東京都でパン教室「手作りパンひまわり」を約16年運営する、かじもと ひろこさん。2025年7月からは社会教育団体「ito:ma（いとま）」のパン講師として、大田区と品川区の文化センターでパン、造形、料理などの講座を仲間と開いています。

自宅教室では1回1〜4人だった参加者が、文化センターでは10人規模に増えました。講師や講座も増え、メールと手書きの予約管理では対応できなくなったことから、当時のtol（2025年2月に「freee予約」へ名称変更）を導入しました。

現在は二つの予約ページを使い分け、ito:maでは複数講師の講座を一つの窓口に集約しています。選定理由、毎月の講座登録、優先クラスの受付、予約履歴やリマインドの活用について伺いました。

参加者が10人規模になり手作業の管理が限界に

参加者が10人規模に増えたことで、手作業での予約管理ではどのような壁にぶつかりましたか？

かじもとさん（以下、かじもと）：自宅で少人数のレッスンをしていた頃は、参加者が1人から4人ほどでした。メールでやり取りし、手帳に書いたり覚えていたりするだけでも、「明日は誰が来るか」を把握できていました。

文化センターでは1回に10人ほど、講座によっては10人を超えることもあります。申込みが複数の場所から届くようになると、誰がどの回に参加するのか、定員に達していないかを手作業で確認するのが難しくなりました。会場費もかかるため、申込状況を正確に把握する必要がありました。

ito:maの立ち上げにより、予約管理の条件は具体的にどう複雑化したのでしょうか？

かじもと：ito:maにはパン、造形、料理など複数の講座があり、講師も一人ではありません。一般クラスに加えて、障害のある方が安心して参加できる少人数の優先クラスもあります。講座ごとに開催日、会場、定員、受付開始日が異なるため、メールだけで管理するのは現実的ではなくなりました。

複数サービスを比較してfreee予約を選択

複数のシステムを比較された中で、最終的にfreee予約を選んだ最大の決め手は何でしたか？

かじもと：同じように地域で活動する方やヨガの先生に相談して、予約サービスがあることを知りました。いくつか試し、講座を案内して予約を受け付け、参加前にリマインドを送るまでの流れを比べました。自分たちの活動に一番合っていたのが、当時のtol、現在のfreee予約でした。

ito:maを一緒に立ち上げた造形講師も、すでに同じサービスを使っていました。別々の方法を持ち込まず、同じ画面と手順で講座を登録できることは、少人数で運営する私たちにとって大きな決め手でした。

システムの導入や初期設定において、機器の準備や操作面でのハードルは感じませんでしたか？

かじもと：無料から始められたので、活動の規模に合わせて無理なく導入できました。講座ページの作成や日程、定員の設定は、普段使っているスマートフォンを中心に行っています。特別な機器を用意せずに始められたことも助かりました。

二つの予約ページと複数講師の講座を整理

ご自身の教室とito:maの二つの活動は、それぞれどのようにページを整理して運用されていますか？

かじもと：自宅の「手作りパンひまわり」と、文化センターで活動する「ito:ma」で予約ページを分けています。ito:maのページには、私のパン講座だけでなく、造形や料理など、ほかの講師の講座もまとめています。参加者は一つのページから、開催日や内容を見て申し込めます。

運営側は活動ごとの予約を整理でき、参加者にもどこで何に参加するのかを分かりやすく案内できるようになりました。

障害のある方向けの「優先クラス」と「一般クラス」は、システム上でどのように両立させていますか？

かじもと：優先クラスでは、まず障害のある方の予約を受け付け、空きがあれば一般の参加者にも開放しています。必要な枠を確保しつつ、クラスを完全に分けないためです。freee予約の講座ごとに公開状態を切り替え、受付を始める時刻をずらして運用しています。

定員を途中で変更できるので、参加状況や当日の支援体制に合わせて受け入れ人数を調整できます。予約者一覧を見れば、どの回に誰が参加するかをすぐに確認できます。

講座の複製と予約履歴で毎月の運営を効率化

毎月内容が変わる講座の登録作業は、どのような機能を使って効率化されていますか？

かじもと：レッスン内容は毎月変わりますが、会場や時間など共通する項目も多くあります。過去の講座ページを複製して、内容や日付を変更して登録できるので、毎回ゼロから作る必要がありません。人数設定や途中の定員変更も簡単で、カレンダーと予約者一覧も見やすいです。

参加者の予約履歴の蓄積や、事前の自動リマインド機能は、日々の運営にどう生きていますか？

かじもと：過去の予約履歴を残せるので、参加回数やキャンセルの履歴を確認できます。「この方は甘いパンの回によく来ているから、甘いパンが好きなんだな」といった好みも見えてきます。開催実績を積み重ねるから分かることがあります。

参加日を忘れてしまう方もいるため、自動で送られるリマインドメールも役立っています。参加者一人ひとりに同じ案内を手作業で送らなくても、開催前に予定を確認してもらえます。

予約管理の心配が減り講座準備に集中

予約管理の心配が減ったことで、ご自身の活動や気持ちにどのような変化が生まれましたか？

かじもと：以前は申込みの連絡が来るたびに、定員を超えていないか、ほかの申込みと重なっていないかを自分で確認していました。今は予約が講座ごとにまとまり、カレンダーと予約者一覧で確認できます。freee予約は自分たちの活動に合っていて、自分の悩みがひとつ消えました。

予約管理の心配が減ったことで、講座内容の準備や、当日の参加者への対応に時間を使いやすくなりました。複数講師の講座が増えても、申込窓口と管理方法をそろえているため、運営を複雑にせずに済んでいます。

今後の期待

活動をさらに広げていく上で、freee予約での管理体制はito:maにとってどのような基盤になっていますか？

かじもと：ito:maでは今後も、障害のある方が参加できる講座を増やしていきたいです。講師や講座が増えても、予約の窓口と確認方法がまとまっていれば、少人数のチームでも運営を続けやすくなります。参加者が安心して申し込めて、私たちが講座に集中できる状態を保ちたいと思っています。

freee予約によって、1回10人規模の講座、複数講師の予定、毎月変わる内容を一つの流れで管理できるようになりました。予約を受け付ける作業を整えたことが、ito:maの活動を無理なく続けるための基盤になっています。