WHITE CROSS株式会社は、歯科専門情報サイト「WHITE CROSS」を通じて、歯科業界で役立つコンテンツを提供しています。同サイトは、2015年に設立され、コロナ禍で利用者が急拡大。いまや3人に1人の歯科医師が利用するほどに成長しました。
事業拡大に伴い、月間1500件以上の決済が発生することもあったそう。しかし、この状況でも「バックオフィスの人員を増やさずに乗り越えられた」と、執行役員・人事部長の永畑雄太さんは言います。
現在までに6つのfreee製品を導入しているとのことで、永畑さんにfreee導入の経緯と導入後の変化について伺いました。
コロナ禍で需要が急増 バックオフィスの人数はそのままに月間1500件以上の決済に対応
――御社の事業概要を教えてください。
永畑 雄太 さん（以下、永畑）： 私たちは、歯科業界情報サイト「WHITE CROSS」を運営しています。歯科業界で働く歯医者さん、歯科衛生士さん、歯科技工士さん、さらには、歯科助手さんまで幅広い人たちが訪れるサイトです。
オウンドメディアを軸に、動画配信や企業のプロモーション支援サービスを行うメディア事業と、歯科医院と歯科技工所をつなぐDXプラットフォーム「技工くん」を提供するクリニックDX事業を展開しています。
歯科医師は、大学卒業後、経営のノウハウがないまま開業するケースが少なくありません。独立・開業後、集客やマネジメント、資金計画、採用など経営について苦労している歯科医師が本当に多いんです。
当社の代表は歯科医院の3代目で、自身の経験から「もっと良質な情報を取得できる仕組みを作りたい」と、2015年に設立しました。
――現在のバックオフィスの体制について教えてください。
永畑： 業務委託の方も含めると、社員数は全体で70人ほどです。そのうち、バックオフィスは、経営企画も含めると7人です。主にfreee会計を使っているメンバーが3人で、freee人事労務は主に私が利用している状況です。
――コロナ禍で事業の需要が急増したとお聞きしました。バックオフィスの業務もかなり増えたのではないでしょうか？
永畑： 倍以上の業務量になりましたね。月間1500件ほどの決済が発生するので、必然的に仕訳の量が増えます。当然、人力だけではまかなうのが難しいので、Stripeの売上データを自動でfreee会計に取り込むように設計。他にも連携できるサービスを駆使し、バックオフィスの体制を整えていきました。
おかげさまで、バックオフィスの人員を増やすことなく、freee会計や他のfreee製品、アウトソースを活用しながら乗り越えることができました。
――それは良かったですね！ 現在、複数のfreee製品を導入していますが、主にどの製品を利用されているのか、あらためて教えてください。
永畑： freee会計とfreee人事労務を使っています。今ではなくてはならなくなったfreee会計ですが、もともとはなんとなく使っていたんです。当時は「どう活用するか」のイメージができておらず、会計士の先生と共有するために使っていた感覚でした。
freee人事労務は、2018年から導入。それ以前は、別のサービスで労務管理していましたが、2020年頃に経理のメンバーがジョインしたことで、本格的にfreeeを中心とした業務に切り替えました。
どの企業も、ビジネスが拡大する過程で、人員を増やすのか、システムを導入するのかは悩みの種になるでしょう。単に、システムを導入したら全てが解決するものでもありません。一旦、ゼロベースで考え、今の組織や体制にどうフィットさせるのか、目的に合うサービスを選ぶことがポイントだと思います。
――freee導入の決め手は何だったのでしょうか？
永畑： 他社サービスとの連携が豊富なことと、freee同士での連携が簡単なことですね。多角的に考えて、メリットが大きいと判断しました。
特に、freee会計とfreee人事労務の連携が大きかったです。毎月、経費申請や購買申請などを合わせると、月間500件近い申請が各社員から上がってくるのですが、組織変更した時にも、人事労務の登録情報を改変するだけで、会計とうまく連携することができました。
大きなトラブルなく 、スムーズに連携できるのは、大変ありがたいと感じましたね。
学習コストを抑えられるのが大きなメリット
――御社では、freee福利厚生、freee健康管理など社内向けサービスも活用されていますよね？
永畑： freee福利厚生は、社員への還元や企業側のメリットが大きいと考え、導入しました。freee福利厚生を通じて、借上げ社宅制度を活用している社員は、今のところ7人ですが、社内の認知度を広めたいです。また、採用時に応募者から問い合わせをいただくこともあるので、採用面でもメリットになっていると感じています。
freee健康管理は、サービス開始時にちょうど当社の正社員数が50人を超えたタイミングだったこともあり、導入を決めました。健康診断やストレスチェックについて、どう対応しようか模索していた時期だったので、ニーズとサービス内容がマッチしました。まだ活用段階には至っていませんが、安定的に使えるようにしていきたいです。
他にも、freeeカードとfreeeサインを導入しており、メインで利用しているfreee会計と人事労務と連携しながら活用しています。
――複数のfreee製品を導入するメリットは、どんなところにあるのでしょうか？
永畑： UIやUXが統一されている点が大きなメリットではないでしょうか。管理画面や登録・申請画面のがUIが同じなので、メンバーたちの学習コストを抑えられます。新しい仕組みを取り入れると、慣れるまでに時間がかかってしまうので。
新たなマニュアルを探す必要がないのは大きな強みになりますし、申請などでfreeeに関わるメンバーたちも、ストレスなく使えています。
freee会計とfreee人事労務は両方を掛け合わせてこそ、本当の力を発揮する
――バックオフィスについて、今後の展望を教えてください。
永畑： まず、会社全体の展望として、上場を目指しているので、今年はより一層、勝負の年だと感じています。しっかりと利益を出しながら、歯科業界を支えていける企業になりたいですね。
そのためにも、内部統制は非常にカギになってきます。freeeをうまく活用しながら、一気通貫で細部まで確認できるよう、効率的なバックオフィスを心がけていきたいですね。
――これからfreeeを導入しようと考えている企業の担当者に向けて、メッセージをお願いします。
永畑： freee会計もしくはfreee人事労務の、片方だけ使うのはもったいないと思います。導入する際は、freee会計とfreee人事労務を連携されることで、本来の力を発揮できると思っています。
また、クラウドシステムは、使っていくほど、機能が充実していくのが魅力です。問い合わせもオンラインで対応いただけますし、「もっとこうなってほしい」という声が反映されやすいと感じます。
個人的には、freee人事労務を一番よく使っているので、今後も機能が追加されるとうれしいですね。
（執筆：つるたちかこ 撮影：小野奈那子 編集：ノオト）