年末調整代行とは？
仕組みや費用相場、注意点を解説

問い合わせ対応を含めた工数削減が可能か

年末調整の時期には、従業員からの問い合わせが人事・労務担当者に多数寄せられ、業務時間を圧迫しがちです。そのため、年末調整代行サービスを選定する際には「従業員からの問い合わせ対応をどこまで委託できるか」「実質的な工数削減が図れるか」が非常に重要なポイントとなります。

サービスを選ぶ際には、事業者がどのような体制で問い合わせ対応を行っているかを確認しましょう。たとえば、専門スタッフの有無やFAQ、チャットボットの整備状況、対応時間、回答の正確性を担保する体制などを事前にチェックすることで、より安心して委託できるパートナーを見極められます。

年末調整の関連業務を代行できるか

年末調整代行サービスが対応できる業務範囲は、サービス提供事業者やプラン内容によって大きく異なります。単に税額の計算や申告書の確認といった中核的な業務にとどまらず、関連する付随業務まで委託できるかどうかは、選定時に押さえておくべき重要なポイントです。

委託時に確認すべき業務範囲の例

• 申告書の作成・従業員への配布と回収
• 未提出者へのリマインドの対応可否
• 保険料控除証明書などの添付書類の回収・原本確認
• 関係書類のファイリングや保存業務

企業ごとにアウトソーシングしたい範囲や課題は異なるため、事前に委託範囲を明らかにすることでトラブルを回避できます。
また、代行を依頼する際はサービスがどれだけ柔軟にカスタマイズできるかも選定の大きな判断材料となります。具体的な業務フローや対応可能な業務範囲を詳細に確認し、自社のニーズに合ったサービスを選びましょう。

毎年の法改正に対応できるか

年末調整業務は、所得税法をはじめとする関連法規の改正によって、手続きや計算方法が毎年のように変更される可能性があります。法改正への的確かつ迅速な対応力は、年末調整を正確に遂行するうえで欠かせない要素で、代行サービスを選ぶ際にも非常に重要なチェックポイントとなります。

また、過去に行われた法改正への対応実績や事例を確認することもサービス選定の参考になります。たとえば、マイナンバー制度の導入時の機能実装スピードなど、事業者の対応力を見極めることで、法改正後もスムーズかつ正確な年末調整の運用が可能になります。

進捗状況の共有は十分か

年末調整業務を外部に委託した場合でも、企業側で進捗管理や業務内容の把握が適切に行える体制が整っていることが大切です。単に完了報告を受け取るだけでなく、「どのような処理がどの段階まで進んでいるのか」をリアルタイムで確認できる仕組みが求められます。

また、作業の有無だけでなく、処理されたデータの内容や計算の根拠を企業側が理解する仕組みも欠かせません。たとえば、従業員ごとの控除額の内訳や最終的な税額の算出プロセスが明確なレポートやデータ形式で提示されれば、社内ノウハウとして蓄積し、自社内で対応する場合にもスムーズな年末調整の運用が可能になります。

こうした情報が共有されることで、企業は記録の保管や税務調査への対応も適切に行えます。代行サービスが進捗共有や透明性の高いレポーティング体制を備えているかどうかは、選定時に必ず確認しておくべき重要なポイントです。

セキュリティ体制は万全か

年末調整業務では、従業員の氏名や住所、生年月日、マイナンバー、給与情報、扶養家族の構成、保険加入状況など、個人情報を大量に扱うことになります。そのため、代行サービスを選定するうえで、情報セキュリティの体制が万全かどうかの確認は不可欠です。

情報漏洩が発生した場合、企業は法的責任を問われる可能性があります。また、金銭的損害や社会的信用の失墜といった深刻なリスクにも直面します。こうした事態を避けるためには、委託先のセキュリティレベルを事前に具体的に確認しましょう。

確認すべきセキュリティ体制の例

• プライバシーマーク
• ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）認証
• 「TRUSTe」の認証取得

セキュリティ対策は、コストや業務効率とのバランスで軽視されがちな側面もありますが、年末調整業務においては決して妥協してはならない最も基本的な要件です。企業のリスク管理の観点からも、徹底した確認が求められます。

