福岡県にある税理士法人近未来は、20年超にわたる税務経営サポート歴を強みとしています。長年の実績を支える秘訣を、代表社員の濱口さんは「常により良い会計・税務業務のあり方を追求しているから」と語ります。
業務のさらなる効率化を目指した同所は、10年以上使い続けていたソフトから クラウド会計ソフト freee会計 / freee申告 に乗り換えました。使い慣れたインストール型会計ソフトからクラウド会計ソフトへスムーズに乗り換えることに抵抗はなかったのでしょうか。freee会計 / 申告を実際に使ってみてどのような変化があったのでしょうか。濱口さんと運用の旗振り役となったIT推進部の瀬戸口さんに、freeeの選定経緯と導入効果、顧問先へのfreee提案のコツについて伺いました。

濱口 当所には、この業界としては珍しいくらいに新しいものを積極的に取り入れる文化があります。会計業界の電子化・クラウド化にもいち早く対応してきましたし、ペーパーレス化は5年ほど前からすでに実施していました。

瀬戸口 探究心旺盛な所長の影響も大きいですよね。所長は時代の流れを常日頃考えているだけでなく、良い流れに対して適切に変化し続けている印象を受けます。

濱口 クラウド会計の導入を考えたきっかけも、確か所長の一声だったかと。クラウド会計が話題になり始めた頃から、具体的に導入を検討していたようです。それからある日、瀬戸口さんに「時代はクラウドだ！やるぞ！」って話がきたんだよね？

瀬戸口 「はい！」って即答だったと思います（笑）。現場では「クラウド会計って大丈夫？」といったムードもなかった訳ではありません。ただ、これからの時代を私なりに考えると「無駄な業務は省く」「同じ業務をするならより効率的な方法に変える」ことは必要だろうとは感じていました。

濱口 10年以上もの間、他社の給与ソフトと申告ソフトを使っていました。給与ソフトをお客さんのPCにインストールしたり、細かな操作を職員同士で教えあったりするのが正直大変でした。今と比べると、ずいぶん無駄な作業が多かったですね。

瀬戸口 現場では「転記対象の帳票が多すぎる」「顧問先からエクセルで提出される帳票にある誤記を手入力で修正するのが大変」などの意見がよく出ていました。転記と転記内容の確認にかける工数が多すぎるんですよね。工数が多いと職員の集中力が低下しやすくなって転記ミスが増えますし……。

濱口 そこで、会計・申告業務をクラウド化しようと舵を切ったのです。最初はどのソフトが良いのか判断に迷ったので、freeeを含む3社を並行利用していました。

瀬戸口 結局、freeeに落ち着きましたね。当時は、会計から申告まで一気通貫でクラウド内で完結できる会計ソフトが他になかったんです。freeeの担当者がいろいろと支援してくださったのも、導入の後押しになりました。それから3年ほど経って、給与年調プランも活用するためにfreee人事労務を導入しました。

濱口 freee申告の導入初年度は、いろいろな設定をするのに大変だったように見えたけど、実際どうだった？

瀬戸口 固定資産の設定など、所得税に関する情報を新規入力する手間は確かにありましたね。これはfreeeに限らず、どのソフトに移行しても避けられない作業だと思いますが。ただ、初年度にきちんと入力しておけば、以降は転記不要になるので、翌年度からは効率化などの効果がわかりやすく現れると見込んでいます。

瀬戸口 会計も申告もfreeeに一本化してから、ファイルのエクスポートとインポートをする必要がなくなりました。業務量が少なくなっただけでなく、実際に入力する職員の精神的ストレスも減ったのではないでしょうか。

実は以前、データ連携設定ひとつ間違えただけで個人の基礎情報まで消えてしまったことがあったんです。これまでの作業時間が無駄になった以上に、担当した職員が相当滅入っていて「これは良くないな……」と思いました。

濱口 「インストール型ソフトの頃と比べて、申告書作成にかかる時間が半減した」と言う職員もいましたね。繁忙期の深夜残業や土曜出勤は業界的に当たり前だと思っていましたが、freee申告導入初年度にはそういった時間外労働がほとんどなかったです。さまざまな業務を自動化して確定申告を前倒しで進められるようになったからでしょう。

瀬戸口 初めて会計事務所に入る職員も、画面の指示に従って入力を進めれば簡単に帳票を作成できるのがいいですね。この数値はどの帳票からきているのかを確認するには、別表間での数値の連動をツリー形式で表示する「項目マップ」を見れば分かりますし。

濱口 事務所全体としては、確定申告期間が終わる直前の駆け込み需要に備える余裕が生まれた点も良い変化でした。

瀬戸口 法人、個人ともに、freeeユーザーはここ数年で倍々ペースで増えていると感じます。

濱口 ですから、freeeを使える職員をさらに増やす必要がありますね。実際、freee使用歴が浅い職員をfreeeユーザーの顧問先の担当に割り当てて、早くfreeeに慣れてもらえるようにしています。

瀬戸口 お客さんにfreeeを導入していただくために、私はまず「経理に関する困りごとを改善するために、バックオフィスをfreeeで一本化しませんか」と提案しています。お客さんの状況を詳しく聴き、伺った内容を踏まえて、相手にとってfreeeがどんなメリットをもたらすのかを具体的に伝えるよう心がけています。

このとき重要なポイントは、freeeで実現可能な要件とそうでない要件を明確に伝え、後者には代替手段を提案することです。もしできていないと、お互いの期待値にズレが生じて、後々運用がうまく行かないリスクがあると思っています。

濱口 手書きで帳簿を記録していたお客さんが、私どもの提案を聞いてくださったうえでクラウドを導入したこともありましたね。最近だと全然珍しくないケースになりましたが。

瀬戸口 バックオフィス業務をfreeeに一本化すると、現場ではこれまでの業務にかけていた無駄な時間が明らかに減ります。加えて、経営者には「経営をより良くするために、具体的にどのように方針を立てていくか」を考える余裕が生まれます。

濱口 先々を考えると、決算の申告書をつくるだけの税理士は徐々にAIに淘汰されてしまうのではないかと危惧しています。私どもはfreeeを一気通貫して導入して事務所全体を効率化したうえで、これからも経営者にとって一番の相談役として「どう経営をしていくのか」を一緒に考える事務所であり続けたいです。

税理士法人近未来
福岡市東区香椎駅前1丁目20-28 木下ビル302
092-661-8035

2016年1月設立。従業員数18名。企業の成長・安定・永続を支えるべく、早期からクラウド会計導入をはじめとする経理業務の合理化を推進している。地元福岡のみならず、LINEやSkypeでの遠隔地のお客様にも対応可能。「中小企業経営者にとっての身近な相談窓口」として、さまざまな経営フェーズの悩みや課題を解決する。