一次産業の課題や食品ロス問題の解決を目指し、産直通販サイト「食べチョク」を展開する株式会社ビビットガーデン。同社ではこれまで他社製の人事評価システムを利用していましたが、人事マスターの二重管理やアカウント削除漏れのリスク、システムコストなどが課題となっていました。

今回、freeeの人事評価システムへリプレイスを実施したことで、マスター一元化によるセキュリティ向上と年間約40%のコスト削減を達成。さらに単なる業務効率化にとどまらず、freeeのデータベースを活用した「将来的な経営分析基盤の構築」を見据える同社の取り組みについて、コーポレートエンジニアの栗岡智己氏にお話を伺いました。

マスター二重管理と運用リスク解消に向けたリプレイスの背景

まず、栗岡様の担当業務と従来の人事評価体制について教えてください。

栗岡氏：コーポレートエンジニアを本職として、社内ITおよびシステム全般を統括する傍ら、人事専任担当者はおらず、人事制度設計や評価・組織開発も兼任しております。

システムを移行するにあたり、どのような課題を感じていたのでしょうか？

栗岡氏：一番の課題は、人事マスターが2つのシステムに分かれている「二重管理」の状態です。

労務側で退職手続きを行っても、評価システム側のアカウント削除を失念してしまうといったケースが構造的に発生しやすくなっていました。一元管理することで、退職時に労務側のアカウントを削除すると同時に評価側の情報も消えることは、セキュリティ面やアカウントコストの観点からよかったと感じてます。さらに従業員IDに人事情報も評価も紐づくので、欲しい情報がすぐに手に入りやすくなったのは、大きいと思っています。

また、コスト面においても年間で約40%の削減が見込めることがわかり、一元管理のメリットがありました。

スムーズな従業員展開と通知機能の活用による運用の最適化

システム変更にあたって、現場の混乱や従業員からの問い合わせはありませんでしたか？

栗岡氏：画面の見え方やアクセス方法が変わるため「入力方法に関する問合せが増えるかもしれない」という懸念は少なからずありました。結果としては、大きなトラブルや問い合わせもなくスムーズに移行できました。

評価項目の見せ方や入力設計が大きく変わったわけではなかったため、従業員側も例年通りのスケジュール感で迷うことなく目標入力まで進めることができました。

運用面での通知やリマインドの仕組みはいかがでしょうか？

栗岡氏：以前はメールでの通知が中心でしたが、従業員がメールを見落としがちで、結局は個別にリマインド連絡をする必要がありました。

freeeの通知機能を活用するようになってからは、普段の業務チャット上でリマインドが届くため認知してもらいやすくなりました。また、管理側としてもスケジュール通りに自動通知が飛んでいることを確認できるため、催促にかかる心理的負担や管理工数が削減されたと感じています。

freeeの統合データベースが拓く、将来的な経営・事業分析への期待

今回のリプレイスによって得られた最大の価値は何だと感じていますか？

栗岡氏：足元の業務効率化やコスト削減はもちろんですが、何よりも「freeeという1つのデータベースに従業員IDをキーとして情報が集約されたこと」に大きな価値を感じています。

単にコーポレートエンジニアや人事の作業工数を数分減らすこと以上に、事業や経営に直接貢献できる取り組みへ繋げられる点こそが本質的です。

freee上に会計、給与・労務、等級・評価データがすべて揃うことで、多角的な経営分析が可能になると考えています。

具体的には、プロジェクトごとに「実際の入力工数やアサインメンバーの等級・人件費がどれくらいかかったのか」を掛け合わせることで、プロジェクト単位での営業利益やアサインの最適化を支援できるのではないかと考え、現在進めています。

AIの台頭など働き方の環境変化に伴い、今後はより少数精鋭で高い生産性を生み出す組織作りへシフトしています。freeeを活用して事業データと人事・会計データを掛け合わせ、中長期的な経営戦略の意思決定に活かしていきたいですね。