社会福祉法人汰功樹会は、保育園を起点に障害児童福祉や就労支援など幅広い事業を全国約30拠点で展開する法人です。スポーツを活用した独自の福祉サービスが特徴で、地域に根ざした事業を目指しています。
課題
・紙ベースの勤怠管理に よる記録漏れによる工数増加
・チェック作業・転記の多さによる事務職員の負担増加
導入の決め手
・クラウド化による従業員の対応の簡易化（年末調整など）
・営業担当者の丁寧で迅速なサポート
導入後の効果
・過去の仕分けを各自が確認できるようになったため、マニュアルが不要になり新人教育がしやすくなった。
・有給申請のデジタル化による記入漏れ/ミスをゼロに
・freeeへ情報を集約することによる事務職員の負担を削減。
事業成長に伴い、現状の労務管理に限界を感じる
――freee人事労務を導入する前は、どのような課題がありましたか？。
古薗さん（以下、古薗）： 一番の課題は、会社の成長に伴い各事業所の労務全般の把握を本部で行うことが難しくなった点です。もともと当法人は1つの保育園からスタートし、その規模に あう体制で業務を進めていました。しかし30拠点以上の事業所を運営するようになった現在でも、労務は当時の体制のままでした。本部から現場の状況を正確に把握することが難しくなり、労務管理体制に限界を感じていました。
――現在の労務管理体制で発生している問題を教えてください。
古薗： 各事業所ごとに勤怠管理のルールや進め方が異なり、事務作業の効率や精度にばらつきがあります。そのため、本部側では詳細な状況がほとんど分からないんです。例えば、現場のスタッフから「労務関連業務の作業が大変だ」という相談を受けたとしても、本部では何が原因でそうなっているのか、具体的な解決策が見出せないというのが実情で…。現場の負担を軽減するために求人の募集をしたものの、果たして最適な策だったのか、疑問は残っています。
また事業所の集計ミスや記録漏れがあっても、紙で管理されているため本部でチェックや指摘ができません。こうした状況を改善するためには、現場と本部の労務管理方法を1本化し、全体を見える化することが急務だと考えました。
――現場側の課題としては、どのようなものがありますか。
石川さん（以下、石川）： 紙ベースでの勤怠管理や有給申請が挙げられます。有給申請は従業員が紙で申請書を記入し、それを事務職員が「有給処理簿」に転記、さらに「出勤簿」にも転記させるという3段階の作業が必要でした。紙ベースの仕組みだと転記ミスが発生しやすく、確認や修正に多くの時間がかかっています。
また、給食の記録も課題です。保育園もしくは通所支援事業所で勤務する従業員には給食が提供されます。給食を食べた場合は紙の出勤簿に記録し、月初に事務職員が集計して給与から控除する。こちらも記録漏れや転記ミスによるトラブルが頻発していました。従業員の給与に関わることなので、集計する事務職員の精神的負担も大きかったと思います。
デジタルが苦手な人でもわかりやすい操作性が決め手に
――freeeを導入した決め手について教えてください。
石川： 1つ目の決め手は、直感的で分かりやすい操作性です。私たちの会社はパソコンやデジタルツールに慣れていない従業員も多いため、誰でも使いやすいツールであることが非常に重要でした。
2つ目はクラウド型である点です。本部と現場が同じデータをリアルタイムで確認できる仕組みが整っているので、これまで課題だった不透明な労務情報を解消できます。必要機能が整えられている上に価格もリーズナブルなので、導入メリットは十分だと判断しました。
―― freeeを導入するにあたり、他にも印象に残った点はありますか？
古薗： 営業担当者さんの対応が素晴らしかったです。私たちの質問に迅速に答えてくれるだけでなく 、freeeの特性についても「できること」と「できないこと」を明確に説明してくれ、とても信頼を持てました。「この人なら任せられる」と安心しましたね。
労務全般の「見える化」で長期的な事業の成長にもつながる
―― freeeを導入した後、どのような効果を期待していますか？
石川： 労務全般のデジタル化による業務の効率化が大きな期待です。これまで紙で行っていた勤怠管理や有給申請をすべてデジタル化することで、手作業による記録漏れやミスを防ぎたいと考えています。例えば有給申請の場合、記入と転記作業だけで3段階の作業が発生していました。freee人事労務を導入することで、申請から承認、そして給与計算への反映までをワンストップで管理できるようになると期待しています。
あとはクラウド化による従業員のメリットもありますね。スマホやパソコンから給与明細の確認や年末調整の対応などができるので、時間と場所にとらわれずに対応ができるようになります。
――本部と現場の連携にも変化が出そうですね。
古薗： その点も非常に期待しています。これまでは、本部側が現場の状況を正確に把握できておらず、情報が見えないために判断が遅れることがありました。freee人事労務を導入すれば現場の労務全般が見える化さ れるため、必要なサポートを迅速に提供できると考えています。
またfreeeの導入を通じて、法人全体の運営体制をより強固にしたいと考えています。これまでは労務管理の多くが属人化しており、特定の担当者が辞めると業務が滞るリスクがありました。freee人事労務を使って業務フローを標準化し、すべての情報をデータ化することで、誰が担当しても同じように業務を進められる環境を作りたいですね。法人としての安定性が向上し、長期的な成長にもつながるのではないかと考えています。
初めてのDXはサポート面も手厚いfreeeがおすすめ
――社会福祉法人で同じような課題を抱えている担当者様に対して、freeeのおすすめポイントを教えてください。
古薗： 福祉業界はデジタルに疎いところがあり、DXや業務効率化がなかなか進みにくいと言われています。だからこそ私たちはシンプルさと使いやすさでfreeeを選びました。特に多拠点で事業を展開している法人や現場での負担軽減を目指している方にはおすすめですね。
また、freeeのサポート体制は非常にしっかりしており、営業担当者が丁寧に対応してくれるため、初めての導入でも安心して進められます。初めてのDXで何からしたら良いか分からないという企業には、ぜひfreee人事労務の検討をおすすめします。