特別養護老人ホーム「いなほの里」の運営を中心に、ショートステイや訪問介護など、さまざまな方法でシニアの方をサポートする社会福祉法人「白岡白寿会」。「地域福祉の進歩発展に貢献すると同時に、全従業員の豊かな生活を追求すること」を経営理念とし、従業員が安心して働き続けることができるような環境作りに取り組んでいる企業です。
それまで使用していた給与管理ソフトの保守期間が切れることをきっかけに、従業員数が急増していることもあり、人事労務ソフトの導入を検討し始めます。その際の直近の目標は、迫り来る年末調整の作業に間に合わせることでした。
実際に導入するまでのスケジュールが超短期でしたが、freeeの短期集中 導入支援サービスを活用しながら年末調整までに導入できた経緯や、freeeを選んだ決め手について、白岡白寿会の事務長、平山様にお話を聞きました。
- 【課題】
- 従業員数・拠点数が倍になり、1人労務での対応が限界に達してしまった
- 早番・遅番・夜勤の3体制シフトや雇用形態の違いが複雑で、勤怠管理チェックのミスが頻発
- なんとか今年の年末調整に間に合わせたい!
- 【導入の決め手】
- 勤怠・給与計算が一画面で完結できるため、タイムラグやタスク漏れなどのミスが起きづらい点
- シンプルな操作性だから、今後労務の人数が増えても引き継ぎコストがかからない
- 導入〜運用まで2ヶ月間という、超スピード導入が実現できる「短期集中プラン」があったこと
- 【導入後の効果】
- 1日おきに1時間ずつ手厚いサポートが受けられたことで、無事2ヶ月で導入&年末調整に間に合った
- 差し戻しやチェックの工数が激減し、作業時間を3分の2〜半分まで削減!
従業員増で1人での対応が限界に 勤怠集計ミス防止のためfreee導入へ
――freee人事労務導入前のバックオフィスはどのような状況だったのでしょうか。

労務作業に関しては私一人で行っており、以前は他社の給与管理ソフトと紙のタイムカードを連動させる形で管理していました。
24時間稼働の施設なため、早番・遅番・夜勤の3体制がシフトの基本なのですが、人により早番だけの方もいますし、それぞれ正社員やパートなど雇用形態も異なります。
多種多様な働き方を把握しなければならないことに加えて、事業所も増えたことにより、従業員数も以前は50名程度だったところが、倍の100名以上へと増えていきました。現在は2カ所の事業所があり、それを一人でチェックしています。
人数が増えた分、シフトの確認も何日間にも分けてチェックしていたのですが、ミスが多いことが問題となっていました。
シフトは部署ごとの担当が作成して、提出してもらっています。それをもとにタイムカードと突き合わせていたのですが、どうしても事前に決めたシフトから変わることも多く、変更点を本人に確認して、目視でチェックすることに。また、時給の設定も人によって異なります。その中で、見落としが出てしまっていたのです。
――人事労務ソフトの導入について検討し始めたきっかけは何ですか?
それまで利用していた給与管理ソフトの保守が切れるため、このタイミングで新たに人事労務ソフトを導入したいと考えていました。
導入ソフトを検討し始めたのは、2021年9〜10月頃だったのですが、迫り来る年末調整の作業に間に合わせなくてはいけないという危機的状況だったので、かなり急いで探しました。年末調整の対象となる、社保に加入している方は、100名超のうち半分程度。とはいえ、ボリュームがある作業なので、焦っていましたね。
ここで変えなくても、これからまだ人数が増えていくので、いずれ変えることになります。このタイミングで変えるのがベストというのが、社内でも統一の意見でした。