社員は少数ながら、住まいの総合企業として、住宅の建築、販売、管理などを幅広く手がける有限会社アルクハウジング。地域の信頼を得て20年以上の歴史を築いてきましたが、IT企業出身の石橋亮氏が入社して以降、デジタルの力を活用した業務改革が進みます。
システムの操作に不慣れな従業員を前にして、石橋氏がまず導入を決めたのが、freee販売です。バックオフィス業務の効率化を通じて、システムがどれだけ業務を楽にするのかを体感してもらいたいという狙いがあったと言います。
中小企業こそ、デジタルの力による業務効率化の恩恵を受けやすいと語る石橋氏。freee販売導入の経緯、使い勝手とともに、同じ中小企業人に向けたメッセージを語ってもらいました。
電球から土地まで、大小様々な受発注が飛び交う
――事業内容を教えてください。
石橋さん（以下、石橋） ： 弊社が携わる中で最も規模が大きい仕事は、分譲販売です。土地を仕入れ、建物を設計、施工し、建売住宅として販売します。そのほか、土地や建物の売買、注文住宅の建築、マンションやアパートの賃貸と管理、リフォームなど、不動産関連の仕事を幅広く手掛けています。
役員やパートも含めて社員は7人。そのうち私を含めた4人が、受発注や経理 に関わっています。
――受注先、発注先はどういった方々になるのでしょうか。
石橋： お客様となるのは、主にエンドユーザー（住宅を求める一般の方々）と、マンションやアパートの大家さんですね。
発注先は、他の不動産業者、土地家屋調査士、司法書士、建材屋さん、大工さん…、と百社以上にわたります。取引規模も様々。土地や建物の何千万円という規模から、賃貸管理している物件の電球の交換といった数百円のものまで。1つの案件が1年間以上続くことも珍しくなく、案件内で発生する大小の仕入れ状況を、中長期的に管理する必要があります。
――これまではどのように管理されていたのですか？
石橋： 居住者から賃貸料を収受する業務は専用の管理ソフトを使っていますが、それ以外は表計算ソフトによる管理です。
例えば請求書は、各社員が見積書と突き合わせて表計算ソフトファイルに入力。紙に出力して、控えを経理担当に提出します。経理は入金と請求書の控えを、手作業で突き合わせていました。もちろん表計算ソフト入力用のフォーマットはあるのですが、見積書から請求書への転記ミスや、計算式が削除される操作ミスなどがたびたび起きていました。
物件管理の仕事では、急な対応も多いんです。例えば水漏れの知らせを受けて、部品を買って駆けつけたようなとき。その場では修理が第一で、伝票の管理は後回しになるので、ファイルへの記入を忘れたり、記録したファイルが散逸したりしがちです。大家さんへの請求を忘れると、出費を全てかぶることになってしまいます。
15分かけていた請求書作成作業が、わずか1分で
――管理システムの検討、導入を先導されたそうですね。
石橋： 前職はIT業界でシステムの導入や開発を担当していました。弊社に入社後、ITを活用した業務改革を考えたとき、最も手を付けやすく効果が高そうだと感じたのが、バックオフィス業務の効率化でした。
――freee販売を選んだのはなぜですか？
石橋： 各社員がいろいろな役回りを兼務していて、システム専属のスタッフを立てるほどの余裕はなく、またシステム自体に不慣れな社員が多い現段階では、まずはハードルの低いツールで効果を実感してもらうことが大切です。見積、請求の一元管理とインボイス対応に目標を絞って探しました。
freee販売に決めた理由は、求めていた機能とぴったり合致していて、料金もリーズナブルだったことに加え、将来、freee会計の導入を検討していることが大きいですね。
業務改革の次のステップとして将来的に会計システムも導入する予定ですが、既存データとの連携のしやすさから、freee会計を第一候補にしています。
Web API（クラウド上で他のソフトと連携する機能）によって賃貸料管理ソフトと連携でき るほか、これまで蓄積してきた経理や顧客のデータも取り込めるシステムが、ほかにはなかなか見当たりません。
freee販売の使用感や効果はいかがですか？
石橋： しくみがとてもシンプルで直感的に操作できるので、ほとんどつまずくところがありませんでした。経理や会計の担当者ではなくても、ITの知識がなくても、導入直後から表計算ソフトと同じように使えています。
最も大きい効果は、請求書発行作業の時間短縮です。以前は見積書を共有フォルダから探して、数値を確認し、コピペして体裁を整え、書類を出力するまでに15分ほど要していました。freee販売導入後は、見積書の流用コピーで作成まで、ものの1分。
経理担当者も、入金があったらどの案件の何の費用なのか、freee販売を見てすぐに確認できるようになりました。
会社全体で、1か月あたり10時間程度は、バックヤード業務にかかっていた時間をセーブできているのではないかと思います。
迷っている時間があるなら、試してみた方が早い
――導入を検討している企業へのメッセージをお願いします。
石橋： 手軽に始められて、データを一元管理する便利さを体感できるfreee販売は、見積、請求書のシステムとして最適な選択だったと思います。
正直、しばらく使ってみて合わなければ契約を解除しようと思っていたのですが、仮にそうなったとしてもまったく惜しくない利用料だったので（笑）、気軽に始められました。
――中小企業の経営層には、システムに苦手意識を持つ人も多いようです。
石橋： 不動産・建設業界のDXは遅れています。特に大規模な会社ほど、システム導入のハードルが高い。独自の業務フローが確立してしまっているので、自社の業務に合わせてシステムをカスタマイズしなければならないからです。前職では、事前調査に数百万円、カスタマイズに数千万円、自社システムをつくるときは数億円規模の投資でした。金額面でも労力の面でも、一大事業になってしまいます。
幸いなことに、これまでは大規模な会社が自社開発するしかなかったような機能のシステムを、今やどんな規模の会社でも安く手軽に導入できるようになりました。中小企業には大きな勝機が訪れていると感じます。
フットワークの軽さは、中小企業が持つ強みであるはずです。システムが業務フローに合わなければ、フロー自体をシステムに合わせてしまえばいい。業務効率化という点では、大企業より優位に立てるカードを我々中小企業は持っているんです。
足踏みをしているだけだと何も変わりません。うちの事例なんて読んでいないで、使ってみた方が早い。少なくともfreee販売については、それくらい簡単です。
（取材：2023年8月）