ソフトを使っていたので、担当者が定期的に更新やバージョンアップを行う必要がありました。そのたびに「これから更新するから作業を止めてください」と声をかけるなど、運用面で手間がかかっていたんです。freee会計は自動で更新されるので、そうした手間が必要なくなりました。

また、電子帳簿保存法の改正やインボイス制度の導入により、企業では請求書の管理に関する煩雑な業務が増えています。今は何とか乗り切れているところも、いずれはシステム化するならば、早めに導入する方がいいとお伝えしたいですね。

会計システムのなかでも、お金の出入りを一気通貫で正確に処理でき、不正が起こりにくい仕組みが整っているという点で、私はfreee会計をおすすめします。