東証一部上場企業が「アウトソースなのに3営業日」要していた給与計算を「内製で半日」に圧縮した改善の軌跡

小出 「社員は財産である」「チャレンジし続ける」「スピード×クオリティ」など、弊社にはさまざまなバリューがあります。

相手を誠実に思い、考え、感謝された後で相応の対価を頂くこと。そして、笑顔の数だけ儲かる仕組みを追求すること。宮嶌は自身の経験から、オーバーワークで過重労働を重ねてでもやりきる、というベンチャーの体制に疑問を持っていました。社員の心理的安全性が担保された状態で、最大効率を目指す。頭を使ってクリエイティブなものを生み出す。そういう働き方を創業の頃から大切にしています。

社員に寄り添う存在である人事総務部でも、この思いを尊重し、バックオフィス全体の行動指針としています。全社の生産性向上を支援し社員1人当たりの付加価値を向上すること。これが人事総務部のミッションです。

人事労務業務をアウトソースすることで、社内の業務を効率化できていると考えていたのです。専門家である社労士に人事労務業務をアウトソースすることで、定型業務の質を保った状態でお願いできる。社内の工数を節約できる分、人事は本質的な業務に集中することができ、コストも削減できる。そんなストーリーを描いていました。

川﨑 しかし、担当者である私自身は、本当に社労士へのアウトソーシングが工数削減に繋がっているのか評価できず、妥当性が把握できていませんでした。

それどころか、アウトソース先へ依頼する為に行うデータの加工作業や納品されたデータへの修正依頼により対応工数の増加や人事業務全体の品質も低下に繋がっているように感じていました。

川﨑 アウトソーシングが最適な解決策ではないのではないか——疑問を抱いた私は、定量的なコストパフォーマンスの評価と品質向上に着手。

まずはじめに行ったのは、自らの業務フローの定量化。すべての業務を棚卸ししました。

計測したところ、社員への給与支払いに係る源泉徴収の計算に、私の予想よりもはるかに工数を取られていることが判明したのです。

棚卸しの結果気付くことができた原因が、社内での転記作業が複数回存在すること。アウトソース先に引き渡すためのExcelデータを社内で転記・加工し、給与計算結果が納品されます。加工したデータについては二重・三重のチェックを行い、納品結果に対しても同様のチェックを行います。仮に計算結果に誤りを発見した場合、この工程を繰り返す必要があります。社内で管理している人事データベースの更新についても、同様の転記作業は発生していました。

時間を計測したところ1,522分（＝約25時間）。実に、毎月約3日分もの無駄な工数をかけて源泉徴収の計算に割かなければならない状態でした。

工数の節約を期待してアウトソースしていたのに、そもそもこれでは本末転倒です。

バックオフィス業務の棚卸しを通して社内の工程が可視化できました。
人間のチェックには限界がある。そしてアウトソースをしても根本的には解決しない。私たちが模索しはじめたのは、申請から給与計算、そして社内の人事データベースの管理が一つのツールで完結する仕組みでした。

小出 ちょうどその頃、弊社では管理会計を含めた会計システム更改の検討が走っていました。いわゆる経営管理の思想で、経理も人事労務もすべて統合したかった。

バックオフィス全体のシステム刷新に際し、選択肢には3つの条件がありました。開発の早さ、クラウドであること、弊社の業態を熟知し上場企業にも耐えうる人事労務の仕組みであること。この3つの条件に合致したのがfreeeでした。

freeeであれば社保手続きも内部で完結し、給与計算もできる。他のソフトでは給与計算機能がなかったり、社会保険手続きが不可能なものも多い。私たちにとっては実質freeeしか選択肢がない状態でした。

本来、freeeは経理部主導で導入に至るケースが多いのかもしれません。私たちは人事です。今回の経験を通して、freeeを人事主導で導入してもいいと考えられるようになりました。人事労務は社員に最も近い存在。全社の生産性向上のため後方支援する部署です。旗振り役である自分たちの部署が最も効率的な業務に取り組んでいれば、全社の効率性も改善されるはずです。