従業員対応のコミュニケーション工数を抑えられる

年末調整の時期に、人事・労務担当者にとって大きな負担となるのが、従業員からの問い合わせ対応です。そのため、担当者のコミュニケーション工数を効果的に削減できるサービスを選ぶことが業務効率化につながるでしょう。

たとえば、直感的で使いやすい申告システムの提供や入力項目ごとのガイダンス表示、充実したFAQによる自己解決支援などの仕組みが挙げられます。そのほか、チャットボットや電話サポートなど、従業員が自身で疑問を解消できる複数のサポート体制が用意されていれば、コミュニケーションで発生する工数を削減できます。

サービスを選定する際は、情報提供の充実度や、問い合わせを未然に防ぐ仕組みの有無、サポートチャネルの整備状況などをしっかり確認しましょう。

給与・従業員情報の連携をスムーズに行える

年末調整業務は、給与情報や扶養情報などの人事データと密接に関連しています。手作業によるデータの再入力やシステム間のデータ移行を行うと、作業負荷の増大やヒューマンエラーの原因となり得ます。

そのため、既存の人事システム（HRIS）や給与計算システムとスムーズにデータ連携できるかが、業務の効率と正確性を左右します。

従業員データを既存システムから自動で取り込み、年末調整の結果を再び自動で反映できる、シームレスな連携が可能なサービスを選べば、データの整合性・信頼性が保たれ、翌年の住民税や給与処理にもスムーズに対応可能になるでしょう。

サービスを選ぶ際は、自社システムとの連携実績や、API連携・ファイル連携といった技術的対応手段、設定のしやすさなどもチェックし、導入後の運用負荷も含めて検討することが重要です。

充実した機能で使いやすい

年末調整代行サービスを選ぶ際には、提供される機能の充実度や使いやすい設計かどうかが、業務効率と満足度に直結します。

機能面では、申告書の作成・回収や控除の自動計算、帳票の出力といった基本機能に加え、法改正への迅速な対応、多様な控除項目への対応といった拡張性も確認しましょう。

また、直感的で分かりやすいインターフェースを備えているか、スマートフォンやPCから簡単に申告できるかといった点も重要です。エラーチェックや入力サポート機能が備わっていれば、申告ミスの防止にもつながります。

郵送や作業の無駄を削減できる

従来の年末調整では、申告書の配布・回収や証明書の提出など、多くの場面で紙の書類が使われており、郵送や手作業による煩雑な対応が必要でした。こうした作業は、時間やコストがかかるだけでなく、書類の紛失・記入漏れといったリスクも伴います。

近年では、申告書のオンライン提出や証明書類の電子データアップロードに対応するクラウド型サービスも増えており、ペーパーレスによる効率化が進んでいます。これは業務効率の向上に加え、郵送費・印刷費などのコスト削減にもつながる大きなメリットです。

サービスを選定する際は、どの程度までペーパーレス化に対応しているか、電子データのセキュリティが確保されているかといった点を確認しましょう。自社のDX推進方針との整合性を図りながら、最適なサービスを選ぶことが重要です。

法改正への対応力が高い

年末調整業務では、毎年のように行われる税制や制度の法改正に対する的確な対応が求められます。正確な税務処理の実現に直結する重要な要素のため、年末調整代行サービスを選定する際には「法改正への対応力」を重視しましょう。

とくに2025年には、所得税の基礎控除の見直しが予定されており、それに伴う様式の見直しや申告プロセスのアップデートへの対応が不可欠です。こうした改正に柔軟かつ迅速に対応できるサービスでなければ、業務に支障が生じたり、従業員の混乱を招いたりするリスクがあります。

サービスを選定する際には、過去の大きな制度変更の対応実績や専門チームの有無、税理士・社労士など外部専門家との連携体制があるかを確認しましょう。

法改正への対応力は、年末調整業務を安心してアウトソースするための土台であり、長期的に安心して業務を委託できるパートナーを選ぶための鍵となります。