1978年の開校以来、約42年間にわたり、エンタメ業界を牽引し、数多くの人材を輩出してきた株式会社代々木アニメーション学院様。時代の流れをつかみ、様々な学科・コースを展開している代アニの管理部門の取締役管理部長をされている大石亮太氏にお話を伺いました。

経費精算や支払依頼、ワークフローもfreeeを使っています。トータルで月3,000件程の申請を処理しています。当社は必ず事前申請をあげてから、お金を使ったあと事前申請に紐づけて経費精算をしてくださいという運用をしているので、月の申請の件数も一般的な会社に比べ多いと思いますので、大変助かっております。

以前は給与計算、会計、経費精算とワークフロー、全てを別のソフトを使って管理しており、freee導入の目的の一つとして、統合するというのがありました。

また、月次決算は迅速に行いたいという方針もございましたので、管理系のシステムが散在で、どこかのデータが少しでも変わってしまうと、関係する複数のソフトでデータのダウンロードとインポートが必要となり、決算を遅らせている要因になっていました。年度の予算と実績の差異が出た時に、残された月数においてどうリカバリーしていくかというのを早め早めに検討・対応していくうえで、月次の数字が早く出るのはその大前提であり、とても重要でした。

監査法人から紙の管理を問われていることもあり、クラウドならIDを監査法人とクラウドで共有できるため、監査法人の方が試算表からドリルダウンして、仕訳や請求書などのエビデンスを確認することができ、監査工数を減らせると感じていました。

私が入社したのはおよそ3年前ですが、入社当時から会計をクラウド化してバックオフィスを刷新するというのが課題としてありました。当時使っていたインストール型の会計ソフトのクラウド版を使うことも検討しましたが、単純にクラウド化するということだけでなく、他にもメリットがあるソフトがあるのではと思い、同時期に入社した財務経理課の次長が前職でfreeeを使用した経験があったことから、一度freeeの話を聞いてみようということになった次第です。

一言でいうと機能的な総合力ですね。そのあとの拡張性も考慮にいれました。管理系のシステムが散在しているという状況を一つにまとめられると感じましたし、これは私たちの期待も含まれていますが、勤怠管理や固定資産管理といった、今後私たちが使いたいと思う管理部のシステムが一つになる可能性を最も感じました。

当社ではSalesforceを利用しています。まだ本格的な連携には至ってませんが、freee for salesforceを使えば販売管理と会計をつなぐこともできると考えました。

以前は月次決算に翌月8日までかかっていました。今はすでに2日短縮し6日強で締めることができており、最終的には翌月5日以内で終わるようにしたいと思っています。

今まさに監査法人の方をfreeeに招待し、内容を確認していただきながら監査を受けているところです。何か変更を加えた時、以前なら変更内容と最新の試算表をメールで送っていましたが、今は必要な時に直接freeeを見ていただけるので効率的になっております。

クラウドで共有して、仕訳に紐づく原始証憑まで見ていただけるので作業効率がよくなっています。

以前の使っていた経費精算ソフトは会計とシームレスにつながっているわけではなかったので、修正が入ると二つのシステムに反映させる必要がありました。今は一つ修正すればあとはつながっていくので工数はかなり減少していると感じています。また、freeeに一元化した際に承認フローそのものを見直しました。同じデータを関係者で共有することが可能になり金額の間違いなどの気づきも早くなったと思います。

コロナの影響で出社できない時にも、端末さえあればどこからでも申請や承認を行うことができスムーズにリモートに切り替えることができました。

また、申請から支払完了まで一気通貫でステータスを持てるので、現場の申請者が支払が完了しているかどうか、ステータスから確認できるようになり不安感がなくなりました。以前は現場の申請者が確認する方法がなかったので、取引先から着金確認が来た時は管理部に問い合わせが来ていましたが、今はfreeeのステータスを見て、支払済みであれば管理部に聞くこともなくお答えできています。

経費精算のレシートを写真で撮ってアップロードすると、OCR機能により金額や日付をすぐに取り込んでくれるのは便利だなと思います。工数削減にもなりますし、何より入力ミスを避け正確性向上につながります。

承認者の目線としては、以前使っていたソフトだと支払依頼画面にレシートなどが添付されるとファイルとして扱われ、開くためには都度クリックする必要がありました。一方、freeeの場合はパソコンの画面をスクロールするだけでファイルを開くことなく見ることが出来ます。経費回りを全部見ている立場からすると、そのワンクリックがあるかどうかは結構大きいと思います。一画面で判断材料をすべて見ることが出来るというのは、大変助かります。こうした細かな気遣いから優れたUIUXを感じます。

従業員からはワークフローと経費精算が同じシステムになったので、事前申請に紐づけて支払依頼を出せるようになり良かったという声を聞きます。予算枠を取ってその枠内で精算をするという運用が出来るようになったことがかなり喜ばれています。

仕訳、申請承認履歴、原始証憑が紐づくため家賃など定期同額の場合は契約書から支払額を確認できますし、何月分が紐づいているかも見れるので、精算を完了しているかどうかの確認が楽になりました。

また、コストカットにも役立てています。例えば通信費をコストカットしたいとなったときに、品目別にドリルダウンして項目ごとに分析できるようにしています。データを加工する必要なく、すぐに画面上で見ることができるので取り組みやすくなったと感じています。

freeeを導入すると決まったのが2019年8月で、11月には導入完了するというタイトなスケジュールとなり、移行期間は2か月ちょっとでした。そうした状況を踏まえ、freeeの導入担当の方に要件定義をしていただいたのでスムーズ導入にできたと思います。

勤怠管理や固定資産管理など、管理部門のシステムを一本化したいと考えています。freeeにログインすれば全ての情報が見られるというのが理想ですので、今後のリリースにも期待しています！

販売管理系も入金管理とシステムが離れている為、なるべく早く一本化したいと考えています。

クラウドに置き換えて感じているのは、機能面でのアップデートがされていくことに期待を持てることだと思います。会社ごとにやりたい運用は異なっているとおもいますが、カスタムしやすいのは非常にいいのではないかと思っています。管理系のシステムはすごく散在してしまう可能性がありますが、高いレベルで1本に統合していくにはfreeeは有用なものだと思っています。

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株式会社代々木アニメーション学院
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