川﨑 freeeをシステムとして採用するにあたり、とにかく自社カスタマイズせずfreeeの汎用フォーマットに合わせるよう心がけました。

たとえば、freeeのシステムにあわせるため給与規定も変更しました。給与の端数を切捨処理するのか、切上処理するのか。本来は会社によって決めて良い、というのが労務の大原則です。弊社はfreee導入まで切上処理を採用していました。しかし、freeeのシステムでは一部を切捨処理する必要があった。そこで弊社は、思い切ってfreeeの基準へと統一することにしたのです。

その理由はカスタマイズによるコスト増が見逃せなかったから。カスタマイズすればするだけ、システムに委ねられないイレギュラー対応が増え、人事がミスを犯してしまうリスクも増加する。私たちの通常業務の品質向上と、工数削減を最優先に考えると、freeeの標準へと自分たちの仕組みを合わせることに大きなメリットを感じたのです。

どの企業もそうだと思いますが、バックオフィスのメンバーは総じて事務能力が高く、Excelを使いこなすメンバーが多いもの。しかし、そのわりに当時の弊社は残業も多かった。実は、バックオフィス業務の棚卸しを通して、川﨑の担当業務だけでなく、他の業務にも人的ミスがあることを突き止めています。マニュアル通りに運用されていないケース、Excelの計算式が壊れているケース、Excelの活用しすぎで属人化し担当者がいないと状況がわからないケース。創業から17年、さまざまな問題が山積していました。

各人が業務効率化のためにそれぞれの意思で改善を重ね続けた結果、全体で見れば効率がよくなっているわけではなかったんです。今回、立ち止まって考える機会をつくったことは弊社人事総務部にとって最大の転機でした。

小出 現在、弊社のバックオフィスは変革のまっただ中にあります。freee導入により様々な業務が変化しています。直近では年末調整業務。今までは紙でやっていましたので、それがWebで行えれば申請者もラクですし、大幅な工数の削減が見込めます。

あとは入退社に係る手続きの工数削減。これが最も大きなメリットだと感じます。
それまで個別で紙の書類を送付し情報収集していましたが、freee人事労務の導入後、入社前にfreee人事労務のアカウントを作ってWebから記入してもらうだけで済むようになり、健康保険証を以前よりも早く渡してあげられるようになりました。

入社の手続きが簡略化されたことで、入社日を統一しなくても済むようになったのもメリットのひとつ。現場は内定を出した社員が1日でも早くジョインしてほしい。バラバラと入ってくる状況にも対応でき、この要望に応える労務の仕組みが整ったのです。

「雑にアウトソースしてしまう」という長年の蓄積、遠回りもしてきた弊社の労務体制ですが、内製化したりシステム刷新に投資するほうがコストも安く、有効な場合がある。東証一部上場企業においてもfreee人事労務による労務の効率化は有効だと考えています。

小出 バックオフィスの基本的な考え方として、オペレーションを超効率的にしたうえで「モバファクらしい」事業や組織、人材をどう生み出していくかを考え、支援していきたいという思いがあります。

freeeにより空いた工数は、正社員がより良い働き方ができないか、試行錯誤する業務に充てています。働きながら個人の市場価値を高めてもらい、会社側としてはしっかり報酬も支払う。何より社員に「モバファクにいると成長するし、ワクワクする」と思ってもらえる会社を目指していきます。

人事にとって本質的な業務とは、社員一人ひとりの良さを引き出せる施策や環境づくり、個人の価値が適正に評価されるような制度づくりに注力することです。考えるべきことは多岐にわたりますので、いかに人事労務のルーティンワークを減らしていくか、知恵を絞り改善していきたいです。

川﨑 freee導入時に人事総務部が手がけた、作業の定量化や業務の洗い出し手法は社内で横展開し、他部署の生産性アップにも時間を割いていきたいです。

人事や総務はどうしても諸手続きや日々の処理作業に追われがち。人事労務での実作業は「やって当たり前」のものでなかなか業務改善に意識が回りません。まずは業務効率化の旗振り役の私たちが、社内で一番効率的に業務を処理し、新しい施策を打ったり制度を導入するなど、社員のパフォーマンスを上げられる仕組みを作っていきたいと思います。

社員に寄り添う立ち場だからこそ、社員とのコミュニケーションの時間をより増やせるよう、今後もfreeeを使った業務効率化を進めていきたいです。