平成10年の産科婦人科クリニック設立から始まった医療法人 社団晴和会。新潟市内を中心に8つの事業所を展開し、医療・福祉サービスを提供しています。医療法人として大きく成長する中、バックオフィスの業務効率化が課題となった同法人・人事部部長の中野様、蓮沼様に、freee人事労務導入に至った経緯、今後の展望についてお伺いします。
全従業員数500名、8事業所を運営。急成長してきた医療法人
――事業内容について教えてください。
中野様（以下：中野）： 晴和会は、療養型病院、介護施設、マタニティケアホームなどを運営している医療法人社団です。全8ヶ所の事業所は新潟市内を中心にそれぞれ30分ほどの距離に点在しています。
――お二人の業務内容について教えてください。
中野： 本部の人事部に所属しており、私は部長として総括を行いながら、労務・給与関係を担当しています。
蓮沼様（以下：蓮沼）： 私は主に採用を担当しています。人事部には他に勤怠担当2名、システム担当1名が勤務しており、計5人のチーム編成となっています。
事業拡大に伴いExcel・紙ベースの労務管理業務が限界に
――freee導入前、バックオフィスにはどのような課題がありましたか。
蓮沼： DX化していたのは給与システムのみで、その他の労務関係の書類は全てExcelで管理していたんです。膨大なファイルの中から必要なデータをピックアップする必要があったので非常に煩雑で、ミスも多発していました。また、全事業所のデータを人事部で管理しているため、人事に関する問い合わせ対応にも時間を取られていました。
中野： 有給・欠勤・超勤、年末調整、入退社、マイナンバー管理が全て紙ベースだったことも問題でした。印刷、配布、回収、チェック、データ入力に多くの時間がかかり、ミスも多かったですね。保管する紙の量も膨大で、オフィスのスペースを圧迫していました。
蓮沼： 各事業所でのタイムカード集計にも、多くの工数を割いていました。従業員数180名の事業所では、タイムカードの準備だけで半日かかることもありましたね。加えて、実績との照らし合わせ、回収・配布作業も発生し大きな負担になっていました。
――freee導入前に使用していた給与システムの使用感はいかがでしたか。
中野： Excelの勤務表から自動計算された数字をCSVデータとして取り込むシステムだったので手間がかかりました。500人分を数日でこなす必要があったので、日並びによっては必死に作業しても残業が発生するような状況でしたね。賞与月はさ らに作業量が多くなり、手一杯でした。
蓮沼： 間違いが発覚して戻ってきた場合、施設によっては最大40枚ほどの台帳を紙で出し直すため、廃棄する紙の量が非常に多いことも気になっていました。
システム化への不安を専任担当の伴走支援で乗り越え、導入へ
――労務管理システムの必要性を感じ始めたのはどのようなタイミングでしたか。
中野： 事業所が増えたタイミングです。ここ一年で新しい事業所が3つ新設され、「このままでは無理だ」と思い始めました。
――導入時に重要視した点を教えてください。
蓮沼： 当初はタイムカードの撤廃が目標でしたが、営業の電話や資料請求を通して合計10社ほどからお話を聞く中で、タイムカードだけではなく労務システム全体を変える必要があると分かり、システム全体での使いやすさを重視するようになりました。
――多くの労務管理システムがある中で、なぜfreeeが選ばれたのでしょうか。
蓮沼： 労務と勤怠が連動しているのはfreeeのみで、それが決め手となりました。有給がリアルタイムで処理されることも大きな魅力でしたね。これまでずっと紙を使ってきたので最初はリアルタイムに反映されることが怖かったのですが 、専任で担当してくださっている方がメリット・デメリットの両方について例え話を交えながら分かりやすく説明してくださり、不安を払拭できたのを覚えています。
――導入にあたり、社内での反応はいかがでしたか。
中野： 当初は勤怠システムのみを導入予定だったため、経営者・役員へ説明した際には金額面で驚かれる場面はありました。ただ、freee人事労務を導入することで「今後事業が拡大しても人事部の人数を増やさずにやり切れる」ということを説明し、同意を得ることができました。
蓮沼： 導入のメリットを専任の担当の方から直接プレゼンしていただいたことも非常に良かったと思います。
定型業務を削減し、新たな人事企画などに着手していきたい
――今後freeeに期待しているのはどのような部分でしょうか。
中野： 今後6-7ヶ月でfreee人事労務に完全移行する予定ですが、最も期待しているのは勤怠実績の電子化によって滞りなく締め作業が進むことです。締めたところが最新のデータになるということで、楽しみにしています。
――今後の展望について教えてください。
中野： 晴和会は今後も医療・介護関係の事業所を増やしていく予定です。業務拡大に合わせて労務管理システムのDX化もステップアップさせていきたいと考えています。
蓮沼： バックオフィスの業務効率化をしっかりと進め、忙しくて今まで手 を付けられていなかった晴和会をより良くするための企画や新しい就業規則作りや働き方の見直しに注力できる体制にしていきたいですね。
医療業界だからこそ、freee人事労務は働き方改革推進の一助となるツール
――freee人事労務の導入を検討している企業へのアドバイスをお願いします。
蓮沼： 多くの選択肢を持ち、システムを比較検討することが大切だと思います。私たちも、比較対象があることでfreeeの良さをより明確に認識することができました。
中野： 今、医療業界では長時間労働が大きな問題となっています。働き方改革を進めるにあたっては、まず第一に従業員の労働時間を正確に把握することが重要ですが、この点で四苦八苦している医療機関も多いんです。freee人事労務を導入すれば「勤怠の把握」という問題をクリアできるので、働き方改革を進める上での大きな一歩になると思います。